Aufgaben einer Hausverwaltung: Arten der Verwaltung und Kosten

Definition: Was ist eine Hausverwaltung? 

Eine Hausverwaltung ist ein Unternehmen, das sich um die kaufmännische, technische und operative Betreuung von Immobilien kümmert. Die Verwaltung kann entweder durch eine Einzelperson (Verwalter:in) oder durch ein Team durchgeführt werden. Die betreuten Immobilien umfassen Wohnhäuser, Wohnanlagen, Eigentumswohnungen sowie Gewerbeobjekte. 

Es gibt verschiedene Arten von Hausverwaltung, wie zum Beispiel WEG-Verwaltung, Mietverwaltung oder Gewerbeimmobilienverwaltung. Als Eigentümer sollten Sie sich mit den unterschiedlichen Arten der Hausverwaltung vertraut machen. Hier eine kurze Zusammenfassung: 

• Die WEG-Verwaltung ist für die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums einer Wohnanlage oder eines Wohnhauses zuständig. 
• Bei der Mietverwaltung übernimmt der Verwalter die Verwaltung von vermieteten Häusern im Auftrag des Eigentümers. 
• Die Sondereigentumsverwaltung kümmert sich um die Verwaltung von vermieteten Eigentumswohnungen. 
• Die Verwaltung von Gewerbeimmobilien bezieht sich auf die Verwaltung von Gebäuden, die hauptsächlich für gewerbliche Zwecke genutzt werden.

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum zu verstehen. Gemeinschaftseigentum umfasst alle Teile des Gebäudes, die allen Eigentümern gemeinsam gehören, wie das Treppenhaus, der Fahrstuhl, das Dach oder der gemeinschaftliche Garten. Die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums obliegt dem WEG-Verwalter. Im Gegensatz dazu bezieht sich Sondereigentum auf eine abgeschlossene Einheit mit Wohnzweck, wie eine Wohnung. Sondereigentum wird vom Eigentümer selbst verwaltet oder er kann die Verwaltung als Dienstleistung an Dritte übergeben.

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Welche Aufgaben hat eine Hausverwaltung?

Das Aufgabenspektrum einer Hausverwaltung ist äußerst umfangreich und kann grob in drei Kategorien eingeteilt werden:

• Kaufmännische Verwaltung: Zunächst fallen hier administrative Tätigkeiten an, wie beispielsweise die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen, die Verwaltung von Mietverträgen oder die Organisation von Eigentümerversammlungen.
• Technische Verwaltung: Die technische Betreuung der Immobilie ist ebenfalls ein wichtiger Aspekt. Hierzu zählen etwa die Überwachung und Beauftragung von Handwerkern sowie die Instandhaltung und Pflege des Gebäudes selbst.
• Rechtliche Aufgaben: spielt auch die finanzielle Verwaltung eine Rolle, beispielsweise die Überwachung von Mieteinnahmen und die Abwicklung von Zahlungen. Eine seriöse und zuverlässige Hausverwaltung sorgt dafür, dass alle anfallenden Aufgaben professionell und effektiv erledigt werden.

Im Folgenden erklären wir die drei Aufgabenbereiche im Detail: 

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Kaufmännischen Verwaltung 

Die Tätigkeiten einer Hausverwaltung lassen sich in drei Kategorien unterteilen, von denen die erste die kaufmännischen Aufgaben umfasst. In dieser Rolle ist der Hausverwalter für die wirtschaftliche Betreuung des Wohngebäudes oder der Wohnanlage im Auftrag der Eigentümer verantwortlich und kümmert sich um folgende Themen:

• Einziehung der Hausgelder von den Wohnungseigentümern
• Laufende Buchführung sowie Prüfung und Bezahlung von Rechnungen von Dienstleistern
• Erstellung der Jahresabrechnung und Aufstellung der Wirtschaftsplanung
• Ggf. Einzug und Verwaltung des Mietzinses von den Mietern (bei Mietverwaltung).

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Was bei Ralph alles zum Preis dazugehört: 

• Sicherstellung einer zeitnahen, vollständigen und ordnungsgemäßen Buchhaltung
• Konsequentes und regelmäßiges Mahnwesen für Hausgeldzahlungen
• Zahlungserinnerung eines Wohnungseigentümers zur Erfüllung seiner Pflichten        
• Erstellung der Bescheinigung § 35 a EStG Haushaltsnahe Dienstleistungen
• Inkasso von Hausgeldforderungen, Sonderumlagen und Abrechnungsergebnissen
• Durchführung des gesamten Zahlungsverkehrs
• Jährliche Liquiditätsplanung für die Gesamtgemeinschaft
• Gesonderte Abrechnung von wirtschaftlichen Untergemeinschaften
• Erstellen von Betriebskostenabrechnungen von vermietetem Gemeinschaftseigentum
• Überprüfen von Jahresrechnungen vom Vorverwalter zur Verwaltungsübernahme (auf Wunsch)
• Erhebung und Abrechnung von Sonderumlagen 
• Bearbeitung von umsatzsteueroptierten Objekten
• Erstellung von gesonderten Abrechnungen für Dritte (Steuerberater)

Technische Verwaltung: 

Neben den kaufmännischen Aufgaben übernimmt eine Hausverwaltung auch die technische Betreuung des Wohngebäudes bzw. der Wohnanlage. Dabei zählen folgende Themen zu den Aufgaben des Hausverwalters:

• Beurteilung des Bauzustandes vor Renovierungsarbeiten
• Planung und Koordination von Baumaßnahmen
• Kontrolle und Überwachung des Baufortschritts
• Wartung und Reparatur von technischen Einrichtungen wie Fahrstühlen oder elektrischen Toren
• Regelmäßige Prüfung der technischen Anlagen.

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Was bei Ralph alles zum Preis dazugehört: 

• Aufstellen eines langfristigen Instandhaltungsplanes
• Einholen von Angeboten
• Regelmäßige Objektbegehung mit technischen Expert:innen
• Notdienstbereitschaft (durch für das Objekt zuständige Fachunternehmen, Bekanntgabe über Hausaushang). Jede/r Objektbetreuer/in ist im Notfall erreichbar.
• Überwachung / Abrechnung von Instandhaltungsarbeiten im Rahmen der freigegeben Auftragssumme 
• Begleitung von baulichen Maßnahmen (zzgl. Verwaltungspauschale, je nach Ausmaß der Arbeiten)
• Bearbeitung von Versicherungsschäden (Meldung an die Versicherung, Begehung mit Sachverständigen, Beauftragung, Kontrolle, Abnahme von Handwerkerleistungen, Abrechnung mit der Versicherung)

Rechtliche Aufgaben

Für eine ordnungsgemäße Verwaltung eines Wohngebäudes benötigt ein Hausverwalter gute juristische Kenntnisse. Besonders bei der Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft sind zahlreiche rechtliche Fallstricke zu berücksichtigen. Kenntnisse des WEG-Gesetzes sind dabei von großer Bedeutung. Zu den rechtlichen Aufgaben eines Hausverwalters zählen unter anderem die Vertretung der Eigentümergemeinschaft gegenüber Dritten, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sowie die Verhandlung, der Abschluss und die Prüfung von Verträgen.

Nicht alle Aufgaben werden vom Hausverwalter persönlich ausgeführt, sondern er organisiert und koordiniert die verschiedenen Tätigkeiten, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß erledigt wird. Außerdem besteht die Möglichkeit, durch Beschluss notwendige Aufgaben an externe Experten wie Architekten oder Wartungsfirmen zu übertragen.

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Was ist eine WEG-Verwaltung?

Eine WEG-Verwaltung ist verantwortlich für die Verwaltung von sogenannten Wohn-Eigentümer-Gemeinschaften, bei denen mehrere Eigentümer gemeinschaftlich eine Wohnimmobilie besitzen, wie es im deutschen Wohneigentumsrecht definiert ist. Die WEG-Verwaltung kümmert sich um die technische, wirtschaftliche und kaufmännische Betreuung der WEG sowie die Erstellung und Durchsetzung einer Hausordnung, wobei das WEG-Gesetz die Grundlage für die ordnungsgemäße Verwaltung bildet. Die Verwalter:in einer WEG wird durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung bestellt und übernimmt Aufgaben wie die Überwachung und Einziehung von Hausgeld-Zahlungen sowie die Erstellung eines Wirtschaftsplans und einer Jahresabrechnung. Die WEG-Verwaltung ist auch für die Bedarfsermittlung, Beauftragung und Beaufsichtigung von Reparatur- und Sanierungsmaßnahmen verantwortlich. Die Verwaltung kann eine zusätzliche Leistung eines Hausmeisterservices anbieten, aber dies ist keine Pflichtaufgabe. 

Zu den Hauptaufgaben einer WEG-Verwaltung gehören folgende Dienstleistungen: 

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Abrechnung und Wirtschaftsplan 

Zu den Aufgaben eines Hausverwalters gehört nicht nur die Überwachung von eingehenden Zahlungen der Eigentümer, sondern auch die Prüfung, Bezahlung und korrekte Buchung von Ausgaben. Sämtliche Auszahlungen müssen unveränderlich gespeichert und durch eine detaillierte Rechnung belegt werden. Zur Übersicht von Ein- und Auszahlungen reicht in der Regel eine klassische Einnahmen-Überschussrechnung aus.

Vor Beginn jedes Jahres erstellt der Hausverwalter einen Wirtschaftsplan, der die erwarteten Zahlungen des kommenden Jahres prognostiziert und die voraussichtlichen Hausgeldzahlungen bemisst. Hierbei wird auf Grundlage von Verträgen und Erfahrungen aus Vorjahren die benötigten Gelder berechnet und entsprechend der Teilungserklärung und des vereinbarten Umlagespiegels auf die einzelnen Eigentümer umgelegt.

Nach Abschluss des Wirtschaftsjahres erfolgt die Endabrechnung auf Basis tatsächlicher Rechnungen und Auszahlungen. Differenzen zwischen Wirtschaftsplan und Abrechnung werden im Rahmen einer entsprechenden Nachzahlung ausgeglichen. Sollte mehr Geld eingezahlt worden sein als im Wirtschaftsplan veranschlagt, kann das Geld der Rücklage zugeführt oder an die Eigentümer ausgezahlt werden.

Instandhaltung und Sanierung

Ein weiterer wichtiger Bereich der WEG-Verwaltung ist die technische Betreuung der Immobilie. Hierbei ist es jedoch wichtig zu beachten, dass eine Hausverwaltung nicht automatisch auch einen Hausmeister-Service beinhaltet. Einige Verwaltungen bieten diesen zusätzlichen Service zwar an, jedoch wird er in der Regel separat abgerechnet.

Die eigentliche Aufgabe einer Hausverwaltung besteht darin, den Bedarf an Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahmen zu ermitteln, diese in Auftrag zu geben und zu überwachen. Hierfür muss die Verwaltung regelmäßig den Zustand der Immobilie überprüfen und insbesondere auch auf versteckte Schäden oder zukünftige Probleme achten. Sollte ein Problem auftreten, ist es Aufgabe der Verwaltung, einen geeigneten Handwerker zu finden und mit der Reparatur zu beauftragen. Bei größeren Sanierungsmaßnahmen erfolgt eine Ausschreibung des Projekts, um das beste Angebot mit dem optimalen Preis-Leistungsverhältnis zu ermitteln. Es ist jedoch zu beachten, dass Reparaturen, die schnell erfolgen müssen, von Sanierungs-, Modernisierungs- oder Renovierungsmaßnahmen zu unterscheiden sind, die eine längere Vorbereitung benötigen.

Eine vorausschauende Verwaltung erstellt außerdem einen langfristigen Sanierungsplan, in dem Maßnahmen aufgeführt sind, die regelmäßig durchgeführt werden müssen. Diese Planungen bilden auch die Grundlage für die Kalkulation der Rücklagen der WEG.

Eigentümerversammlung 

Die jährliche Eigentümerversammlung ist ein wichtiger Bestandteil der WEG-Verwaltung und muss einmal im Jahr stattfinden. Hierbei sind alle Eigentümer:innen der Gemeinschaft vertreten und bestellen durch einen entsprechenden Beschluss auch die Verwaltung. Sollte bereits eine Verwalter:in bestellt sein, kümmert sich diese auch in den folgenden Jahren um die fristgerechte Einberufung der Eigentümerversammlung.

Während der Versammlung obliegt es der WEG-Verwalter:in das Protokoll zu führen, die Leitung und den ordnungsgemäßen Ablauf zu gewährleisten. Allerdings hat die Verwaltung bei Abstimmungen kein Stimmrecht, sondern ist ausschließlich für die Erfassung der Beschlüsse und Stimmverhältnisse zuständig. Jede größere Sanierungs-, Modernisierungs- oder Renovierungsmaßnahme am Gebäude muss bei der jährlichen Versammlung vorgestellt und von der Mehrheit der Eigentümer:innen beschlossen werden. Sobald ein Beschluss gefasst wurde, muss die Verwaltung diesen auch umsetzen.

Was ist eine Mietverwaltung?

Bei der Mietverwaltung kümmert sich eine externe Hausverwaltung um die Betreuung von Wohn- oder Gewerbeimmobilien, die von einer Einzel-Eigentümer:in (oder eine Gruppe von Eigentümer:innen, die z.B. als GbR oder GmbH organisiert sind) besessen werden. Die Verwaltung agiert als Vertreter:in der Eigentümer:in gegenüber den Mieter:innen und Dritten, wie zum Beispiel Handwerker:innen oder Energie- & Wasserversorger. Sie schließt Verträge ab und überwacht deren Erfüllung. In erster Linie dient die Verwalter:in als Ansprechpartner:in für Mieter:innen und kümmert sich um Problemlösungen bei Problemen in den Wohnungen oder in den Außenanlagen des Objektes.

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Instandhaltungsarbeiten und Sanierungsmaßnahmen

Die Hausverwaltung plant in Zusammenarbeit mit Eigentümern und Mietern notwendige Renovierungs- und Sanierungsmaßnahmen an Gebäudeteilen. Dabei wird besonders auf die stetige energetische Sanierung geachtet, die in den letzten Jahren immer wichtiger geworden ist. Bei Schadensfällen ist die unmittelbare Kontaktaufnahme mit der zuständigen Verwaltung der erste Schritt. Inspektionen vor Ort finden idealerweise in regelmäßigen Abständen statt, um den Zustand des Mietshauses sowie der Außenanlagen zu begutachten.

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Überwachung der Mieteingänge

Das Einziehen der Miete und das Überwachen von Mietrückständen sind zentrale Aufgaben der Hausverwaltung, die die wirtschaftlichen Interessen der Eigentümer:in schützen. Um sicherzustellen, dass die Mietzahlungen pünktlich eingehen, prüft die Verwaltung regelmäßig die Höhe der Zahlungen und greift bei Mietrückständen ein. In solchen Fällen kann die Verwaltung auf Wunsch der Vermieter:in rechtliche Schritte einleiten oder sie in gerichtlichen Verfahren vertreten.

Die Verwaltung kann auch die Anpassung der Miete übernehmen und dabei den örtlichen Mietwohnungsmarkt und etwaige Mietobergrenzen berücksichtigen. Hierbei ist es eine Herausforderung für die Verwaltung, das wirtschaftlich optimale Verhältnis für Vermieter und Mieter zu finden.

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Vermietung

Im Falle des Auszugs von Mieter:innen kann es auch in den Aufgabenbereich einer Mietverwaltung fallen, die Neuvermietung zu übernehmen. Obwohl der Maklerservice für Mietwohnungen nicht standardmäßig zum Leistungsumfang einer Verwaltung gehört, wird er oft als optionale Zusatzleistung angeboten. Durch das Wissen über den Zustand des Gebäudes, die Lage und die Mietergemeinschaft kann die Verwalter:in ein individuelles Exposé erstellen. Aufgrund von Informationen über den Mietbewerber und einer Bonitätsprüfung kann eine sachkundige Verwalter:in abschätzen, ob der Interessent in die bestehende Mietergemeinschaft passt.

Instandhaltung und Sanierung

Der dritte Aufgabenbereich einer Mietverwaltung beinhaltet die technische Betreuung der Immobilie. Dabei ist es wichtig zu beachten, dass eine Hausverwaltung nicht automatisch auch einen Hausmeisterservice anbietet. Während einige Verwaltungen diese Dienstleistung als zusätzliches Angebot bereitstellen, ist es normalerweise eine separate Leistung, die separat abgerechnet wird, allerdings auf Mieter:innen umgelegt werden kann.

Die Hauptaufgabe einer Hausverwaltung besteht darin, Reparatur-, Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen zu ermitteln, zu beauftragen und zu überwachen. Hierbei ist es wichtig, dass die Verwaltung den aktuellen Zustand der Immobilie regelmäßig prüft und auch auf versteckte Schäden oder potenzielle Probleme achtet. Sollte ein Problem festgestellt werden, ist es die Aufgabe der Verwaltung, einen geeigneten Handwerker zu finden und mit der Behebung des Schadens zu beauftragen. Bei größeren Sanierungsmaßnahmen schreiben Verwaltungen die Projekte entsprechend aus und wählen das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis aus. Es ist wichtig zu unterscheiden, ob es sich um eine dringende Reparatur oder um eine längere Vorbereitung benötigende Sanierung/Modernisierung/Renovierung handelt.‍

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Was ist eine Sondereigentumsverwaltung?

Eigentumswohnungen werden häufig vermietet, um eine hohe Rendite zu erzielen und den Wert der Wohnung zu erhalten. Während es mittlerweile spezialisierte Software für Vermieter gibt, haben manche Eigentümer nicht genug Zeit, um sich selbst um die Vermietung zu kümmern. Es ist wichtig zu beachten, dass die Sondereigentumsverwaltung von der WEG-Verwaltung getrennt ist. Die WEG-Verwaltung obliegt einem Verwalter, der von der Eigentümergemeinschaft per Beschluss bestellt wird und im Namen aller Miteigentümer handelt. Bei der Sondereigentumsverwaltung, die auch als Wohnungsverwaltung bezeichnet wird, ist der Besitzer der Wohnung der Auftraggeber. Die Sondereigentumsverwaltung arbeitet zwar mit der WEG-Verwaltung zusammen, handelt jedoch ausschließlich im Auftrag und Interesse des einzelnen Eigentümers. 

Eine Sondereigentumsverwaltung kann Ihnen als Vermieter viel Arbeit und Zeit ersparen, jedoch entstehen auch Kosten. Ob diese Kosten angemessen sind, müssen Sie als Vermieter selbst entscheiden. Es ist wichtig, eine Sondereigentumsverwaltung sorgfältig auszuwählen und auf deren Vertrauenswürdigkeit zu achten, da Sie dieser Person oder Firma den Zugang zu Ihrer Eigentumswohnung gewähren. Alternativ können Sie auch Software zur Vermietungsverwaltung verwenden, um die Verwaltung selbst zu übernehmen. Bei der Wahl einer professionellen Verwaltung ist es auch wichtig, dass Sie die Kontoart sorgfältig prüfen. Die Verwendung eines Treuhandkontos, das von der Sondereigentumsverwaltung eingerichtet wird, birgt ein gewisses Risiko. Es empfiehlt sich daher, ein eigenes Konto zu eröffnen und dem Verwalter nur eine Verfügungsberechtigung zu erteilen, um Ihre Mieteinnahmen auf Ihrem eigenen Konto zu behalten.

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Ist der Hausverwalter auch Hausmeister?

Oftmals besteht Verwirrung bezüglich der Begriffe Hausverwalter, Hausmeister und Hauswart. Obwohl beide Berufe in Zusammenhang mit Eigentümergemeinschaften stehen, unterscheiden sie sich deutlich in ihren Aufgabenbereichen und Verantwortlichkeiten. Folglich sind die Berufsbezeichnungen nicht austauschbar.

Die Hausverwaltung und der Hausmeisterdienst sind meist nicht dieselbe Person. Während einige Verwalter:innen auch Hausmeisterdienste anbieten, ist ihre Hauptaufgabe in der Regel die Überwachung von Hausmeistern und die Beauftragung von Handwerkern. Wenn eine Verwaltung auch Hausmeisterdienste anbietet, umfasst das Leistungsspektrum oft Dienstleistungen wie Kleinreparaturen, Gartenarbeiten und Treppenhausreinigung. Dadurch können kleinere Reparaturen schnell und unkompliziert durchgeführt werden. In solchen Fällen verschwimmt der Übergang zwischen Hausverwaltung und Gebäudemanagement oder Facilitymanagement, da beide ähnliche Aufgaben haben.

Ein Hausverwalter ist für sämtliche Verwaltungstätigkeiten einer WEG oder ähnlichen Gemeinschaft zuständig und vertritt diese als juristische Person. Im Gegensatz dazu kümmert sich ein Hausmeister hauptsächlich um handwerkliche Tätigkeiten wie die Reinigung des Treppenhauses, den Winterdienst und das Auswechseln von Glühbirnen. Der Hausmeister kann vom Hausverwalter angestellt werden.

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Was sind angemessene Kosten für eine Hausverwaltung?

Eine pauschale Antwort auf die Frage nach den Kosten einer Hausverwaltung gibt es leider nicht, da diese von verschiedenen Faktoren beeinflusst werden. Zu den Einflussfaktoren gehören unter anderem:

• Die Anzahl und Größe der Wohneinheiten
• Die geographische Lage des Objekts
• Der Zustand des Gebäudes und etwaiger Sanierrungsstau
• Die Art der Verwaltung (z.B. WEG- oder Mietverwaltung?)
• Die Atmosphäre unter den Eigentümer:innen

Insbesondere die regionalen Unterschiede können erheblich sein! So können die Verwaltungskosten in teuren Städten wie Hamburg oder München deutlich höher ausfallen als in kleineren Städten. Auch die Größe der Wohneinheit hat einen erheblichen Einfluss auf die Höhe der Kosten. Als Faustregel gilt: Je größer die Eigentümergemeinschaft, desto niedriger die Verwaltungskosten pro Wohnung. Denn manche Aufgaben einer Hausverwaltung sind unabhängig von der Größe des Objektes und fallen auch in kleinen WEGs an.

Die gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen einer WEG-Verwaltung werden in der Regel entweder über Regelkosten oder eine pauschale Grundvergütung abgedeckt. Laut des Branchenbarometers des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) in 2018 schwankten vor ein paar Jahren die Verwaltergebühren zwischen 12,50 Euro und 46 Euro netto pro Monat. Mittlerweile geben manche Verwaltungen auch Angebote mit bis zu 100 Euro netto pro Monat pro Einheit ab. Aufgrund der Kapazitätsprobleme in der Industrie werden die Preise voraussichtlich auch zukünftig weiter steigen.

Zusätzlich zu den monatlichen Regelkosten können auch Sonderhonorare anfallen, wenn die Leistungen des Verwalters über den gesetzlich vorgeschriebenen Rahmen hinausgehen. Solche Honorare können beispielsweise für außerordentliche Eigentümerversammlungen, Mahnungen und Mahnverfahren oder die Betreuung von Sanierungsmaßnahmen berechnet werden.

Zusammenfassend bedeutet dies für Eigentümer, dass eine professionelle externe Hausverwaltung in der heutigen Zeit schnell kostspielig werden kann. Wenn eine WEG-Verwaltung nicht die Vorteile einer digitalen Herangehensweise benutzt, wir die Verwaltung tatsächlich schnell teuer. 

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