Verwalterwechsel in der WEG: Ablauf, Pflichten und Übergabe

Die Entscheidung ist gefallen: Die Eigentümergemeinschaft will ihre Verwaltung wechseln. Jetzt stellen sich die praktischen Fragen. Welche Beschlüsse braucht es, wann endet der alte Vertrag, wer macht die letzte Jahresabrechnung und was muss die bisherige Verwaltung eigentlich herausgeben?

Dieser Leitfaden führt Sie durch den Verwalterwechsel vom ersten Angebot bis zur fertigen Übergabe. Er berücksichtigt die Entscheidung des Bundesgerichtshofs vom 26. September 2025 zur Jahresabrechnung und enthält eine Checkliste für die Übergabe, die Sie direkt verwenden können.

Das Wichtigste in KürzeLink to this section

• Jederzeit möglich: Seit der WEG-Reform 2020 kann die Gemeinschaft ihre Verwaltung jederzeit abberufen, ein wichtiger Grund ist nicht nötig. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate später (§ 26 Abs. 3 WEG).
• Einfache Mehrheit: Abberufung und Neubestellung beschließt die Eigentümerversammlung mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG).
• Jahresabrechnung: Endet das Amt zum 31. Dezember, erstellt die neue Verwaltung die Abrechnung für das abgelaufene Jahr (BGH, 26.09.2025, V ZR 206/24). Beim Wechsel im laufenden Jahr schuldet sie die alte Verwaltung für das Vorjahr.
• Herausgabe: Die bisherige Verwaltung muss alle Unterlagen und Gelder der Gemeinschaft herausgeben und über ihre Amtszeit Rechenschaft ablegen (§§ 666, 667, 259 BGB).
• Planung: Zwischen den ersten Angeboten und der abgeschlossenen Übergabe liegen in der Regel drei bis sechs Monate.

Wie läuft ein Verwalterwechsel ab?Link to this section

Ein Verwalterwechsel läuft in sieben Schritten ab: Angebote einholen, Eigentümerversammlung einberufen, Beschlüsse fassen, den alten Vertrag beenden, die Übergabe organisieren, die Rechnungslegung prüfen und den Neustart mit der neuen Verwaltung vorbereiten.

1. Angebote einholen: Holen Sie mindestens drei Angebote ein und stellen Sie die Eckdaten allen Eigentümer/-innen vor der Versammlung zur Verfügung. Worauf Sie beim Vergleich achten sollten, lesen Sie in unserem Überblick zu den Kosten einer Hausverwaltung.
2. Versammlung einberufen: Setzen Sie Abberufung, Neubestellung und Verwaltervertrag als eigene Punkte auf die Tagesordnung. Die Einladung erfolgt in Textform, die Frist beträgt mindestens drei Wochen. Details stehen in unserem Beitrag zur Einberufungsfrist.
3. Beschlüsse fassen: Die Versammlung beruft die bisherige Verwaltung ab, bestellt die neue und beschließt deren Vertrag.
4. Alten Vertrag beenden: Mit der Abberufung endet das Amt. Der Vertrag endet spätestens sechs Monate danach, oft früher, wenn er ohnehin ausläuft oder aus wichtigem Grund gekündigt wird.
5. Übergabe organisieren: Vereinbaren Sie mit der bisherigen Verwaltung einen Termin und gleichen Sie die Unterlagen mit einer Checkliste ab.
6. Rechnungslegung prüfen: Die alte Verwaltung legt dar, welche Einnahmen und Ausgaben es bis zu ihrem Ausscheiden gab und welche Forderungen offen sind.
7. Neustart vorbereiten: Die neue Verwaltung informiert Bank, Versicherungen und Dienstleister und stellt sich den Eigentümer/-innen vor.

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Welche Beschlüsse braucht die WEG?Link to this section

Für einen sauberen Wechsel sollten drei, besser vier Beschlüsse auf der Tagesordnung stehen:

• Abberufung der bisherigen Verwaltung: zu einem festen Datum, zum Beispiel mit Ablauf des 31. Dezember. Eine Begründung ist nicht erforderlich.
• Bestellung der neuen Verwaltung: mit Beginn und Laufzeit. Die Bestellung ist auf höchstens fünf Jahre möglich, bei der ersten Bestellung nach Gründung der Gemeinschaft auf höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG).
• Verwaltervertrag: Die Versammlung beschließt den Vertrag und bestimmt, wer ihn unterschreibt. Gegenüber der Verwaltung vertritt die Vorsitzende oder der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats die Gemeinschaft, alternativ ein per Beschluss ermächtigter Eigentümer (§ 9b Abs. 2 WEG). Worauf es im Vertrag ankommt, lesen Sie in unserem Beitrag zum Verwaltervertrag.
• Vollmacht für die Übergabe: Ermächtigen Sie die neue Verwaltung ausdrücklich, Unterlagen und Gelder von der bisherigen Verwaltung herauszuverlangen und diese Ansprüche notfalls gerichtlich durchzusetzen. Das spart später einen weiteren Beschluss.

Soll der alte Vertrag früher als sechs Monate nach der Abberufung enden, etwa weil ein wichtiger Grund vorliegt, beschließen Sie zusätzlich seine Kündigung.

Für jeden Beschluss genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Seit der Reform ist die Versammlung unabhängig von der Zahl der Anwesenden beschlussfähig. Ein Wechsel ohne Versammlung per Umlaufbeschluss ist möglich, setzt aber voraus, dass alle Eigentümer/-innen in Textform zustimmen (§ 23 Abs. 3 WEG).

Und wenn die bisherige Verwaltung die Versammlung nicht einberuft? Mehr als ein Viertel der Eigentümer/-innen kann die Einberufung in Textform verlangen. Weigert sich die Verwaltung pflichtwidrig, darf der Verwaltungsbeirat über seine Vorsitzende oder seinen Vorsitzenden selbst einladen (§ 24 Abs. 2 und 3 WEG). Wie die Abberufung Schritt für Schritt funktioniert, zeigt unser Beitrag zur Abberufung eines WEG-Verwalters.

Beispiel für die Beschlussanträge

• Abberufung: „Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer beruft [bisherige Verwaltung] mit Wirkung zum [Datum] als Verwalterin ab.“
• Bestellung: „[Neue Verwaltung] wird mit Wirkung ab [Datum] für die Dauer von [Anzahl] Jahren zur Verwalterin bestellt.“
• Vertrag: „Die Gemeinschaft schließt mit [neue Verwaltung] den Verwaltervertrag in der Fassung vom [Datum]. [Name], Vorsitzende/r des Verwaltungsbeirats, wird ermächtigt, ihn für die Gemeinschaft zu unterzeichnen.“
• Vollmacht: „[Neue Verwaltung] wird bevollmächtigt, von der bisherigen Verwaltung die Herausgabe aller Verwaltungsunterlagen und Gelder sowie Rechnungslegung zu verlangen und diese Ansprüche im Namen der Gemeinschaft außergerichtlich und gerichtlich durchzusetzen.“

Lassen Sie die Formulierungen vor der Einladung für Ihre Gemeinschaft prüfen, zum Beispiel von der neuen Verwaltung.

Zeitplan: Wie lange dauert ein Verwalterwechsel?Link to this section

Rechnen Sie mit drei bis sechs Monaten zwischen den ersten Angeboten und einer abgeschlossenen Übergabe. Ein typischer Ablauf:

• Wochen 1 bis 6: Angebote einholen, Gespräche mit zwei oder drei Verwaltungen, Unterlagen für die Versammlung vorbereiten.
• Wochen 6 bis 9: Einladung zur Eigentümerversammlung mit mindestens drei Wochen Vorlauf.
• Versammlung: Beschlüsse zu Abberufung, Bestellung, Vertrag und Vollmacht.
• Stichtag: Das Amt der bisherigen Verwaltung endet, die neue übernimmt.
• Die ersten vier Wochen danach: Übergabe der Unterlagen und Gelder, Rechnungslegung, Kontovollmachten, Information der Dienstleister.

Viele Gemeinschaften legen den Wechsel auf den Jahreswechsel: Beschluss in der Versammlung im Herbst, neue Verwaltung ab dem 1. Januar. Der Vorteil ist ein klarer Schnitt für Buchhaltung und Wirtschaftsplan. Bedenken Sie dabei, dass die neue Verwaltung dann auch die Jahresabrechnung für das vergangene Jahr übernimmt, auf Grundlage der Buchhaltung ihrer Vorgängerin.

Wer erstellt die Jahresabrechnung beim Verwalterwechsel?Link to this section

Das hängt davon ab, wann die alte Verwaltung ausscheidet. Entscheidend ist, wer im Amt ist, wenn die Pflicht zur Abrechnung entsteht. Nach § 28 Abs. 2 WEG beschließen die Eigentümer/-innen „nach Ablauf des Kalenderjahres“ über die Jahresabrechnung. Die Pflicht entsteht deshalb am 1. Januar des Folgejahres.

• Wechsel zum 31. Dezember: Die neue Verwaltung erstellt die Jahresabrechnung für das abgelaufene Jahr. So hat es der Bundesgerichtshof am 26. September 2025 entschieden (V ZR 206/24). Die frühere Verwaltung ist dazu nicht verpflichtet, obwohl sie das Jahr geführt hat.
• Wechsel im laufenden Jahr: Scheidet die Verwaltung zum Beispiel zum 30. Juni aus, schuldet sie noch die Abrechnung für das bereits abgeschlossene Vorjahr, auch wenn diese beim Ausscheiden noch nicht fertig war. Die Abrechnung für das laufende Jahr erstellt die neue Verwaltung (BGH, 16.02.2018, V ZR 89/17).
• Abweichende Regelung im Vertrag: Der Verwaltervertrag kann die ausscheidende Verwaltung verpflichten, die letzte Abrechnung trotzdem zu erstellen. Prüfen Sie deshalb vor dem Beschluss, was im bisherigen Vertrag steht.

Unabhängig davon muss die alte Verwaltung ihre Buchhaltung vollständig übergeben und Rechenschaft ablegen. Diese Rechnungslegung ist noch keine Jahresabrechnung mit Einzelabrechnungen, aber die Grundlage, auf der die neue Verwaltung abrechnet. Was eine Jahresabrechnung enthalten muss, erklärt unser Beitrag zur Jahresabrechnung in der WEG.

Pflichten des alten VerwaltersLink to this section

Mit dem Ende ihres Amtes muss die bisherige Verwaltung der Gemeinschaft alles herausgeben, was sie für die Verwaltung erhalten oder dabei erlangt hat (§ 667 BGB). Das umfasst:

• Unterlagen im Original: in Papier und elektronisch, einschließlich selbst angelegter Akten und Dateien.
• Gelder und Konten: Guthaben, Kontozugänge, Vollmachten und Kontoauszüge.
• Rechenschaft: Auskunft über den Stand der Verwaltung und eine Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben mit Belegen bis zum Tag des Ausscheidens, dazu offene Forderungen gegenüber Eigentümer/-innen und Dritten sowie offene Verbindlichkeiten (§§ 666, 259 BGB).
• Hinweise auf Risiken: etwa laufende Gewährleistungsfristen, bekannte Mängel oder anhängige Verfahren.

Die Herausgabe ist sofort nach Amtsende fällig. Nach verbreiteter Auffassung muss die alte Verwaltung die Unterlagen nicht bringen, sondern in ihrem Büro zur Abholung bereitstellen. Planen Sie die Abholung deshalb von Anfang an ein. Ein Zurückbehaltungsrecht an Unterlagen, die die Gemeinschaft für die laufende Verwaltung braucht, hat sie in aller Regel nicht.

Übergabe-Checkliste für den VerwalterwechselLink to this section

Gehen Sie die Liste bei der Übergabe gemeinsam durch und lassen Sie sich die Vollständigkeit in einem Übergabeprotokoll von beiden Seiten bestätigen.

Grundlagen der Gemeinschaft

• Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Aufteilungsplan und Hausordnung
• Beschluss-Sammlung und Protokolle der Eigentümerversammlungen
• Eigentümerliste mit Kontaktdaten und Miteigentumsanteilen
• Bisheriger Verwaltervertrag und Vollmachten

Finanzen

• Kontoauszüge, Online-Banking-Zugänge und Kontovollmachten aller Gemeinschaftskonten
• Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen der letzten Jahre
• Rechnungslegung zum Stichtag mit Belegen
• Salden aller Eigentümer/-innen zum Stichtag, Hausgeldrückstände und laufende Mahnverfahren
• Stand der Erhaltungsrücklage

Verträge und Versicherungen

• Gebäude-, Haftpflicht- und weitere Versicherungspolicen, offene Schadensfälle
• Verträge mit Dienstleistern: Hausmeister, Reinigung, Winterdienst, Wartung, Energie, Messdienst
• Verträge über Gemeinschaftseigentum, etwa vermietete Stellplätze oder Dachflächen

Gebäude und Technik

• Baupläne, Energieausweis und Unterlagen zu früheren Sanierungen
• Wartungs- und Prüfprotokolle (Aufzug, Heizung, Brandschutz, Trinkwasser)
• Schlüssel, Schließpläne und Sicherungskarten

Laufende Vorgänge

• Noch nicht umgesetzte Beschlüsse und laufende Baumaßnahmen
• Gewährleistungsfristen und Mängelanzeigen
• Rechtsstreitigkeiten und Korrespondenz mit Behörden

Digitale Daten

• Export der Stammdaten und Buchungen aus der Verwaltungssoftware
• Zugänge zu Eigentümerportal, Dienstleisterportalen und Messdienst

Wenn der alte Verwalter nicht mitwirktLink to this section

Die meisten Übergaben verlaufen ohne Streit. Wenn Unterlagen oder Gelder ausbleiben, hilft ein geordnetes Vorgehen:

1. Frist setzen: Fordern Sie die Herausgabe in Textform mit einer konkreten Frist und listen Sie auf, was fehlt.
2. Nachweis bereithalten: Die neue Verwaltung weist ihre Bestellung gegenüber Bank und Behörden mit der Niederschrift der Versammlung nach. Wo eine öffentlich beglaubigte Form nötig ist, genügt die Niederschrift mit beglaubigten Unterschriften (§ 26 Abs. 4 WEG).
3. Bank informieren: Lassen Sie alte Kontovollmachten widerrufen und die neue Verwaltung legitimieren.
4. Ansprüche durchsetzen: Hat die Versammlung die neue Verwaltung dazu bevollmächtigt, kann sie die Herausgabe mit anwaltlicher Hilfe gerichtlich verlangen, bei Dringlichkeit auch im Eilverfahren.

Ist die bisherige Verwaltung nicht nur unwillig, sondern zahlungsunfähig, gelten besondere Regeln. Mehr dazu in unserem Beitrag Hausverwaltung insolvent – was tun?

Was kostet ein Verwalterwechsel?Link to this section

Der Wechsel selbst ist nicht mit gesetzlichen Gebühren verbunden. Kosten entstehen an zwei Stellen:

• Beim alten Vertrag: Er endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Bis dahin kann die bisherige Verwaltung grundsätzlich die vereinbarte Vergütung verlangen, sofern der Vertrag nichts anderes regelt. Wer den Wechsel auf das reguläre Vertragsende legt, vermeidet doppelte Zahlungen.
• Bei der neuen Verwaltung: Neben der Grundvergütung berechnen manche Verwaltungen die Aufarbeitung von Rückständen der Vorgängerin gesondert, etwa fehlende Abrechnungen. Fragen Sie vor Vertragsschluss danach.

Was eine Verwaltung 2026 pro Einheit kostet und welche Sonderleistungen üblich sind, zeigt unser Überblick zu den Hausverwaltung Kosten.

Worauf Sie bei der neuen Verwaltung achten solltenLink to this section

Ein Wechsel lohnt sich nur, wenn die neue Verwaltung die Probleme der alten nicht wiederholt. Klären Sie deshalb vor der Versammlung:

• Kapazität: Wie viele Objekte betreut die zuständige Person, und wer vertritt sie im Urlaub?
• Erreichbarkeit: Über welche Wege erreichen Eigentümer/-innen die Verwaltung, und wie schnell kommt eine Antwort?
• Übernahme: Wie läuft die Übernahme bei ihr ab, wer kümmert sich um die Unterlagen der Vorgängerin, und was kostet die Aufarbeitung von Rückständen?
• Qualifikation: Seit Dezember 2023 können Eigentümer/-innen verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird.
• Vertrag: Welche Leistungen sind in der Grundvergütung enthalten, welche kosten extra, und wie lange läuft der Vertrag?

Weitere Kriterien jenseits des Preises finden Sie in unserem Ratgeber Worauf sollte ich bei der Auswahl einer Hausverwaltung achten?

Aus der Praxis: Was bei Übergaben häufig fehltLink to this section

Bei unseren Übernahmen fehlen immer wieder dieselben Unterlagen. Fordern Sie diese vier Punkte deshalb ausdrücklich an und halten Sie im Übergabeprotokoll fest, was fehlt.

• Beschluss-Sammlung: Sie ist seit 2007 Pflicht (§ 24 Abs. 7 WEG), existiert in der Praxis aber oft gar nicht oder nur für wenige Jahre. Ersetzen lässt sie sich nur, wenn alle Versammlungsprotokolle vorliegen, und das ist selten der Fall. Verlangen Sie deshalb beides: die Beschluss-Sammlung und sämtliche Protokolle.
• Kontoauszüge und Umsätze: Vollständige Kontoauszüge erhalten wir selten, die Umsätze in digitaler Form noch seltener. Liegt das Gemeinschaftskonto bei der DKB oder übernehmen wir das Konto, haben wir die Umsätze direkt. Sonst fehlen sie häufig. Läuft das Konto auf den Namen der Gemeinschaft, kann sie die Auszüge auch selbst bei der Bank anfordern.
• Jahresabrechnung des Vorjahres: Abrechnungen kommen oft spät. Die Jahresabrechnung für 2025 fehlt bei Übernahmen derzeit häufig noch. Klären Sie früh, wer sie erstellt (siehe Abschnitt zur Jahresabrechnung).
• Salden der Eigentümer/-innen: Eine Aufstellung, wer Hausgeld schuldet und wer ein Guthaben hat, fehlt oft. Ohne sie kann die neue Verwaltung weder Rückstände einfordern noch Guthaben richtig verrechnen. Lassen Sie sich die Salden zum Stichtag als Liste geben.

Häufige Fragen zum VerwalterwechselLink to this section

Was muss man bei einem Verwalterwechsel beachten?

Fassen Sie die Beschlüsse zu Abberufung, Bestellung und Vertrag sauber und mit festem Stichtag, prüfen Sie vorher den alten Vertrag auf Laufzeit und Regeln zur Jahresabrechnung und organisieren Sie die Übergabe mit einer Checkliste. Die neue Verwaltung sollte per Beschluss bevollmächtigt sein, Unterlagen herauszuverlangen.

Wer muss bei einem Verwalterwechsel die Abrechnung machen?

Bei einem Wechsel zum 31. Dezember die neue Verwaltung (BGH, 26.09.2025, V ZR 206/24). Bei einem Wechsel im laufenden Jahr erstellt die bisherige Verwaltung noch die Abrechnung für das abgeschlossene Vorjahr. Der Verwaltervertrag kann etwas anderes regeln.

Kann man die Hausverwaltung jederzeit wechseln?

Ja. Seit der WEG-Reform 2020 kann die Gemeinschaft ihre Verwaltung jederzeit ohne wichtigen Grund abberufen. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Wie Sie dabei vorgehen, lesen Sie im Beitrag Hausverwaltung kündigen.

Welche Mehrheit braucht man, um die Hausverwaltung zu wechseln?

Die Mehrheit der abgegebenen Stimmen in der Eigentümerversammlung (§ 25 Abs. 1 WEG). Enthaltungen zählen nicht mit. Ohne Versammlung per Umlaufbeschluss müssen alle Eigentümer/-innen zustimmen.

Muss der alte Verwalter die Unterlagen bringen?

Nach verbreiteter Auffassung nein. Es genügt, wenn er sie in seinem Büro zur Abholung bereitstellt. Die Herausgabe selbst ist aber sofort nach Amtsende fällig und umfasst alle Originale.

Wie lange dauert ein Verwalterwechsel?

Vom ersten Angebot bis zur abgeschlossenen Übergabe meist drei bis sechs Monate. Den größten Teil nehmen die Suche nach einer neuen Verwaltung und die Einladungsfrist von mindestens drei Wochen ein.

Rechtsgrundlagen und QuellenLink to this section

Stand: September 2026. Die Angaben ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall.

• Wohnungseigentumsgesetz: § 9b (Vertretung), § 23 Abs. 3 (Umlaufbeschluss), § 24 (Einberufung), § 25 Abs. 1 (Mehrheit), § 26 (Bestellung und Abberufung), § 28 Abs. 2 (Jahresabrechnung)
• Bürgerliches Gesetzbuch: §§ 259, 666, 667 (Rechenschaft, Auskunft, Herausgabe)
• BGH, Urteil vom 26.09.2025, V ZR 206/24: Jahresabrechnung beim Wechsel zum Jahresende
• BGH, Urteil vom 16.02.2018, V ZR 89/17: Jahresabrechnung beim Wechsel im laufenden Jahr
• VDIV Deutschland: Wenn die Verwaltung wechselt (2022) und Fliegender Wechsel? (2019): Rechnungslegung und Ort der Herausgabe

Kennen Sie schon Ralph?Link to this section

Ralph übernimmt Eigentümergemeinschaften in vielen deutschen Städten und begleitet den Wechsel von der Beschlussvorlage bis zur Übergabe. Wie das konkret abläuft, zeigt unsere Seite Hausverwaltung wechseln, was die laufende Betreuung umfasst, die Seite zur WEG-Verwaltung.

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