Nebenkostenabrechnung – Diese Fristen müssen Sie kennen

Als Vermieter/-innen wissen Sie vor allem eins: Einmal im Jahr ist eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen und an Ihre Mieter/-innen zu schicken. Um Ihre Forderungen geltend machen zu können, muss dies zu einer bestimmten Frist passiert sein.  Über den richtigen Zeitpunkt herrschen allerdings immer wieder Unklarheiten. Ab wann gilt eine Nebenkostenabrechnung als zu spät und welche Fristen gibt es sonst noch? Wir klären Sie auf.

Alle Fristen rund um die Nebenkostenabrechnung im Überblick

Die wichtigsten Fristen der Nebenkostenabrechnung sind:

Frist zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung: Gemäß §556 Abs. 3 BGB müssen Vermieter/-innen die Nebenkostenabrechnung spätestens innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellen und den Mieter/-innen zukommen lassen.

Frist für Widerspruch: Mieter/-innen haben gemäß §556 Abs. 3 BGB das Recht, die Nebenkostenabrechnung innerhalb einer Frist von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung zu prüfen und Einwände zu erheben.

Frist zur Geltendmachung von Nachforderungen: Vermieter/-innen können Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung bis zu zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums stellen.

Verjährungsfrist für Nachforderungen: Nach Ablauf von drei Jahren seit Ende des Abrechnungszeitraums sind Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung verjährt, es sei denn, die Vermieter/-innen haben die Abrechnung innerhalb der zwölfmonatigen Frist vorgelegt.

Frist für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung

Die wichtigste Frist für Nebenkostenabrechnungen, um Ihre Forderungen überhaupt erst geltend machen zu können, ist die Frist zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Hierfür haben Sie ein Jahr Zeit, gerechnet vom Ende des Abrechnungszeitraums an.

Beispiel: Der Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr 2022, also vom 01.01.2022 bis 31.12.2022. Die Nebenkostenabrechnung muss den Mieter/-innen dann spätestens bis zum 31.12.2023 um 12 Uhr mittags vorliegen. Sollte der 31. Dezember auf einen Samstag oder Sonntag fallen, verschiebt sich die Frist gemäß § 193 BGB auf den nächsten Werktag. Das wäre in diesem Beispiel der 02.01.2024.

Frist versäumt? Nachforderungen sind nicht möglich

Was passiert, wenn Sie die Frist nicht einhalten und die Nebenkostenabrechnung zu spät erstellen? Bei einem Fristversäumnis können Sie in der Regel keine Nachforderungen mehr geltend machen, jedenfalls im Rahmen der Vermietung von privat genutzten Wohnungen, Sie können jedoch ein Guthaben fordern. Innerhalb von Gewerbemietverhältnissen bleiben die Ansprüche auf Nachforderungen auch bei einer versäumten Frist bestehen.

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Gut zu wissen: Mieter/-innen dürfen die Nebenkostenvorauszahlungen zurückfordern, solange Ihnen keine Abrechnung zugestellt wurde. Der Grund: Die Nebenkostenvorauszahlungen des Vorjahres wurden ja bereits geleistet. Daher steht den Vermieter/-innen die Abrechnung als Nachweis dafür zu, dass die Eigentümer/-innen wiederum mit den geleisteten Vorschüssen die Nebenkosten bezahlt haben. Gewerbemietverhältnisse sind diesbezüglich weniger streng geregelt. Hier kann man immer abweichende Vereinbarungen treffen. 

Keine Ausnahmen für fehlerhafte oder unvollständige Nebenkostenabrechnungen

Wurde die Nebenkostenabrechnung formell inkorrekt oder unvollständig an die Mieter/-innen gegeben, verlängert sich die Frist für die Erstellung nicht. Bei der Jahresfrist für die Nebenkostenabrechnungen werden keine Ausnahmen gemacht.

Wichtig: Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung müssen die Vermieter/-innen bestimmte Anforderungen beachten, um eine rechtssichere Abrechnung zu erstellen. Dazu gehört die korrekte Aufteilung der Kosten auf die einzelnen Mieter/-innen anhand der Wohnfläche oder nach individuell vereinbarten Verteilerschlüsseln. Zudem sollten die Vermieter/-innen alle relevanten Belege wie zum Beispiel Rechnungen und Verträge sorgfältig aufbewahren.

Widerspruch einlegen: Frist für Nebenkostenabrechnung

Mieter/-innen haben das Recht, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen und Widerspruch einzulegen. Wird ein Fehler entdeckt, haben sie bis ein Jahr nach Zugang einer rechtsgültigen Nebenkostenabrechnung Zeit, Einspruch zu erheben. Versäumen die Mieter/-innen die Einspruchsfrist, können etwaige danach erhobene Einwendungen nicht mehr geltend gemacht werden.

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Was ist das 15-prozentige Kürzungsrecht?

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In manchen Fällen dürfen Mieter/-innen ihre Heizkosten um 15 Prozent kürzen – gemäß § 12 Heizkostenverordnung bedeutet das, dass der/die Vermieter/-in 15 Prozent der anfallenden Heizkosten nicht auf die Mieter/-innen umlegen darf – die/die Vermieter/-in bleibt also auf diesen Kosten sitzen. 

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Das 15-prozentige Kürzungsrecht besteht u. a.

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• wenn die Heizkosten nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wurden, sondern nach der Wohnfläche
• wenn die Wohnung gar nicht erst mit einem Erfassungsgerät ausgestattet ist
• wenn das Erfassungsgerät falsch montiert wurde
• wenn der/die Vermieter/-in bei einem Mieter/-innenwechsel keine Zwischenablesung durchgeführt hat
• wenn die Verbrauchsanzeige des Heizkostenverteilers kaputt ist

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Sonderfall Mieterwechsel

Wenn im laufenden Abrechnungszeitraum ein Mieterwechsel stattgefunden hat, sind Vermieter/-innen dazu verpflichtet, den neuen und alten Mieter/-innen eine Nebenkostenabrechnung entsprechend des verkürzten Nutzungszeitraumes zu erstellen.

Die dabei entstandenen Nebenkosten werden anteilig für die jeweiligen Nutzungszeitraum berechnet. Zudem müssen dafür die Zählerstände abgelesen werden.

So helfen wir Ihnen mit den Fristen der Nebenkostenabrechnung

Wir helfen Ihnen mit Ihrer Nebenkostenabrechnung. Die Einhaltung der gesetzlichen Fristen und die genaue Prüfung der Abrechnung sind dabei von großer Bedeutung, um mögliche Unstimmigkeiten zu klären und finanzielle Ansprüche zu sichern. Hierfür verfolgen wir bei Ralph folgende Ansätze und Prozesse:

Strukturierte Dokumentation der Nebenkosten: Ralph kann alle relevanten Belege, Rechnungen und Unterlagen in einer digitalen Datenbank sammeln und gesetzeskonform aufbewahren. Dadurch haben wir alle notwendigen Informationen zur Hand, um die Nebenkostenabrechnung fristgerecht zu erstellen.

Aktualisierung des Abrechnungszeitraums: Für unsere Kund/-innen behalten wir den Abrechnungszeitraum immer genau im Blick und achten darauf, dass wir die Nebenkostenabrechnung innerhalb der Frist erstellen und den Mieter/-innen zukommen lassen.

Regelmäßige Kommunikation mit dem Mieter/-innen: Ralph kann durch regelmäßige Kommunikation mit dem Mieter/-innen sicherstellen, dass diese die Nebenkostenabrechnung fristgerecht erhält. Hierzu verschicken wir beispielsweise eine Erinnerungsmail oder informieren die Mieter/-innen, dass die Abrechnung in Kürze versendet wird.

Schnelle Bearbeitung von Einwänden: Falls die Mieter/-innen Einwände gegen die Nebenkostenabrechnung erheben, prüfen wir diese schnellstmöglich und nehmen ggf. Korrekturen vor. Dadurch können wir sicherstellen, dass etwaige Nachforderungen innerhalb der zwölfmonatigen Frist geltend gemacht werden.

Durch eine strukturierte Vorgehensweise und Einhaltung der genannten Ansätze kümmern wir uns um die Fristen der Nebenkostenabrechnung und erfüllen somit Ihre Rechte und Pflichten als Vermieter/-innen.

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