Sind Verwaltergebühren umlagefähig? So senken Sie als Eigentümer/-in Ihre Nebenkosten

Die Frage, ob Verwaltergebühren umlegbar sind, beschäftigt viele Eigentümer/-innen, insbesondere wenn es darum geht, die Nebenkosten für Mieter/-innen korrekt und rechtssicher abzurechnen. In diesem Artikel erfahren Sie, in welchen Fällen die Verwaltungskosten auf Mieter/-innen umgelegt werden dürfen, was der Unterschied zwischen WEG-Verwaltung und Mietverwaltung ist, und wie Sie als Eigentümer/-in Ihre Immobilie effizient und kostensparend verwalten.

Was versteht man unter Verwaltergebühren?

Verwaltergebühren sind die Entgelte, die ein/e Verwalter/-in für die Durchführung der Verwaltungsaufgaben Ihrer Immobilie erhält. Diese Aufgaben können je nach Art der Verwaltung sehr unterschiedlich ausfallen. Bei der WEG-Verwaltung steht die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums im Vordergrund, während die Mietverwaltung sich um die Belange der Vermietung, wie z. B. Mietzahlungen, Betriebskostenabrechnungen oder Mieterwechsel, kümmert.

Die Hausverwaltung stellt dem/der Eigentümer/-in für diese Leistungen eine monatliche Pauschale oder ein vereinbartes Honorar in Rechnung. Diese sogenannten Verwaltungskosten betreffen entweder die gesamte Eigentümergemeinschaft oder – bei vermieteten Einheiten – individuell den/die Eigentümer/-in einer Wohnung.

Umlagefähig oder nicht? Die rechtlichen Grundlagen

Ob Verwaltergebühren umlagefähig sind, hängt von der Art der Kosten und der Verwaltung ab. Grundsätzlich unterscheidet die Rechtsprechung – insbesondere der Bundesgerichtshof (BGH) – zwischen umlagefähigen Betriebskosten und nicht umlagefähigen Verwaltungskosten. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt dabei klar, welche Kostenarten auf Mieter/-innen umgelegt werden dürfen.

Verwaltergebühren gehören in der Regel nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten. Sie zählen laut § 1 Abs. 2 BetrKV zu den Verwaltungskosten und sind damit grundsätzlich nicht umlagefähig. Eine Ausnahme besteht jedoch bei bestimmten Konstellationen oder vertraglichen Regelungen.

Unterschied zwischen WEG-Verwaltung und Mietverwaltung

In einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) beauftragen die Eigentümer/-innen gemeinschaftlich eine Hausverwaltung mit der Betreuung des Gemeinschaftseigentums. Die dabei entstehenden Verwaltungskosten werden über das Hausgeld abgedeckt und betreffen alle Mitglieder der Eigentümergemeinschaft. Diese Verwalterkosten sind nicht umlagefähig auf Mieter/-innen, da sie dem Erhalt und der Organisation des Gemeinschaftseigentums dienen.

Bei der Mietverwaltung hingegen handelt es sich um Leistungen, die direkt dem vermietenden Eigentumsteil zugeordnet sind – zum Beispiel die Betreuung von Wohnungsmieter/-innen, die Buchhaltung einzelner Mietzahlungen oder die Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Auch hier gilt: Die Verwaltungskosten zählen zu den nicht umlagefähigen Positionen, es sei denn, es wurde etwas anderes im Mietvertrag geregelt.

Welche Kostenarten sind laut Betriebskostenverordnung umlagefähig?

Damit Sie als Eigentümer/-in sicher sein können, welche Kosten auf Ihre Mieter/-innen umgelegt werden dürfen, lohnt ein Blick in die Betriebskostenverordnung. Umlagefähig sind unter anderem:

• Wasserversorgung
• Heizung und Warmwasser
• Grundsteuer
• Gebäudereinigung
• Müllentsorgung
• Gartenpflege
• Aufzugsbetrieb
• Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen

Verwaltergebühren tauchen in dieser Liste nicht auf. Sie gelten als separater Kostenblock innerhalb der Hausverwaltungskosten und dürfen demnach nicht ohne Weiteres auf Mieter/-innen übertragen werden.

Mehr Infos zu diesem Thema finden Sie in diesem Blogartikel: Welche umlagefähigen Nebenkosten kann ich auf meine Mieterinnen und Mieter umlegen?

Wann können Verwaltergebühren doch auf Mieter/-innen umgelegt werden?

In Einzelfällen kann es möglich sein, Verwaltungskosten auf Mieter/-innen umzulegen, insbesondere im gewerblichen Bereich oder bei individuell vereinbarten Regelungen im Mietvertrag. Bei Gewerbemietern gibt es mehr vertragliche Freiheit, sodass die Parteien auch die Umlage von Verwaltungskosten pauschal oder anteilig vereinbaren können.

Bei Wohnraummietverträgen hingegen ist die Umlagefähigkeit von Verwaltungskosten an strenge rechtliche Voraussetzungen gebunden. Eine pauschale Verwaltungskostenumlage kann nur dann verlangt werden, wenn dies explizit und wirksam im Mietvertrag geregelt wurde und der Mietvertrag vor dem Hintergrund der geltenden Rechtsprechung formuliert ist. Selbst dann muss klar zwischen Betriebskosten und Verwaltungskosten unterschieden werden.

Der Einfluss des BGH auf die Verwaltungskosten-Umlage

Der Bundesgerichtshof hat in mehreren Entscheidungen deutlich gemacht, dass Verwaltungskosten – einschließlich der Verwaltergebühren – im Rahmen der Wohnraummiete nicht umlagefähig sind, wenn es dafür keine ausdrückliche gesetzliche Grundlage gibt. Die Kosten für den/die Verwalter/-in gelten als Teil der allgemeinen Bewirtschaftungskosten der Immobilie und müssen vom/von der Vermieter/-in getragen werden.

Diese Rechtsprechung schützt Mieter/-innen davor, mit zusätzlichen Kosten belastet zu werden, die nicht mit dem laufenden Betrieb des Gebäudes, sondern mit dessen Verwaltung zusammenhängen. Für Sie als Eigentümer/-in bedeutet das: Eine Umlage der Verwalterkosten ist im Regelfall nicht möglich, es sei denn, es liegt eine spezielle vertragliche Regelung vor, etwa bei gewerblichen Einheiten.

Strategien zur indirekten Kostenoptimierung für Eigentümer/-innen

Auch wenn Verwaltergebühren nicht direkt auf Mieter/-innen umgelegt werden können, gibt es dennoch Möglichkeiten, die Gesamtnebenkosten zu senken und die Rendite Ihrer Immobilie zu verbessern:

• Effiziente Auswahl der Hausverwaltung: Holen Sie mehrere Angebote ein, vergleichen Sie nicht nur Preise, sondern auch Leistungen und Referenzen. Eine kosteneffiziente Verwaltung mit klarer Aufgabenverteilung spart langfristig Geld.
• Leistungsorientierte Verträge: Achten Sie bei der Vertragsgestaltung darauf, dass die Aufgaben und Kosten transparent definiert sind. Vermeiden Sie undifferenzierte Pauschalen, die schlecht überprüfbar sind.
• Digitalisierung der Verwaltungsaufgaben: Nutzen Sie digitale Tools für Buchhaltung, Abrechnungen und Kommunikation. Viele moderne Hausverwaltungen bieten inzwischen Plattformlösungen an, die Verwaltungsaufwand und Kosten senken.
• Verwaltungskosten als Werbungskosten ansetzen: Bei vermieteten Wohnungen können Sie Verwaltergebühren steuerlich geltend machen. Dies reduziert Ihre steuerliche Belastung und verbessert Ihre Gesamtrendite.

Wie wirkt sich die Umlagefähigkeit auf die Nebenkostenabrechnung aus?

Die Nebenkostenabrechnung darf nur solche Kostenarten enthalten, die laut Betriebskostenverordnung umlagefähig sind oder im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurden. Die Verwaltergebühren sind daher dort nicht zu listen, wenn Sie ausschließlich Wohnraummieter/-innen betreuen.

Ein häufiger Fehler in der Praxis ist es, Verwaltungskosten – versehentlich oder bewusst – als „Sonstige Betriebskosten“ in die Abrechnung aufzunehmen. Der BGH hat in mehreren Urteilen klargestellt, dass dies unzulässig ist, wenn keine eindeutige mietvertragliche Grundlage besteht.

Was bedeutet das für gewerbliche Mietverhältnisse?

Gewerbemieter/-innen unterliegen nicht den engen Vorgaben der Betriebskostenverordnung. Hier gilt Vertragsfreiheit. Das bedeutet: Als Vermieter/-in können Sie in Gewerbemietverträgen Verwaltergebühren – auch pauschal – auf Mieter/-innen umlegen, sofern dies eindeutig und transparent geregelt ist.

Das schafft für Eigentümer/-innen von gemischt genutzten Immobilien (z. B. Wohnen + Gewerbe) eine Differenzierungsmöglichkeit. Wichtig ist hierbei die korrekte Verteilung und Abrechnung der Kosten nach Einheiten – nur der gewerblich genutzte Teil darf entsprechend belastet werden.

Praktische Tipps für Eigentümer/-innen zur Kostenvermeidung

Einige Maßnahmen können helfen, die Verwaltungskosten insgesamt gering zu halten, auch wenn eine direkte Umlage nicht möglich ist:

• Konsolidierung von Dienstleistern: Kombinieren Sie Hausmeister-, Reinigungs- und Verwaltungsleistungen, um Synergien zu nutzen.
• Wechsel der Hausverwaltung prüfen: Wenn die Leistungen nicht dem Preis entsprechen, ist ein Wechsel der Verwaltung unter Einhaltung der Kündigungsfristen sinnvoll.
• Verhandeln statt hinnehmen: Auch bestehende Verwaltungsverträge lassen sich oft neu verhandeln oder um flexible Bausteine ergänzen.
• Eigenverwaltung prüfen: Bei kleinen Objekten oder ausreichender Erfahrung kann sich die Selbstverwaltung lohnen – insbesondere zur Senkung der Verwaltungskostenpauschale.

Häufige Fragen von Eigentümer/-innen zur Umlagefähigkeit von Verwaltergebühren

Ist die Umlage von Verwalterkosten bei neuen Mietverträgen möglich?

Nur, wenn diese ausdrücklich im Mietvertrag aufgeführt und klar von den Betriebskosten abgegrenzt sind. Bei Standardmietverträgen im Wohnraumbereich ist dies nicht üblich und auch rechtlich angreifbar.

Was passiert, wenn Verwalterkosten trotzdem in der Nebenkostenabrechnung erscheinen?

Mieter/-innen können diesen Posten beanstanden und die Rückzahlung verlangen. Im Streitfall kann dies zu gerichtlichen Auseinandersetzungen führen.

Wie hoch sind übliche Verwaltergebühren?

Die Verwaltungskosten variieren je nach Lage, Größe und Zustand der Immobilie sowie dem Leistungsumfang der Hausverwaltung. In der Praxis liegen sie meist zwischen 20 – 30 € monatlich pro Einheit.

Fazit – Verwaltergebühren richtig einordnen und Nebenkosten optimieren

Für Sie als Eigentümer/-in ist es wichtig, die Unterscheidung zwischen Verwaltungskosten und Betriebskosten zu verstehen. Nur Letztere sind gemäß Betriebskostenverordnung umlagefähig. Verwaltergebühren gehören in der Regel zu den nicht umlagefähigen Verwaltungskosten und müssen selbst getragen werden – es sei denn, es handelt sich um gewerbliche Mietverhältnisse mit entsprechender vertraglicher Regelung.

Um dennoch wirtschaftlich zu handeln und Ihre Rendite zu steigern, sollten Sie aktiv an der Auswahl, Verhandlung und Kontrolle Ihrer Hausverwaltung mitwirken. Eine transparente, effiziente und digitale Verwaltung kann helfen, Kosten zu reduzieren – auch wenn sie nicht direkt auf Mieter/-innen umgelegt werden können.

Je besser Sie über die rechtlichen Rahmenbedingungen und strategischen Optionen informiert sind, desto gezielter können Sie Verwaltungskosten kontrollieren, die Nebenkostenstruktur optimieren und Ihre Immobilie langfristig erfolgreich betreiben.

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