Aufgaben einer Hausverwaltung: Arten der Verwaltung und Kosten

Definition: Was ist eine Hausverwaltung? 

Eine Hausverwaltung ist ein Unternehmen, das sich um die kaufmännische, technische und operative Betreuung von Immobilien kümmert. Die Verwaltung kann entweder durch eine Einzelperson (Verwalter:in) oder durch ein Team durchgeführt werden. Die betreuten Immobilien umfassen Wohnhäuser, Wohnanlagen, Eigentumswohnungen sowie Gewerbeobjekte. 

Es gibt verschiedene Arten von Hausverwaltung, wie zum Beispiel WEG-Verwaltung, Mietverwaltung oder Gewerbeimmobilienverwaltung. Als Eigentümer sollten Sie sich mit den unterschiedlichen Arten der Hausverwaltung vertraut machen. Hier eine kurze Zusammenfassung: 

• Die WEG-Verwaltung ist für die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums einer Wohnanlage oder eines Wohnhauses zuständig. 
• Bei der Mietverwaltung übernimmt der Verwalter die Verwaltung von vermieteten Häusern im Auftrag des Eigentümers. 
• Die Sondereigentumsverwaltung kümmert sich um die Verwaltung von vermieteten Eigentumswohnungen. 
• Die Verwaltung von Gewerbeimmobilien bezieht sich auf die Verwaltung von Gebäuden, die hauptsächlich für gewerbliche Zwecke genutzt werden.

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum zu verstehen. Gemeinschaftseigentum umfasst alle Teile des Gebäudes, die allen Eigentümern gemeinsam gehören, wie das Treppenhaus, der Fahrstuhl, das Dach oder der gemeinschaftliche Garten. Die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums obliegt dem WEG-Verwalter. Im Gegensatz dazu bezieht sich Sondereigentum auf eine abgeschlossene Einheit mit Wohnzweck, wie eine Wohnung. Sondereigentum wird vom Eigentümer selbst verwaltet oder er kann die Verwaltung als Dienstleistung an Dritte übergeben.

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Welche Aufgaben hat eine Hausverwaltung?

Das Aufgabenspektrum einer Hausverwaltung ist äußerst umfangreich und kann grob in drei Kategorien eingeteilt werden:

• Kaufmännische Verwaltung: Zunächst fallen hier administrative Tätigkeiten an, wie beispielsweise die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen, die Verwaltung von Mietverträgen oder die Organisation von Eigentümerversammlungen.
• Technische Verwaltung: Die technische Betreuung der Immobilie ist ebenfalls ein wichtiger Aspekt. Hierzu zählen etwa die Überwachung und Beauftragung von Handwerkern sowie die Instandhaltung und Pflege des Gebäudes selbst.
• Rechtliche Aufgaben: spielt auch die finanzielle Verwaltung eine Rolle, beispielsweise die Überwachung von Mieteinnahmen und die Abwicklung von Zahlungen. Eine seriöse und zuverlässige Hausverwaltung sorgt dafür, dass alle anfallenden Aufgaben professionell und effektiv erledigt werden.

Im Folgenden erklären wir die drei Aufgabenbereiche im Detail: 

Kaufmännischen Verwaltung 

Die Tätigkeiten einer Hausverwaltung lassen sich in drei Kategorien unterteilen, von denen die erste die kaufmännischen Aufgaben umfasst. In dieser Rolle ist der Hausverwalter für die wirtschaftliche Betreuung des Wohngebäudes oder der Wohnanlage im Auftrag der Eigentümer verantwortlich und kümmert sich um folgende Themen:

• Einziehung der Hausgelder von den Wohnungseigentümern
• Laufende Buchführung sowie Prüfung und Bezahlung von Rechnungen von Dienstleistern
• Erstellung der Jahresabrechnung und Aufstellung der Wirtschaftsplanung
• Ggf. Einzug und Verwaltung des Mietzinses von den Mietern (bei Mietverwaltung).
  

Was bei Ralph alles zum Preis dazugehört: 

• Sicherstellung einer zeitnahen, vollständigen und ordnungsgemäßen Buchhaltung
• Konsequentes und regelmäßiges Mahnwesen für Hausgeldzahlungen
• Zahlungserinnerung eines Wohnungseigentümers zur Erfüllung seiner Pflichten        
• Erstellung der Bescheinigung § 35 a EStG Haushaltsnahe Dienstleistungen
• Inkasso von Hausgeldforderungen, Sonderumlagen und Abrechnungsergebnissen
• Durchführung des gesamten Zahlungsverkehrs
• Jährliche Liquiditätsplanung für die Gesamtgemeinschaft
• Gesonderte Abrechnung von wirtschaftlichen Untergemeinschaften
• Erstellen von Betriebskostenabrechnungen von vermietetem Gemeinschaftseigentum
• Überprüfen von Jahresrechnungen vom Vorverwalter zur Verwaltungsübernahme (auf Wunsch)
• Erhebung und Abrechnung von Sonderumlagen 
• Bearbeitung von umsatzsteueroptierten Objekten
• Erstellung von gesonderten Abrechnungen für Dritte (Steuerberater)
  

Technische Verwaltung: 

Neben den kaufmännischen Aufgaben übernimmt eine Hausverwaltung auch die technische Betreuung des Wohngebäudes bzw. der Wohnanlage. Dabei zählen folgende Themen zu den Aufgaben des Hausverwalters:

• Beurteilung des Bauzustandes vor Renovierungsarbeiten
• Planung und Koordination von Baumaßnahmen
• Kontrolle und Überwachung des Baufortschritts
• Wartung und Reparatur von technischen Einrichtungen wie Fahrstühlen oder elektrischen Toren
• Regelmäßige Prüfung der technischen Anlagen.

Was bei Ralph alles zum Preis dazugehört: 

• Aufstellen eines langfristigen Instandhaltungsplanes
• Einholen von Angeboten
• Regelmäßige Objektbegehung mit technischen Expert:innen
• Notdienstbereitschaft (durch für das Objekt zuständige Fachunternehmen, Bekanntgabe über Hausaushang). Jede/r Objektbetreuer/in ist im Notfall erreichbar.
• Überwachung / Abrechnung von Instandhaltungsarbeiten im Rahmen der freigegeben Auftragssumme 
• Begleitung von baulichen Maßnahmen (zzgl. Verwaltungspauschale, je nach Ausmaß der Arbeiten)
• Bearbeitung von Versicherungsschäden (Meldung an die Versicherung, Begehung mit Sachverständigen, Beauftragung, Kontrolle, Abnahme von Handwerkerleistungen, Abrechnung mit der Versicherung)
  

Rechtliche Aufgaben

Für eine ordnungsgemäße Verwaltung eines Wohngebäudes benötigt ein Hausverwalter gute juristische Kenntnisse. Besonders bei der Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft sind zahlreiche rechtliche Fallstricke zu berücksichtigen. Kenntnisse des WEG-Gesetzes sind dabei von großer Bedeutung. Zu den rechtlichen Aufgaben eines Hausverwalters zählen unter anderem die Vertretung der Eigentümergemeinschaft gegenüber Dritten, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sowie die Verhandlung, der Abschluss und die Prüfung von Verträgen.

Nicht alle Aufgaben werden vom Hausverwalter persönlich ausgeführt, sondern er organisiert und koordiniert die verschiedenen Tätigkeiten, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß erledigt wird. Außerdem besteht die Möglichkeit, durch Beschluss notwendige Aufgaben an externe Experten wie Architekten oder Wartungsfirmen zu übertragen.

Was ist eine WEG-Verwaltung?

Eine WEG-Verwaltung ist verantwortlich für die Verwaltung von sogenannten Wohn-Eigentümer-Gemeinschaften, bei denen mehrere Eigentümer gemeinschaftlich eine Wohnimmobilie besitzen, wie es im deutschen Wohneigentumsrecht definiert ist. Die WEG-Verwaltung kümmert sich um die technische, wirtschaftliche und kaufmännische Betreuung der WEG sowie die Erstellung und Durchsetzung einer Hausordnung, wobei das WEG-Gesetz die Grundlage für die ordnungsgemäße Verwaltung bildet. Die Verwalter:in einer WEG wird durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung bestellt und übernimmt Aufgaben wie die Überwachung und Einziehung von Hausgeld-Zahlungen sowie die Erstellung eines Wirtschaftsplans und einer Jahresabrechnung. Die WEG-Verwaltung ist auch für die Bedarfsermittlung, Beauftragung und Beaufsichtigung von Reparatur- und Sanierungsmaßnahmen verantwortlich. Die Verwaltung kann eine zusätzliche Leistung eines Hausmeisterservices anbieten, aber dies ist keine Pflichtaufgabe. 

Zu den Hauptaufgaben einer WEG-Verwaltung gehören folgende Dienstleistungen: 

Abrechnung und Wirtschaftsplan 

Zu den Aufgaben eines Hausverwalters gehört nicht nur die Überwachung von eingehenden Zahlungen der Eigentümer, sondern auch die Prüfung, Bezahlung und korrekte Buchung von Ausgaben. Sämtliche Auszahlungen müssen unveränderlich gespeichert und durch eine detaillierte Rechnung belegt werden. Zur Übersicht von Ein- und Auszahlungen reicht in der Regel eine klassische Einnahmen-Überschussrechnung aus.

Vor Beginn jedes Jahres erstellt der Hausverwalter einen Wirtschaftsplan, der die erwarteten Zahlungen des kommenden Jahres prognostiziert und die voraussichtlichen Hausgeldzahlungen bemisst. Hierbei wird auf Grundlage von Verträgen und Erfahrungen aus Vorjahren die benötigten Gelder berechnet und entsprechend der Teilungserklärung und des vereinbarten Umlagespiegels auf die einzelnen Eigentümer umgelegt.

Nach Abschluss des Wirtschaftsjahres erfolgt die Endabrechnung auf Basis tatsächlicher Rechnungen und Auszahlungen. Differenzen zwischen Wirtschaftsplan und Abrechnung werden im Rahmen einer entsprechenden Nachzahlung ausgeglichen. Sollte mehr Geld eingezahlt worden sein als im Wirtschaftsplan veranschlagt, kann das Geld der Rücklage zugeführt oder an die Eigentümer ausgezahlt werden.

Instandhaltung und Sanierung

Ein weiterer wichtiger Bereich der WEG-Verwaltung ist die technische Betreuung der Immobilie. Hierbei ist es jedoch wichtig zu beachten, dass eine Hausverwaltung nicht automatisch auch einen Hausmeister-Service beinhaltet. Einige Verwaltungen bieten diesen zusätzlichen Service zwar an, jedoch wird er in der Regel separat abgerechnet.

Die eigentliche Aufgabe einer Hausverwaltung besteht darin, den Bedarf an Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahmen zu ermitteln, diese in Auftrag zu geben und zu überwachen. Hierfür muss die Verwaltung regelmäßig den Zustand der Immobilie überprüfen und insbesondere auch auf versteckte Schäden oder zukünftige Probleme achten. Sollte ein Problem auftreten, ist es Aufgabe der Verwaltung, einen geeigneten Handwerker zu finden und mit der Reparatur zu beauftragen. Bei größeren Sanierungsmaßnahmen erfolgt eine Ausschreibung des Projekts, um das beste Angebot mit dem optimalen Preis-Leistungsverhältnis zu ermitteln. Es ist jedoch zu beachten, dass Reparaturen, die schnell erfolgen müssen, von Sanierungs-, Modernisierungs- oder Renovierungsmaßnahmen zu unterscheiden sind, die eine längere Vorbereitung benötigen.

Eine vorausschauende Verwaltung erstellt außerdem einen langfristigen Sanierungsplan, in dem Maßnahmen aufgeführt sind, die regelmäßig durchgeführt werden müssen. Diese Planungen bilden auch die Grundlage für die Kalkulation der Rücklagen der WEG.

Eigentümerversammlung 

Die jährliche Eigentümerversammlung ist ein wichtiger Bestandteil der WEG-Verwaltung und muss einmal im Jahr stattfinden. Hierbei sind alle Eigentümer:innen der Gemeinschaft vertreten und bestellen durch einen entsprechenden Beschluss auch die Verwaltung. Sollte bereits eine Verwalter:in bestellt sein, kümmert sich diese auch in den folgenden Jahren um die fristgerechte Einberufung der Eigentümerversammlung.

Während der Versammlung obliegt es der WEG-Verwalter:in das Protokoll zu führen, die Leitung und den ordnungsgemäßen Ablauf zu gewährleisten. Allerdings hat die Verwaltung bei Abstimmungen kein Stimmrecht, sondern ist ausschließlich für die Erfassung der Beschlüsse und Stimmverhältnisse zuständig. Jede größere Sanierungs-, Modernisierungs- oder Renovierungsmaßnahme am Gebäude muss bei der jährlichen Versammlung vorgestellt und von der Mehrheit der Eigentümer:innen beschlossen werden. Sobald ein Beschluss gefasst wurde, muss die Verwaltung diesen auch umsetzen.

Was ist eine WEG-Verwaltung?

Eine WEG-Verwaltung ist verantwortlich für die Verwaltung von sogenannten Wohn-Eigentümer-Gemeinschaften, bei denen mehrere Eigentümer gemeinschaftlich eine Wohnimmobilie besitzen, wie es im deutschen Wohneigentumsrecht definiert ist. Die WEG-Verwaltung kümmert sich um die technische, wirtschaftliche und kaufmännische Betreuung der WEG sowie die Erstellung und Durchsetzung einer Hausordnung, wobei das WEG-Gesetz die Grundlage für die ordnungsgemäße Verwaltung bildet. Die Verwalter:in einer WEG wird durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung bestellt und übernimmt Aufgaben wie die Überwachung und Einziehung von Hausgeld-Zahlungen sowie die Erstellung eines Wirtschaftsplans und einer Jahresabrechnung. Die WEG-Verwaltung ist auch für die Bedarfsermittlung, Beauftragung und Beaufsichtigung von Reparatur- und Sanierungsmaßnahmen verantwortlich. Die Verwaltung kann eine zusätzliche Leistung eines Hausmeisterservices anbieten, aber dies ist keine Pflichtaufgabe. 

Zu den Hauptaufgaben einer WEG-Verwaltung gehören folgende Dienstleistungen: 

Abrechnung und Wirtschaftsplan 

Zu den Aufgaben eines Hausverwalters gehört nicht nur die Überwachung von eingehenden Zahlungen der Eigentümer, sondern auch die Prüfung, Bezahlung und korrekte Buchung von Ausgaben. Sämtliche Auszahlungen müssen unveränderlich gespeichert und durch eine detaillierte Rechnung belegt werden. Zur Übersicht von Ein- und Auszahlungen reicht in der Regel eine klassische Einnahmen-Überschussrechnung aus.

Vor Beginn jedes Jahres erstellt der Hausverwalter einen Wirtschaftsplan, der die erwarteten Zahlungen des kommenden Jahres prognostiziert und die voraussichtlichen Hausgeldzahlungen bemisst. Hierbei wird auf Grundlage von Verträgen und Erfahrungen aus Vorjahren die benötigten Gelder berechnet und entsprechend der Teilungserklärung und des vereinbarten Umlagespiegels auf die einzelnen Eigentümer umgelegt.

Nach Abschluss des Wirtschaftsjahres erfolgt die Endabrechnung auf Basis tatsächlicher Rechnungen und Auszahlungen. Differenzen zwischen Wirtschaftsplan und Abrechnung werden im Rahmen einer entsprechenden Nachzahlung ausgeglichen. Sollte mehr Geld eingezahlt worden sein als im Wirtschaftsplan veranschlagt, kann das Geld der Rücklage zugeführt oder an die Eigentümer ausgezahlt werden.

Instandhaltung und Sanierung

Ein weiterer wichtiger Bereich der WEG-Verwaltung ist die technische Betreuung der Immobilie. Hierbei ist es jedoch wichtig zu beachten, dass eine Hausverwaltung nicht automatisch auch einen Hausmeister-Service beinhaltet. Einige Verwaltungen bieten diesen zusätzlichen Service zwar an, jedoch wird er in der Regel separat abgerechnet.

Die eigentliche Aufgabe einer Hausverwaltung besteht darin, den Bedarf an Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahmen zu ermitteln, diese in Auftrag zu geben und zu überwachen. Hierfür muss die Verwaltung regelmäßig den Zustand der Immobilie überprüfen und insbesondere auch auf versteckte Schäden oder zukünftige Probleme achten. Sollte ein Problem auftreten, ist es Aufgabe der Verwaltung, einen geeigneten Handwerker zu finden und mit der Reparatur zu beauftragen. Bei größeren Sanierungsmaßnahmen erfolgt eine Ausschreibung des Projekts, um das beste Angebot mit dem optimalen Preis-Leistungsverhältnis zu ermitteln. Es ist jedoch zu beachten, dass Reparaturen, die schnell erfolgen müssen, von Sanierungs-, Modernisierungs- oder Renovierungsmaßnahmen zu unterscheiden sind, die eine längere Vorbereitung benötigen.

Eine vorausschauende Verwaltung erstellt außerdem einen langfristigen Sanierungsplan, in dem Maßnahmen aufgeführt sind, die regelmäßig durchgeführt werden müssen. Diese Planungen bilden auch die Grundlage für die Kalkulation der Rücklagen der WEG.

Eigentümerversammlung 

Die jährliche Eigentümerversammlung ist ein wichtiger Bestandteil der WEG-Verwaltung und muss einmal im Jahr stattfinden. Hierbei sind alle Eigentümer:innen der Gemeinschaft vertreten und bestellen durch einen entsprechenden Beschluss auch die Verwaltung. Sollte bereits eine Verwalter:in bestellt sein, kümmert sich diese auch in den folgenden Jahren um die fristgerechte Einberufung der Eigentümerversammlung.

Während der Versammlung obliegt es der WEG-Verwalter:in das Protokoll zu führen, die Leitung und den ordnungsgemäßen Ablauf zu gewährleisten. Allerdings hat die Verwaltung bei Abstimmungen kein Stimmrecht, sondern ist ausschließlich für die Erfassung der Beschlüsse und Stimmverhältnisse zuständig. Jede größere Sanierungs-, Modernisierungs- oder Renovierungsmaßnahme am Gebäude muss bei der jährlichen Versammlung vorgestellt und von der Mehrheit der Eigentümer:innen beschlossen werden. Sobald ein Beschluss gefasst wurde, muss die Verwaltung diesen auch umsetzen.