Digitale Hausverwaltung: Leistungen, Vorteile, Grenzen und Kosten

Belege im Aktenordner beim Verwalter, Einladungen per Brief und Rückfragen, die tagelang unbeantwortet bleiben: So erleben viele Eigentümer/-innen ihre Hausverwaltung bis heute. Eine digitale Hausverwaltung verspricht das Gegenteil. Was steckt hinter dem Begriff, und woran erkennen Sie, ob eine Verwaltung ihn auch einlöst?

Dieser Beitrag erklärt, was eine digitale Hausverwaltung für WEG und Vermieter/-innen übernimmt, was seit 2024 bei Online-Eigentümerversammlungen gilt, wo die Grenzen liegen und welche Fragen Sie einer Verwaltung vor der Beauftragung stellen sollten. Stand: Oktober 2026.

Was ist eine digitale Hausverwaltung?Link to this section

Eine digitale Hausverwaltung ist eine WEG- oder Mietverwaltung, die ihre Arbeit über eine Online-Plattform organisiert. Eigentümer/-innen sehen dort Unterlagen, Zahlungen und Beschlüsse ein, melden Schäden und stimmen ab, statt Briefe zu schreiben oder im Büro anzurufen.

Rechtlich ändert sich nichts. Auch die digitale Verwaltung ist der Verwalter im Sinne des Wohnungseigentumsgesetzes. Sie beruft die Eigentümerversammlung mindestens einmal im Jahr ein (§ 24 Abs. 1 WEG), stellt den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung auf (§ 28 WEG) und führt die Beschlüsse der Gemeinschaft aus. Digital ist der Weg, auf dem diese Aufgaben erledigt und dokumentiert werden.

Viele Anbieter verbinden das Portal mit festen Ansprechpartner/-innen und Terminen vor Ort. Ob eine Verwaltung auch am Objekt präsent ist, sollten Sie vor der Beauftragung klären.

Digitale Hausverwaltung oder Hausverwaltungssoftware?

Wer nach „digitale Hausverwaltung“ sucht, findet auch viele Softwareanbieter. Deren Programme richten sich an Verwaltungsfirmen oder an Vermieter/-innen, die ihre Wohnungen selbst verwalten. Sie kaufen damit ein Werkzeug, die Arbeit bleibt bei Ihnen. Eine digitale Hausverwaltung dagegen beauftragen Sie mit der Verwaltung selbst. Die Software ist dann nur das, womit sie arbeitet und was Sie als Portal oder App zu sehen bekommen.

Sie suchen eine Verwaltung, bei der Sie jederzeit sehen, was in Ihrem Haus passiert? Fordern Sie ein unverbindliches Angebot von Ralph an.

Was unterscheidet eine digitale von einer klassischen Hausverwaltung?Link to this section

Der Unterschied liegt in der Frage, wie Sie an Informationen kommen und wie schnell etwas passiert. Die Aufgaben sind dieselben.

• Unterlagen: Klassisch liegen Belege und Verträge im Büro der Verwaltung, für die Einsicht braucht es einen Termin. Digital stehen sie im Portal, sortiert nach Jahr und Thema.
• Finanzen: Klassisch erfahren Sie den Stand der Rücklage einmal im Jahr mit der Abrechnung. Digital sehen Sie Hausgeld und Rücklage laufend mit Datum der letzten Aktualisierung.
• Kommunikation: Klassisch per Telefon zu Bürozeiten und per Brief. Digital über Nachrichten im Portal oder per E-Mail, mit nachvollziehbarem Verlauf für alle Beteiligten.
• Schäden und Reparaturen: Klassisch melden Sie per Anruf und hören dann oft lange nichts. Digital mit Foto im Portal, und der Bearbeitungsstand ist sichtbar.
• Eigentümerversammlung: Klassisch nur in Präsenz. Digital auch hybrid oder rein virtuell, mit Einladung, Unterlagen und Protokoll im Portal.
• Beschlüsse zwischen den Versammlungen: Klassisch per Umlaufbeschluss auf Papier, der Wochen dauern kann. Digital als Abstimmung im Portal.

Welche Aufgaben eine digitale Hausverwaltung online erledigtLink to this section

Fast alles, was die Gemeinschaft mit ihrer Verwaltung austauscht, lässt sich digital abwickeln. Die wichtigsten Bereiche im Überblick.

Dokumente und Einsicht in die Verwaltungsunterlagen

Jede/r Eigentümer/-in kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Dazu gehören Belege, Kontoauszüge, Verträge mit Dienstleistern, Protokolle und die Beschlüsse. Ein Portal macht aus diesem Anspruch einen Normalfall: Die Unterlagen sind da, wenn Sie sie brauchen, etwa vor einer Versammlung oder beim Verkauf der Wohnung.

Hausgeld, Rücklage und Zahlungen

Im Portal sehen Sie, welches Hausgeld für Ihre Einheit fällig ist, welche Zahlungen eingegangen sind und wie hoch die Erhaltungsrücklage der Gemeinschaft aktuell ist. Die Verwaltung erkennt offene Zahlungen schneller und kann früher mahnen. Das schützt die Liquidität der Gemeinschaft.

Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan

Die Jahresabrechnung und der Wirtschaftsplan werden im Portal bereitgestellt, samt Einzelabrechnung für jede Einheit und den Belegen dazu. Rückfragen stellen Sie über das Portal, mit Bezug auf die Position und den Beleg.

Eigentümerversammlung: online, hybrid oder virtuell

Die Einladung zur Eigentümerversammlung muss in Textform erfolgen (§ 24 Abs. 4 WEG), eine E-Mail reicht also aus. Die Frist soll mindestens drei Wochen betragen. Für die Durchführung gibt es drei Formen:

• Präsenz mit Online-Teilnahme (hybrid): Die Eigentümer/-innen können beschließen, dass man auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilnehmen und abstimmen kann (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG). Dafür genügt die einfache Mehrheit.
• Rein virtuell: Seit dem 17. Oktober 2024 kann die WEG mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, dass Versammlungen für längstens drei Jahre ohne physische Präsenz stattfinden (§ 23 Abs. 1a WEG). Teilnahme und Rechte müssen dabei mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein.
• Übergangsregel bis 2028: Wird ein solcher Beschluss vor dem 1. Januar 2028 gefasst, ist bis einschließlich 2028 trotzdem einmal im Jahr eine Präsenzversammlung durchzuführen, es sei denn, alle verzichten einstimmig darauf (§ 48 Abs. 6 WEG).

Das Protokoll der Eigentümerversammlung steht danach im Portal, ebenso die aktualisierte Beschlusssammlung. Wer nicht teilnehmen kann, erteilt wie bisher eine Vollmacht.

Umlaufbeschluss im Portal

Zwischen zwei Versammlungen kann die Gemeinschaft per Umlaufbeschluss entscheiden. Er ist gültig, wenn alle Eigentümer/-innen in Textform zustimmen (§ 23 Abs. 3 WEG). Für einzelne Themen kann die Versammlung vorher beschließen, dass die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Im Portal sehen alle Beteiligten den Antrag, die Unterlagen und den Stand der Abstimmung. Was per Post Wochen dauert, ist so oft in wenigen Tagen entschieden.

Schadensmeldung und Reparaturen

Ein Wasserfleck im Treppenhaus oder eine defekte Haustür wird mit Foto im Portal gemeldet. Die Verwaltung beauftragt den Handwerksbetrieb, und alle sehen, ob der Auftrag vergeben, terminiert oder erledigt ist. Doppelte Meldungen und Nachfragen per Telefon entfallen.

Mietverwaltung: was Vermieter/-innen digital erledigen

Auch in der Mietverwaltung und der Sondereigentumsverwaltung spart ein Portal Wege. Vermieter/-innen sehen Mieteingänge, Mietverträge und Kautionsnachweise online, und Mieter/-innen können eigene Zugänge für Schadensmeldungen und Unterlagen erhalten. Die Nebenkostenabrechnung muss den Mieter/-innen spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Mehr zu dieser Frist für die Nebenkostenabrechnung lesen Sie in unserem Beitrag dazu.

Welche Vorteile hat eine digitale Hausverwaltung?Link to this section

Der größte Vorteil ist Transparenz: Sie müssen nicht fragen, um zu wissen, wie es um Ihr Haus und Ihr Geld steht.

• Weniger Rückfragen: Was im Portal steht, muss niemand am Telefon erklären. Die Verwaltung hat dadurch mehr Zeit für Aufgaben, die Erfahrung brauchen, etwa Sanierungen oder Streit in der Gemeinschaft.
• Schnellere Entscheidungen: Umlaufbeschlüsse und Online-Abstimmungen verkürzen die Zeit zwischen Problem und Auftrag.
• Bessere Vorbereitung auf die Versammlung: Unterlagen und Beschlussanträge liegen früh vor, und der Verwaltungsbeirat kann Belege prüfen, ohne ins Büro zu fahren.
• Ortsunabhängig: Wer nicht im Haus wohnt, etwa Kapitalanleger/-innen oder Erbengemeinschaften, kann alles aus der Ferne verfolgen und abstimmen.
• Nachvollziehbar: Nachrichten, Entscheidungen und Belege sind dokumentiert. Das hilft auch später, wenn die Wohnung verkauft wird oder die Verwaltung wechselt.
• Weniger Papier und Porto: Einladungen, Abrechnungen und Protokolle gehen digital raus, Post bleibt den Eigentümer/-innen vorbehalten, die sie brauchen.

Nachteile und Grenzen einer digitalen HausverwaltungLink to this section

Ein Portal ersetzt keine gute Verwaltung. Diese Punkte sollten Sie kennen:

• Nicht alle sind online: Ältere Eigentümer/-innen oder solche ohne E-Mail-Adresse müssen weiter per Post und Telefon erreichbar sein. Eine Verwaltung, die nur digital kommuniziert, schließt Teile der Gemeinschaft aus.
• Vor Ort bleibt wichtig: Begehungen, Abnahmen von Handwerkerarbeiten und Gespräche mit dem Hausmeister finden am Objekt statt. Fragen Sie, wer zuständig ist und wie oft jemand vor Ort ist.
• Digital heißt nicht automatisch erreichbar: Ein Kontaktformular ohne Antwort ist keine Verbesserung. Lassen Sie sich zusagen, wie schnell Anfragen bearbeitet werden.
• Datenschutz: Im Portal liegen Namen, Kontodaten und Zahlungsstände. Die Verwaltung muss die DSGVO einhalten und sollte erklären können, wo die Daten gespeichert sind und wer Zugriff hat.
• Abhängigkeit vom Anbieter: Beim Wechsel muss die alte Verwaltung alle Unterlagen herausgeben. Klären Sie vorab, in welchem Format Daten und Dokumente exportiert werden. Wie die Übergabe abläuft, beschreibt unser Leitfaden zum Verwalterwechsel.

Was kostet eine digitale Hausverwaltung?Link to this section

Für digitale Hausverwaltungen gibt es keinen eigenen Preis. Die Vergütung richtet sich wie bei jeder Verwaltung nach der Zahl der Einheiten, der Größe und dem Zustand der Anlage und nach den vereinbarten Sonderleistungen. Welche Spannen üblich sind und was die Preise treibt, zeigt unser Überblick Was kostet eine Hausverwaltung?

Achten Sie im Angebot auf Zusatzkosten: Manche Verwaltungen berechnen das Portal, die Online-Versammlung oder einen Umlaufbeschluss gesondert. Bei anderen ist das im Grundpreis enthalten.

Checkliste: Woran Sie eine digitale Hausverwaltung erkennenLink to this section

Diese Fragen helfen beim Vergleich von Angeboten. Eine Verwaltung, die sich digital nennt, sollte jede davon konkret beantworten können.

1. Welche Unterlagen stehen im Portal: Belege, Kontoauszüge, Verträge, Protokolle, Beschlusssammlung?
2. Sehen Eigentümer/-innen Hausgeld, Zahlungseingänge und Rücklage laufend, mit Datum der letzten Aktualisierung?
3. Gibt es eine App, und können Mitglieder des Verwaltungsbeirats, Miteigentümer/-innen und Mieter/-innen eigene Zugänge bekommen?
4. Bietet die Verwaltung Präsenz-, hybride und virtuelle Versammlungen an, und sind sie im Grundpreis enthalten?
5. Lassen sich Umlaufbeschlüsse im Portal durchführen?
6. Wie schnell werden Anfragen beantwortet, und gibt es dafür eine Zusage?
7. Bis wann liegt die Jahresabrechnung vor, und was passiert, wenn dieser Termin nicht gehalten wird?
8. Wie werden Eigentümer/-innen ohne Internet informiert?
9. Wer ist Ihr fester Ansprechpartner, und wie oft ist jemand am Objekt?
10. Wo werden die Daten gespeichert, und wie werden sie bei einem Wechsel herausgegeben?

Häufige Fragen zur digitalen HausverwaltungLink to this section

Welche Hausverwaltungssoftware ist die beste?

Das hängt davon ab, wer sie nutzt. Verwaltungsfirmen brauchen Buchhaltung, Abrechnung und Versammlungsmanagement in einem System. Private Vermieter/-innen mit wenigen Wohnungen kommen mit einfacheren Programmen aus. Wenn Sie als WEG eine Verwaltung beauftragen, müssen Sie keine Software auswählen: Achten Sie dann auf das Portal, das die Verwaltung Ihnen zur Verfügung stellt.

Kann ich die Hausverwaltung selber machen?

Als Vermieter/-in ja, die Mietverwaltung ist keine Pflicht. Eine WEG ist ebenfalls nicht verpflichtet, einen Verwalter zu bestellen. Ohne Verwalter vertreten aber alle Eigentümer/-innen die Gemeinschaft gemeinschaftlich (§ 9b Abs. 1 WEG), was im Alltag schnell mühsam wird. Was das bedeutet, lesen Sie im Beitrag WEG ohne Verwalter.

Ist eine Online-Eigentümerversammlung rechtssicher?

Ja, wenn die Gemeinschaft sie beschlossen hat. Für die Online-Teilnahme an einer Präsenzversammlung genügt ein Mehrheitsbeschluss (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG), für rein virtuelle Versammlungen braucht es drei Viertel der abgegebenen Stimmen (§ 23 Abs. 1a WEG). Die Technik muss allen die gleichen Rechte geben wie in Präsenz, also zuhören, sprechen und abstimmen.

Bekomme ich bei einer digitalen Hausverwaltung noch Post?

Das sollten Sie. Die Einladung zur Versammlung muss nur in Textform erfolgen, eine E-Mail reicht also. Gute Verwaltungen informieren Eigentümer/-innen ohne E-Mail-Adresse trotzdem per Brief und sind telefonisch erreichbar.

Lohnt sich der Wechsel zu einer digitalen Hausverwaltung?

Wenn Sie mit Erreichbarkeit, Transparenz oder verspäteten Abrechnungen unzufrieden sind, meistens ja. Eine WEG kann ihre Verwaltung jederzeit per Mehrheitsbeschluss abberufen, der Vertrag endet spätestens sechs Monate danach (§ 26 Abs. 3 WEG). Wie Sie vorgehen, erklärt unser Beitrag Hausverwaltung kündigen.

Rechtsgrundlagen und QuellenLink to this section

Stand: Oktober 2026. Diese Informationen ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall.

• Wohnungseigentumsgesetz (WEG): § 9b (Vertretung), § 18 Abs. 4 (Einsicht in Verwaltungsunterlagen), § 23 (Versammlung, Online-Teilnahme, virtuelle Versammlung, Umlaufbeschluss), § 24 (Einberufung in Textform, Protokoll), § 26 Abs. 3 (Abberufung), § 28 (Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung), § 48 Abs. 6 (Präsenzpflicht bis 2028)
• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): § 556 Abs. 3 (Frist für die Nebenkostenabrechnung)
• Osborne Clarke: Digitalisierung im Wohnungseigentum – das neue Gesetz zur virtuellen Versammlung: Inkrafttreten am 17. Oktober 2024

So arbeitet Ralph als digitale HausverwaltungLink to this section

Ralph verwaltet Eigentümergemeinschaften und Mietobjekte mit einer selbst entwickelten Software. Weil wir das Portal selbst bauen, können wir es schnell an das anpassen, was Eigentümer/-innen im Alltag brauchen.

• Portal und App: Dokumente, Themen, Finanzen, Wohneinheiten, Jahresabrechnung, Eigentümerversammlung, Beschlüsse und Zahlungen an einem Ort. Hausgeld und Rücklage sehen Sie mit Datum der letzten Aktualisierung.
• Zugänge für alle Beteiligten: Miteigentümer/-innen, Mieter/-innen und Sondereigentumsverwalter/-innen können eigene Zugänge erhalten.
• Versammlungen und Beschlüsse: Eigentümerversammlungen in Präsenz, hybrid oder virtuell, Umlaufbeschlüsse digital im Portal.
• Antwortzeit: 80 Prozent der Anfragen beantworten wir innerhalb von 24 Stunden. Telefonisch erreichen Sie uns von 10 bis 15 Uhr.
• Jahresabrechnung bis Ende August: Liegt sie danach noch nicht vor, erhält die Gemeinschaft für jeden weiteren Monat die Verwaltervergütung zurück.
• Auch ohne Internet: Wer nicht online ist, wird per Post und Telefon informiert.
• Feste Ansprechpartner/-innen: Für Verwaltung und Buchhaltung, im Portal mit Namen sichtbar.

Wie ein Wechsel zu Ralph abläuft, zeigt unsere Seite Hausverwaltung wechseln. Was die laufende Betreuung umfasst, lesen Sie auf den Seiten zur WEG-Verwaltung und zur Mietverwaltung.

Sie möchten wissen, was die Verwaltung Ihrer Immobilie mit Ralph kosten würde? Fordern Sie ein kostenloses, unverbindliches Angebot an.