Die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist traditionell Aufgabe von externen WEG-Verwalter/-innen. Doch was passiert, wenn eine WEG ohne Verwalter/-innen agiert? Immer mehr Eigentümergemeinschaften beschäftigen sich mit der Möglichkeit, die Verwaltung selbst in die Hand zu nehmen – sei es aus Kostengründen, wegen Unzufriedenheit mit bisherigen Hausverwalter/-innen oder weil sich schlicht kein geeigneter/-e Verwalter/-in finden lässt.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Selbstverwaltung in der Praxis funktioniert, welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten, welche Aufgaben auf die Eigentümer/-innen zukommen und welche Chancen sowie Herausforderungen die Selbstverwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften mit sich bringt.

Was bedeutet es, wenn eine WEG ohne Verwalter/-innen ist?

Eine WEG ohne Verwalter/-innen bedeutet, dass die Eigentümergemeinschaft keine externe Hausverwaltung bestellt hat. Stattdessen übernehmen die Wohnungseigentümer/-innen selbst die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums. Das kann auf zwei Arten geschehen:

Formen der Selbstverwaltung

• Echte Selbstverwaltung: Alle Eigentümer/-innen übernehmen gemeinschaftlich die Verwaltungsaufgaben und vertreten die Gemeinschaft gemeinsam.
• Interne Verwalter/-innenlösung: Ein oder mehrere Eigentümer/-innen werden per Beschluss mit der Verwaltung beauftragt und handeln als interne/r Verwalter/-in.

Beide Varianten sind im Wohnungseigentumsrecht vorgesehen und bieten insbesondere für kleinere Gemeinschaften eine praktikable Lösung, wenn die Bestellung eines/einer Verwalter/-in nicht gewünscht oder möglich ist.

Rechtliche Grundlagen der WEG Selbstverwaltung

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Selbstverwaltung einer WEG ergeben sich aus dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Gemäß § 18 Abs. 1 WEG steht die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums grundsätzlich den Wohnungseigentümer/-innen gemeinschaftlich zu. Das Gesetz sieht ausdrücklich die Möglichkeit vor, dass Eigentümergemeinschaften durch Beschluss die Verwaltung selbst übernehmen und keinen externen Verwalter/-in bestellen. Die WEG bleibt auch ohne Verwalter/-innen handlungsfähig, sofern die Eigentümer/-innen die Aufgaben übernehmen und die gesetzlichen Vorgaben beachten.

Wichtige Paragrafen im Überblick

• § 18 WEG: Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums durch die Eigentümergemeinschaft
• § 24 Abs. 3 WEG: Einberufung der Eigentümerversammlung ohne Verwalter/-innen
• § 26 WEG: Bestellung und Abberufung des/der Verwalter/-in durch Beschluss der Eigentümer/-innen
• § 9b WEG: Vertretung der WEG durch die Eigentümergemeinschaft, falls kein/e Verwalter/-in bestellt ist

Ablauf der Selbstverwaltung: So funktioniert es in der Praxis

Die Selbstverwaltung einer WEG erfordert ein hohes Maß an Organisation, Engagement und rechtlichem Grundwissen. Die wichtigsten Schritte und Aufgaben umfassen:

Organisation der Eigentümerversammlung

• Die Einladung zur Eigentümerversammlung muss von einem/einer Eigentümer/-in, dem/der Verwaltungsbeirat/-in oder einer per Beschluss ermächtigten Person verschickt werden.
• Die Versammlung wird von einem/einer Eigentümer/-in geleitet, der/die auch das Protokoll führt.
• Die gefassten Beschlüsse werden dokumentiert und allen Eigentümer/-innen zugänglich gemacht.

Verwaltung des Gemeinschaftseigentums

• Instandhaltung und Instandsetzung von gemeinschaftlichen Gebäudeteilen und Anlagen
• Abschluss und Verwaltung von Verträgen (z. B. Wartung, Versicherungen, Dienstleister/-innen)
• Kontrolle und Beauftragung von Handwerker/-innen sowie Überwachung der Maßnahmen
• Verwaltung der gemeinschaftlichen Rücklagen und Konten

Finanzielle Aufgaben

• Erstellung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung
• Einzug und Verwaltung des Hausgeldes
• Abwicklung von Zahlungsvorgängen und Buchhaltung

Weitere Verwaltungsaufgaben

• Kommunikation mit Behörden, Dienstleister/-innen und Versicherungen
• Umsetzung und Kontrolle von Beschlüssen der Eigentümerversammlung
• Verwaltung von Dokumenten, Verträgen und Protokollen

Vorteile der WEG Selbstverwaltung

Die Selbstverwaltung bietet insbesondere für kleinere Wohnungseigentümergemeinschaften zahlreiche Vorteile:

• Kostenersparnis: Es fallen keine externen Verwalter/-innengebühren für die WEG-Gemeinschaft an.
• Mehr Kontrolle: Die Eigentümer/-innen behalten die volle Kontrolle über alle Maßnahmen und Entscheidungen.
• Flexibilität: Entscheidungen können schneller und direkter getroffen werden.
• Persönliche Betreuung: Die Verwaltung erfolgt durch Personen, die mit der Immobilie und den Bedürfnissen der Gemeinschaft vertraut sind.

Herausforderungen und Risiken der Selbstverwaltung

Trotz der Vorteile bringt die Selbstverwaltung auch erhebliche Herausforderungen mit sich:

• Hoher Zeitaufwand: Die Übernahme der Verwaltungsaufgaben erfordert viel Zeit und Engagement.
• Fachwissen notwendig: Kenntnisse im WEG-Recht, in Buchhaltung und Technik sind unerlässlich.
• Haftungsrisiken: Fehler in der Verwaltung können zu finanziellen Schäden oder Haftungsfragen führen.
• Konfliktpotenzial: Unklare Zuständigkeiten oder Meinungsverschiedenheiten können zu Streitigkeiten in der WEG-Gemeinschaft führen.
• Handlungsfähigkeit: Die Gemeinschaft muss auch in schwierigen Situationen (z. B. bei Streit, Zahlungsrückständen oder Schadensfällen) schnell und rechtssicher handeln können.

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Selbstverwaltung

Damit die WEG ohne Verwalterbestellung funktioniert, sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Klare Regelungen: Aufgabenverteilung und Zuständigkeiten müssen eindeutig geregelt werden – idealerweise durch Beschluss oder in der Gemeinschaftsordnung.
• Engagement der Eigentümer/-innen: Alle Beteiligten müssen bereit sein, Zeit und Wissen einzubringen.
• Transparente Kommunikation: Regelmäßige Information und Abstimmung sind wichtig, um Konflikte zu vermeiden.
• Externe Unterstützung: Bei Bedarf können einzelne Aufgaben (z. B. Buchhaltung, technische Betreuung) an externe Dienstleister/-innen vergeben werden.

Beschlussfassung und Umlaufverfahren

Auch ohne Verwalter/-innen bleibt die Beschlussfassung das zentrale Instrument der WEG Verwaltung. Die Eigentümerversammlung ist das wichtigste Gremium. Alternativ können Beschlüsse im Umlaufverfahren gefasst werden, wenn alle Eigentümer/-innen zustimmen. Die gefassten Beschlüsse sind zu dokumentieren und müssen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Bestellung eines/einer Verwalter/-in: Wann ist sie notwendig?

In bestimmten Fällen kann es notwendig werden, doch wieder einen/eine Verwalter/-in zu bestellen:

• Die Aufgaben werden zu komplex oder zeitaufwändig.
• Es entstehen Streitigkeiten, die die Handlungsfähigkeit der Gemeinschaft gefährden.
• Die Eigentümer/-innen wünschen sich professionelle Unterstützung.

Die Bestellung eines Verwalters oder Verwalterin erfolgt durch Beschlussfassung in der Wohnungseigentümerversammlung. Kommt kein Beschluss zustande oder ist die Gemeinschaft handlungsunfähig, kann jede/r Eigentümer/-in beim Amtsgericht die gerichtliche Bestellung eines/einer Verwalter/-in beantragen. Das Gericht prüft dann, ob die Voraussetzungen vorliegen, und kann einen/eine Hausverwalter/-in einsetzen.

Der Ablauf der Verwalter/-innenbestellung

• Suche nach geeigneten Hausverwalter/-innen, ggf. Ausschreibung und Vergleich von Angeboten
• Vorstellung der Kandidat/-innen in der Eigentümerversammlung
• Beschluss über die Bestellung eines/einer Verwalter/-in
• Abschluss des Verwalter/-innenvertrags und Übergabe der Verwaltungsunterlagen

Besonderheiten bei der gerichtlichen Verwalterbestellung

• Jede/r Eigentümer/-in hat einen Anspruch auf Bestellung eines/einer Verwalter/-in, wenn die Gemeinschaft keinen bestellt hat.
• Vor einem gerichtlichen Verfahren muss in der Regel versucht werden, einen Beschluss über die Verwalter/-innenbestellung herbeizuführen.
• Das Gericht prüft die Situation und kann einen/eine Verwalter/-in einsetzen, wenn die Handlungsfähigkeit der Gemeinschaft gefährdet ist.

Typische Probleme und Lösungen in WEGs ohne Verwalter/-innen

Fehlende Erfahrung und Fachwissen

• Lösung: Weiterbildung, Beratung durch Expert/-innen, Nutzung von Software und externen Dienstleister/-innen

Unklare Zuständigkeiten

• Lösung: Klare Aufgabenverteilung und schriftliche Beschlüsse

Konflikte unter den Eigentümer/-innen

• Lösung: Transparente Kommunikation, Mediation, ggf. Bestellung eines neutralen Dritten

Hoher Verwaltungsaufwand

• Lösung: Aufgaben auf mehrere Schultern verteilen, externe Hilfe für einzelne Bereiche (z. B. Buchhaltung)

Fehlende Handlungsfähigkeit

• Lösung: Bestellung eines/einer internen Verwalter/-in oder, falls notwendig, gerichtliche Bestellung eines/einer externen Verwalter/-in

Praxisbeispiele: Wann ist es sinnvoll, auf eine externe Hausverwaltung zu verzichten?

Auf eine externe Hausverwaltung zu verzichten, eignet sich besonders für:

• Kleine Eigentümergemeinschaften mit wenigen Wohnungen
• Gemeinschaften mit engagierten und sachkundigen Eigentümer/-innen
• Situationen, in denen keine geeignete Hausverwaltung gefunden wird
• Gemeinschaften, die Kosten sparen und mehr Kontrolle behalten möchten

Weniger geeignet ist die selbstverwaltende WEG für große Gemeinschaften mit vielen Einheiten, komplexen technischen Anlagen oder häufigen Konflikten unter den Wohnungseigentümer/-innen.

Wichtige Aspekte und Tipps für die Selbstverwaltung

• Prüfen Sie regelmäßig, ob die Selbstverwaltung noch zur Situation Ihrer Gemeinschaft passt.
• Nutzen Sie digitale Tools und Vorlagen, um Verwaltungsaufgaben zu erleichtern.
• Halten Sie sich stets an die Vorgaben des Wohnungseigentumsgesetzes und dokumentieren Sie alle Beschlüsse und Maßnahmen sorgfältig.
• Ziehen Sie bei Unsicherheiten rechtliche Beratung hinzu, um Fehler und Haftungsrisiken zu vermeiden.
• Überlegen Sie, ob einzelne Aufgaben (z. B. Buchhaltung, technische Betreuung) extern vergeben werden können.

Fazit: WEG ohne Verwalter/-in als Chance und Herausforderung

Die WEG Selbstverwaltung ist eine echte Alternative zur klassischen Hausverwaltung – insbesondere für kleine, engagierte Eigentümergemeinschaften. Sie bietet mehr Kontrolle, Flexibilität und spart Kosten. Gleichzeitig verlangt sie Disziplin, Fachwissen und ein hohes Maß an Organisation. Die Eigentümer/-innen müssen bereit sein, Verantwortung zu übernehmen und sich mit den rechtlichen und praktischen Anforderungen der Verwaltung auseinanderzusetzen.

Ob die Selbstverwaltung für Ihre Gemeinschaft der richtige Weg ist, hängt von der Größe der WEG, dem Engagement der Eigentümer/-innen und den individuellen Rahmenbedingungen ab. Prüfen Sie die Möglichkeiten sorgfältig und nutzen Sie bei Bedarf externe Unterstützung, um die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums rechtssicher und effizient zu gestalten. So bleibt Ihre WEG auch ohne Verwalter/-innen handlungsfähig und zukunftssicher.

Kennen Sie schon Ralph?

Immer mehr Eigentümergemeinschaften entscheiden sich für die Selbstverwaltung – aus Kostengründen oder weil sich keine geeignete Verwalter/-innen finden lässt. Was viele dabei unterschätzen: Die Aufgaben sind umfangreich, die Anforderungen hoch und rechtliche Fallstricke nicht selten. Ohne professionelle Unterstützung geraten wichtige Themen wie Beschlusssammlung, Instandhaltungsplanung oder Abrechnung schnell ins Hintertreffen.

Sie merken, dass die Selbstverwaltung auf Dauer keine Lösung ist? Dann entscheiden Sie sich jetzt für eine professionelle WEG-Verwaltung, die weiß, worauf es ankommt. Fordern Sie direkt bei uns ein kostenloses Angebot an!