Eigentümerversammlung (ETV): Alles, was Sie wissen sollten

Ordnungsgemäße Einberufung einer Eigentümerversammlung

Eine Eigentümerversammlung muss einmal im Jahr vom Verwalter einberufen werden (§ 24 Abs. 1). Die Einladung muss mindestens in Textform erfolgen und eineLadungsfrist von mindestens drei Wochen einhalten (§ 24 Abs. 4 S. 1-2).

Inhalt der Einladung

Im Einladungsschreiben müssen die Versammlungszeit und -ort angegeben werden. Die Tagesordnung muss vollständig enthalten sein. Die Versammlung darf weder zu einer unzumutbaren Uhrzeit noch in unzumutbarer Entfernung von der Wohnanlage stattfinden. Einunzumutbarer Zeitpunkt wäre beispielsweise werktags vormittags oder sonntagsfrüh um 8:00 Uhr.

Beschlussfähigkeit der Versammlung

Mit der Reform von 2020 beschloss der Gesetzgeber, dass jede Versammlung ohne Anwesenheit oder Vertretung von mindestens der Hälfte der Miteigentumsanteile beschlussfähig sein soll. Früher musste der Verwalter zu einer Wiederholungsversammlung laden oder sich auf eine sogenannte Eventualeinberufung berufen. Eine Eventualeinberufung war jedoch grundlegend nichtzulässig, außer sie war in der Gemeinschaftsordnung als zulässig vereinbart worden. Ein Mehrheitsbeschluss war in diesem Fall nicht ausreichend.

Tagesordnung

Der Verwalter bestimmt die Tagesordnung. Ein einzelner Wohnungseigentümer hat Anspruch auf Aufnahme eines bestimmten Tagesordnungspunktes für Maßnahmenordnungsgemäßer Verwaltung. Wenn sich der Verwalter weigert, kann ein Viertel der Wohnungseigentümer nach Köpfen die Einberufung der Wohnungseigentümerversammlung mit bestimmter Tagesordnung verlangen (§ 24 Abs.2).

Formulierung der Tagesordnungspunkte

Die Tagesordnungspunkte müssen so formuliert sein, dass jeder Beteiligte eine Vorstellung davon hat, worum es geht. Eine schlagwortartige Bezeichnung der Themen genügt.

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Durchführung der Versammlung/Versammlungsleitung

Der Vorsitz in der Eigentümerversammlung:

Gemäß § 24 Abs. 5 übernimmt der Verwalter den Vorsitz in der Eigentümerversammlung. Allerdings kann die Versammlung auch mehrheitlich einen anderenVersammlungsleiter wählen.

Begrüßung und Eröffnung der Versammlung:

In der Regel begrüßt der Versammlungsleiter bzw. Verwalter die Eigentümergemeinschaft und eröffnet die Versammlung.

Feststellung der Beschlussfähigkeit:

Bis zum 30.11.2020 war es erforderlich, die Beschlussfähigkeit festzustellen. Diese berechnete sich nach den Miteigentumsanteilen, es konnten jedoch abweichende Regelungen in der Gemeinschaftsordnung existieren. Verlassen während der Versammlung einige Wohnungseigentümer den Raum, kann die Beschlussfähigkeit der Versammlung verloren gehen. Beschlossene Beschlüsse sind jedoch trotzdem anfechtbar. Mit der Reform 2020 ist eine Beschlussfähigkeit nicht mehr festzustellen. Dennoch wird empfohlen, die Anwesenheit bzw. vertretene Miteigentumsanteile festzuhalten, da mindestens ein Eigentümer anwesend sein muss oder virtuell zugegen sein sollte, soweit dies nach § 23 Abs. 1 Satz 2 beschlossen wurde oder eine Vollmacht vorliegt. Ansonsten fehlt es am Versammlungsbegriff.

Teilnahmeberechtigung:

Jeder Wohnungseigentümer ist teilnahmeberechtigt und dieses Recht kann niemandem genommen werden. Die Zulassung fremder Personen in der Versammlung ist umstritten. Wenn ein Eigentümer aufgrund von Verhinderung von einem Dritten ausdrücklich vertreten wird und diesen bevollmächtigt, ist dies zulässig. Es gilt jedoch nur dann nicht, wenn in der Gemeinschaftsordnung ausdrücklich ein Kreis vertretungsberechtigter Personen benannt ist. Wenn keine Regelung existiert, sollte man die Teilnahme Dritter durch Beschluss genehmigen lassen. Im Einzelfall sollte jedoch immer ein berechtigtes Interesse an der Hinzuziehung eines Dritten bestehen, insbesondere bei Beratern.

Die Rolle des Versammlungsleiters:

Gemäß § 24 Abs. 5 führt der Verwalter den Vorsitz, aber es kann mehrheitlich ein anderer Versammlungsleiter gewählt werden. In der Regel begrüßt der Versammlungsleiter die Eigentümergemeinschaft und eröffnet die Versammlung.

Die Ausübung des Stimmrechts:

Das Stimmrecht ist ein elementares Recht jedes Eigentümers. Der Versammlungsleiter ist verantwortlich für die ordnungsgemäße Ausübung der Stimmrechte. Bei der Auszählung der Stimmen gilt das Kopfprinzip, es sei denn, die Gemeinschaftsordnung sieht etwas anderes vor. Alternativ können auch das Wertprinzip oder das Objektprinzip angewendet werden, falls vereinbart. Der Versammlungsleiter muss auch darauf achten, dass keine Eigentümerpartei andere Miteigentümer in missbräuchlicher Art und Weise laufend überstimmt (unzulässige Majorisierung).

Interessenkollision bei der Ausübung des Stimmrechts:

Wenn es bei der Ausübung des Stimmrechts zu einer Interessenkollision kommt, zum Beispiel beider Abstimmung in eigener Sache eines Eigentümers, muss dessen Stimmrecht ruhen(§ 25 Abs. 5).

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Beschlussfassung und -zuständigkeit der WEG

Beschlüsse können auf verschiedene Weise gefasst werden, entweder einstimmig, allstimmig, mit einfacher oder qualifizierter Mehrheit.

Die Begriffe "allstimmig" und "einstimmig" sind gesetzlich nicht definiert und werden oft ungenau verwendet. Nach gängiger Auffassung bedeutet "einstimmig" die Zustimmung aller in der Versammlung anwesenden Eigentümer, während "allstimmig" die Zustimmung aller im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer erfordert.

Einfachmehrheitliche Beschlüsse werden bei Zustimmung von mehr als der Hälfte der Anwesenden oder Vertretenen Eigentümer gefasst. Qualifiziert mehrheitliche Beschlüsse müssen in den wenigen vom Gesetzgeber bestimmten Fällen erbracht werden (siehe § 21 [neu]), oder wenn in den Gemeinschaftsordnungen bestimmte Beschlussgegenstände ausdrücklich einer qualifizierten Mehrheit zugewiesen sind, regelmäßig Zweidrittel- oder Dreiviertelmehrheiten. Wenn die Gemeinschaftsordnung andere Mehrheitsverhältnisse für bestimmte Beschlussgegenstände zulässt, spricht man von "Öffnungsklauseln".

Früher wurden Beschlussgegenstände, die eigentlich allstimmig beschlossen oder vereinbart werden müssen, oft mit einfacher Mehrheit beschlossen. Das war bis zum 30.11.2020 allerdings nicht mehr möglich, mit Ausnahme der durch die Novelle 2007 geregelten Fälle.

BGH-Entscheidung gegen den "Zitterbeschluss"

Im Jahr 2000 hat der BGH dem sogenannten "Zitterbeschluss" ein Ende gesetzt. Viele Verwalter hatten häufig an Teilungserklärungen, Gemeinschaftsordnungen und dem Gesetz vorbei mit Mehrheit beschlossen, was eigentlich allstimmig beschlossen oder vereinbart werden müsste. Dies hat eine große Rechtsunsicherheit, insbesondere für Erwerber, verursacht. Viele Gemeinschaften hatten sich nicht mehr nach den im Grundbuch niedergelegten Grundsätzen verwaltet, sondern auf der Basis unzähliger an sich fehlerhaft zustande gekommener Beschlüsse, die mangels Anfechtung wirksam geworden waren.

Novelle 2007 und Ausnahmefälle

Neben der Novelle 2007 gibt es noch Ausnahmefälle, bei denen Beschlussgegenstände mit einfacher Mehrheit beschlossen werden können.

Zusammenfassung

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass der Verwalter verpflichtet ist, auf die Unzulässigkeit von einfachen Mehrheitsentscheidungen hinzuweisen, wenn qualifizierte Mehrheiten oder eine Vereinbarung erforderlich sind, was ansonsten zur Nichtigkeit des Beschlusses führt.

Es gibt verschiedene Arten von Beschlüssen, die unterschiedliche Anforderungen erfüllen müssen:

Typische, unzulässige Beschlüsse

• Bei einem teilungserklärungswidrigen Beschluss wird gegen Regelungen der Teilungserklärung verstoßen. Solche Beschlüsse sind nicht von vornherein nichtig, sondern zunächst nur anfechtbar. Wenn sie vor Gericht nicht zu Fall gebracht werden, werden sie gültig.
• Wenn die Gemeinschaft in Kernbereiche der Teilungserklärung oder der Gemeinschaftsordnung eingreifen möchte, wie zum Beispiel bei der Begründung von Sondernutzungsrechten oder der Einführung von Verfahren, die dem Gesetz widersprechen, ist ein nicht angefochtener Mehrheitsbeschluss nichtausreichend. Hier ist ein notariell beurkundeter teilungserklärungs- bzw. gesetzesändernder Beschluss erforderlich, der von allen Eigentümern unterschrieben und ins Grundbuch eingetragen werden muss. Mehrheitliche Beschlüsse zu Themen, die bereits in der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung geregelt sind und um zusätzliche Punkte ergänzt werden sollen, sind ebenfalls nichtig und unzulässig, da sie einer Allstimmigkeit bedürfen.
• Alle anderen Beschlüsse, insbesondere in Bezug auf die ordnungsgemäße Verwaltung, unterliegen der Beschlusskompetenz der Gemeinschaft und können mehrheitlich beschlossen werden. Dies gilt seit dem 1. Dezember 2020 auch für bauliche Veränderungen.
• Vor der Novellierung des WEG im Jahr 2007 und der Reform im Jahr 2020 waren "Zitterbeschlüsse" im Bereich baulicher Veränderungen häufig anzutreffen. Solche Beschlüsse wurden gültig, wenn sie nicht vor Gericht angefochten wurden.
• Die Bestellung von mehr oder weniger als drei Beiräten war unter dem Gesichtspunkt des Zitterbeschlusses bis etwa 2010 noch möglich. Seit dem 30. November 2020 ist dies jedoch nicht mehr der Fall.
• Wenn mehrheitliche Beschlüsse in die Kernbereiche der Eigentumsrechte eingreifen, wie z.B. bei der Verleihung oder dem Entzug von Miteigentumsanteilen, ist die Eigentümerversammlung nicht zuständig und hat keine Beschlusskompetenz.
• Früher gab es die Auffassung, dass die Eigentümergemeinschafteinen Verwalter nicht durch Mehrheitsbeschluss entlasten kann, da dies dem einzelnen Eigentümer die Möglichkeit nimmt, eventuelle Schadensersatzansprüche für die vergangene und betroffene Verwalterperiode geltend zu machen. Diese Auffassung wird heute jedoch nicht mehr vertreten.

Der Verwalter ist verpflichtet, das Beschlussergebnis zu verkünden.

Ergebnisprotokoll und Ablaufprotokoll bei Versammlungen

Gemäß Gesetz muss der Verwalter nach einer Versammlung ein Ergebnisprotokoll erstellen, in dem die gefassten Beschlüsse dokumentiert werden. Die Erstellung eines Ablaufprotokolls, das den Diskussionsverlauf enthält, ist optional und nicht vorgeschrieben. Die Beschlussergebnisfeststellung hat jedoch eine wichtige Bedeutung und muss protokolliert werden.

Beider Auszählung der Ja- und Neinstimmen dürfen Enthaltungen nicht mitgezählt werden. Der Verwalter muss auch die Stimmrechtsausschlüsse und die ordnungsgemäß vertretenen Stimmen berücksichtigen. Die Subtraktionsmethode ist bei klaren Stimmenverhältnissen erlaubt.

Anfechtung eines Beschlusses

Da ein Negativ-Beschluss ebenfalls Beschlussqualität hat, kann er innerhalb eines Monats angefochten werden. In diesem Fall kann eine Beschlussersetzungsklage gemäß § 44 eingereicht werden, die den Eigentümer zur Umsetzung des begehrten Beschlussinhalts verpflichtet.

Beschlüsse, soweit sie nicht von vornherein mangels Beschlusskompetenz der Gemeinschaft nichtig sind, sind zunächst auch als fehlerhaft zustande gekommene Beschlüsse gültig. Sie werden erst dann ungültig, wenn ein Eigentümer einen solchen Beschluss binnen eines Monats (§ 45 [neu]) nach Beschlussfassung durch Antrag beim zuständigen Gericht anficht, die Ungültigerklärung begehrt und das Gericht eine solche Ungültigerklärung in seiner Beschlussentscheidung ausspricht (§ 23 Abs. 4 in Verbindung mit § 44).

Zuvor wurde in Wohnungseigentumsangelegenheiten eine Entscheidung des zuständigen Amtsgerichtsgetroffen, den „Beschluss". Gegen diesen Beschluss war binnen zwei Wochen die Anrufung der Instanz beim Landgericht zulässig. Diese zweite Instanz wird als „Beschwerdeverfahren" bezeichnet. Auch hier erging wieder Beschluss. Gegen diese Entscheidung war dann die dritte Instanz, die „sofortige weitere Beschwerde", gegeben, die zum Oberlandesgericht

Das Protokoll

Das Protokoll der Eigentümerversammlung ist vom Verwalter, vom Beiratsvorsitzenden und von einem weiteren Eigentümer zu unterschreiben (§ 24 Abs. 6).

Obwohl das Gesetz keine Versendungspflicht bezüglich des Protokolls vorschreibt, ergibt sich diese regelmäßig aus den üblicherweise verwendeten Verwalterverträgen. Es wird erwartet, dass ein Protokoll so rechtzeitig versandt wird, dass einem Eigentümer noch eine Woche bis zum Ablauf der einmonatigen Anfechtungsfrist zur Prüfung verbleibt.

Beschlusssammlung

Mit Inkrafttreten der WEG-Novelle 2007 hatte der Verwalter gemäß § 24 Abs. 7 eine sogenannte Beschluss-Sammlung zu führen. Diese erschöpft sich gerade nicht in der Aneinanderreihung der Beschlussprotokolle. Sie soll den Wortlaut der in der Versammlung der Eigentümer verkündeten Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Versammlung enthalten. Soweit schriftlich beschlossen wurde, sind auch Ort und Datum der Verkündung anzugeben und ggf. die Urteilsformeln der gerichtlichen Entscheidung in einem Rechtsstreit mit Nennung von Datum, Gericht und Parteien. Dabei sind die Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen fortlaufend nummeriert einzutragen.

Die Beschlusssammlung soll es ermöglichen, angefochtene respektive aufgehobene oder abgeänderte Beschlüsse entsprechend zu vermerken und auch Eintragungen zulöschen. Entsprechende Vermerke, Eintragungen und Löschungen sind vom Verwalterunverzüglich zu erledigen und mit Datum zu versehen. Hintergrund dieser sehr ausführlichen Darstellung einer Beschluss-Sammlung waren die ursprünglichen Vorschläge, Beschlüsse im Grundbuch einzutragen. Dagegen haben sich die Grundbuchämter mit Erfolg gewehrt, unter anderem auch mit Hinweis auf den außerordentlichen Führungsaufwand. Genau mit dem gegenteiligen Argument, nämlich dass die Beschluss-Sammlung dem Verwalter keine besondere Mühe bereite, wurde ihm nun diese Aufgabe übertragen. Mit der Reform 2020 kam es nun doch zu einer Rückbesinnung, hinsichtlich der Eintragung von Beschlüssen im Grundbuch.

Rückbesinnung auf Eintragung von Beschlüssen im Grundbuch

Mit der Reform 2020 gab es eine Rückbesinnung auf die Eintragung von Beschlüssen im Grundbuch. Dies gilt insbesondere dann, wenn aufgrund einer Öffnungsklausel in der Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung ein Beschluss gefasst werden durfte, der das Verhältnis der Wohnungseigentümer betrifft. Dies ist in § 5 Abs. 4 in Verbindung mit § 7 Abs. 2 geregelt. In einem solchen Fall muss das Beschlussprotokoll mit öffentlich beglaubigten Unterschriften versehen werden und der Eintragungsantrag wird von der WEG vertreten durch den Verwaltergestellt.

Der Zweck der Eintragung von Beschlüssen im Grundbuch besteht darin, die Informationsmöglichkeiten für die Eigentümer, einen neuen Verwalter oder auch Dritte, die dazu ermächtigt sind, zu verbessern. Zum Beispiel können Erwerber auf diese Weise über frühere Beschlüsse informiert werden. Aus den amtlichen Begründungen (BT- Drucksache 16/887, S. 33 ff.) geht hervor, dass die Wortwahl der Gesetzgebung auch weiterhin deutlich an der Sprache des Grundbuchs orientiert ist. Eintragungen, Vermerke und Löschungen werden auch dort durchgeführt und mit Datum und einem Handzeichen versehen.

Bedeutung der Aktualität der Beschluss-Sammlung

Der Gesetzgeber legt auch besonderen Wert auf die Aktualität der Beschluss-Sammlung, wie aus § 24 Abs. 7 S. 7 hervorgeht. Eine zeitnahe Eintragung von Beschlüssen in das Grundbuch ermöglicht es den Eigentümern, den aktuellen Stand der Beschluss-Sammlung einzusehen und sich über getroffene Entscheidungen zu informieren.

Ergebnisprotokoll und Ablaufprotokoll bei Versammlungen

Gemäß Gesetz muss der Verwalter nach einer Versammlung ein Ergebnisprotokoll erstellen, in dem die gefassten Beschlüsse dokumentiert werden. Die Erstellung eines Ablaufprotokolls, das den Diskussionsverlauf enthält, ist optional und nicht vorgeschrieben. Die Beschlussergebnisfeststellung hat jedoch eine wichtige Bedeutung und muss protokolliert werden.

Beider Auszählung der Ja- und Neinstimmen dürfen Enthaltungen nicht mitgezählt werden. Der Verwalter muss auch die Stimmrechtsausschlüsse und die ordnungsgemäß vertretenen Stimmen berücksichtigen. Die Subtraktionsmethode ist bei klaren Stimmenverhältnissen erlaubt.

Anfechtung eines Beschlusses

Da ein Negativ-Beschluss ebenfalls Beschlussqualität hat, kann er innerhalb eines Monats angefochten werden. In diesem Fall kann eine Beschlussersetzungsklage gemäß § 44 eingereicht werden, die den Eigentümer zur Umsetzung des begehrten Beschlussinhalts verpflichtet.

Beschlüsse, soweit sie nicht von vornherein mangels Beschlusskompetenz der Gemeinschaft nichtig sind, sind zunächst auch als fehlerhaft zustande gekommene Beschlüsse gültig. Sie werden erst dann ungültig, wenn ein Eigentümer einen solchen Beschluss binnen eines Monats (§ 45 [neu]) nach Beschlussfassung durch Antrag beim zuständigen Gericht anficht, die Ungültigerklärung begehrt und das Gericht eine solche Ungültigerklärung in seiner Beschlussentscheidung ausspricht (§ 23 Abs. 4 in Verbindung mit § 44).

Zuvor wurde in Wohnungseigentumsangelegenheiten eine Entscheidung des zuständigen Amtsgerichtsgetroffen, den „Beschluss". Gegen diesen Beschluss war binnen zwei Wochen die Anrufung der Instanz beim Landgericht zulässig. Diese zweite Instanz wird als „Beschwerdeverfahren" bezeichnet. Auch hier erging wieder Beschluss. Gegen diese Entscheidung war dann die dritte Instanz, die „sofortige weitere Beschwerde", gegeben, die zum Oberlandesgericht

Das Protokoll

Das Protokoll der Eigentümerversammlung ist vom Verwalter, vom Beiratsvorsitzenden und von einem weiteren Eigentümer zu unterschreiben (§ 24 Abs. 6).

Obwohl das Gesetz keine Versendungspflicht bezüglich des Protokolls vorschreibt, ergibt sich diese regelmäßig aus den üblicherweise verwendeten Verwalterverträgen. Es wird erwartet, dass ein Protokoll so rechtzeitig versandt wird, dass einem Eigentümer noch eine Woche bis zum Ablauf der einmonatigen Anfechtungsfrist zur Prüfung verbleibt.

Beschlusssammlung

Mit Inkrafttreten der WEG-Novelle 2007 hatte der Verwalter gemäß § 24 Abs. 7 eine sogenannte Beschluss-Sammlung zu führen. Diese erschöpft sich gerade nicht in der Aneinanderreihung der Beschlussprotokolle. Sie soll den Wortlaut der in der Versammlung der Eigentümer verkündeten Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Versammlung enthalten. Soweit schriftlich beschlossen wurde, sind auch Ort und Datum der Verkündung anzugeben und ggf. die Urteilsformeln der gerichtlichen Entscheidung in einem Rechtsstreit mit Nennung von Datum, Gericht und Parteien. Dabei sind die Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen fortlaufend nummeriert einzutragen.

Die Beschlusssammlung soll es ermöglichen, angefochtene respektive aufgehobene oder abgeänderte Beschlüsse entsprechend zu vermerken und auch Eintragungen zulöschen. Entsprechende Vermerke, Eintragungen und Löschungen sind vom Verwalterunverzüglich zu erledigen und mit Datum zu versehen. Hintergrund dieser sehr ausführlichen Darstellung einer Beschluss-Sammlung waren die ursprünglichen Vorschläge, Beschlüsse im Grundbuch einzutragen. Dagegen haben sich die Grundbuchämter mit Erfolg gewehrt, unter anderem auch mit Hinweis auf den außerordentlichen Führungsaufwand. Genau mit dem gegenteiligen Argument, nämlich dass die Beschluss-Sammlung dem Verwalter keine besondere Mühe bereite, wurde ihm nun diese Aufgabe übertragen. Mit der Reform 2020 kam es nun doch zu einer Rückbesinnung, hinsichtlich der Eintragung von Beschlüssen im Grundbuch.

Rückbesinnung auf Eintragung von Beschlüssen im Grundbuch

Mit der Reform 2020 gab es eine Rückbesinnung auf die Eintragung von Beschlüssen im Grundbuch. Dies gilt insbesondere dann, wenn aufgrund einer Öffnungsklausel in der Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung ein Beschluss gefasst werden durfte, der das Verhältnis der Wohnungseigentümer betrifft. Dies ist in § 5 Abs. 4 in Verbindung mit § 7 Abs. 2 geregelt. In einem solchen Fall muss das Beschlussprotokoll mit öffentlich beglaubigten Unterschriften versehen werden und der Eintragungsantrag wird von der WEG vertreten durch den Verwaltergestellt.

Der Zweck der Eintragung von Beschlüssen im Grundbuch besteht darin, die Informationsmöglichkeiten für die Eigentümer, einen neuen Verwalter oder auch Dritte, die dazu ermächtigt sind, zu verbessern. Zum Beispiel können Erwerber auf diese Weise über frühere Beschlüsse informiert werden. Aus den amtlichen Begründungen (BT- Drucksache 16/887, S. 33 ff.) geht hervor, dass die Wortwahl der Gesetzgebung auch weiterhin deutlich an der Sprache des Grundbuchs orientiert ist. Eintragungen, Vermerke und Löschungen werden auch dort durchgeführt und mit Datum und einem Handzeichen versehen.

Bedeutung der Aktualität der Beschluss-Sammlung

Der Gesetzgeber legt auch besonderen Wert auf die Aktualität der Beschluss-Sammlung, wie aus § 24 Abs. 7 S. 7 hervorgeht. Eine zeitnahe Eintragung von Beschlüssen in das Grundbuch ermöglicht es den Eigentümern, den aktuellen Stand der Beschluss-Sammlung einzusehen und sich über getroffene Entscheidungen zu informieren.