Hausverwaltung reagiert nicht: Was Eigentümer jetzt tun können

Die dritte E-Mail zum feuchten Fleck im Treppenhaus ist unbeantwortet, am Telefon läuft nur die Bandansage, und die Jahresabrechnung für das Vorjahr fehlt immer noch. Wer in dieser Lage wartet, verliert Zeit, und bei einem Schaden am Gemeinschaftseigentum kostet jede Woche Geld.

Dieser Leitfaden zeigt, was Sie als Wohnungseigentümer/-in tun können, wenn die Hausverwaltung nicht reagiert: welcher Schritt zu welcher Lage passt, wie Sie mit Frist, Beirat und Eigentümerversammlung Druck aufbauen, gegen wen sich Ihre Ansprüche richten und wann ein Wechsel der Verwaltung der richtige Weg ist. Drei Mustertexte können Sie direkt übernehmen.

Was tun, wenn die Hausverwaltung nicht reagiert?Link to this section

Fordern Sie die Verwaltung schriftlich mit einer konkreten Frist auf und dokumentieren Sie jeden Kontaktversuch. Bleibt sie untätig, schalten Sie den Verwaltungsbeirat ein und verlangen eine Eigentümerversammlung, auf der die Gemeinschaft eine Weisung, eine Abmahnung oder die Abberufung beschließt. Droht dem Gemeinschaftseigentum ein akuter Schaden, dürfen Sie die nötigen Notmaßnahmen selbst veranlassen (§ 18 Abs. 3 WEG).

Der übliche Weg hat fünf Stufen:

1. Schriftlich auffordern: Anliegen, bisherige Anfragen und eine Frist von etwa zwei Wochen nennen.
2. Beirat einschalten: Die oder der Beiratsvorsitzende schreibt der Verwaltung für alle Eigentümer/-innen und nennt einen letzten Termin.
3. Versammlung verlangen: Mehr als ein Viertel der Eigentümer/-innen kann die Einberufung verlangen (§ 24 Abs. 2 WEG).
4. Beschließen: Weisung, Abmahnung oder Abberufung, die jederzeit möglich ist (§ 26 Abs. 3 WEG).
5. Gericht: Klage gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht gegen die Verwaltung.

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Ist die WEG-Verwaltung überhaupt zuständig?Link to this section

Bevor Sie eskalieren, lohnt ein kurzer Blick auf die Zuständigkeit. Die WEG-Verwaltung kümmert sich um das Gemeinschaftseigentum: Dach, Fassade, Treppenhaus, Leitungen bis zur Abzweigung in die Wohnung, Heizungsanlage, Versicherungen, Hausgeld und Abrechnung. Für alles, was zu Ihrem Sondereigentum gehört, ist sie nicht zuständig.

Typische Missverständnisse:

• Defekt in der eigenen Wohnung: Ein tropfender Wasserhahn oder ein kaputter Bodenbelag ist Sache der Eigentümerin oder des Eigentümers. Die Grenze erklärt unser Beitrag zum Gemeinschaftseigentum.
• Vermietete Wohnung: Mieterwechsel, Nebenkostenabrechnung für die Mieter/-innen und Mängel in der Wohnung betreut eine Sondereigentumsverwaltung oder Sie selbst, nicht die WEG-Verwaltung. Oft ist es dieselbe Firma, aber ein anderer Vertrag.
• Streit mit einem Nachbarn: Die Verwaltung vermittelt nicht in privaten Konflikten. Sie muss nur handeln, wenn es um die Hausordnung oder das Gemeinschaftseigentum geht.

Ist die Verwaltung zuständig und reagiert trotzdem nicht, gilt der Plan unten.

Wie schnell muss eine Hausverwaltung antworten?Link to this section

Eine gesetzliche Antwortfrist gibt es nicht. Entscheidend ist der Verwaltervertrag, der häufig Sprechzeiten, Erreichbarkeit im Notfall und Bearbeitungszeiten regelt. Lesen Sie ihn, bevor Sie eine Frist setzen: Eine Verletzung vertraglich zugesagter Reaktionszeiten ist später ein starkes Argument.

Für Eiliges ist die Lage klarer. Die Verwaltung ist verpflichtet, die Maßnahmen zu treffen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind (§ 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG). Ein Wasserrohrbruch im Keller oder eine ausgefallene Heizung im Winter verträgt kein Warten auf die nächste Bürowoche.

Welcher Schritt passt zu Ihrer Lage?Link to this section

Nicht jede Funkstille ist gleich. Je nach Anliegen gibt es eine andere Rechtsgrundlage und einen anderen ersten Schritt.

Notfall: Schaden droht jetzt

Jede Eigentümerin und jeder Eigentümer darf ohne Zustimmung der anderen die Maßnahmen treffen, die nötig sind, um einen unmittelbar drohenden Schaden am Gemeinschaftseigentum abzuwenden (§ 18 Abs. 3 WEG). Das heißt: Wasser abstellen, einen Notdienst rufen, ein Leck provisorisch abdichten lassen. Eine Sanierung gehört nicht dazu. Dokumentieren Sie den Schaden mit Fotos und Uhrzeit, informieren Sie die Verwaltung und den Beirat schriftlich und heben Sie Rechnungen auf. Die Kosten einer berechtigten Notmaßnahme können Sie in der Regel von der Gemeinschaft ersetzt verlangen. Beschränken Sie sich deshalb auf das, was den Schaden aufhält.

Eine Anfrage oder Schadensmeldung bleibt liegen

Das ist der häufigste Fall. Beginnen Sie mit Stufe 1, der schriftlichen Aufforderung mit Frist. Schreiben Sie per E-Mail und, wenn Sie einen Nachweis brauchen, zusätzlich per Einwurf-Einschreiben.

Ein Beschluss wird nicht umgesetzt

Die Versammlung hat zum Beispiel die Dachreparatur beschlossen, doch Monate später ist nichts passiert. Seit der WEG-Reform richtet sich Ihr Anspruch auf Durchführung gegen die Gemeinschaft, nicht gegen die Verwaltung (BGH, 16.12.2022, V ZR 263/21). Praktisch heißt das: Beirat einschalten, in der nächsten Versammlung eine Weisung mit Termin beschließen und den Stand im Protokoll festhalten. Welche Beschlüsse gelten, steht in der Beschluss-Sammlung.

Jahresabrechnung oder Wirtschaftsplan fehlt

Die Verwaltung muss für jedes Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan und nach Ablauf eine Jahresabrechnung aufstellen (§ 28 Abs. 1 und 2 WEG), dazu einen Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG). Ein festes Datum nennt das Gesetz nicht; oft regelt es der Verwaltervertrag. Fehlt die Jahresabrechnung dauerhaft, ist das ein gewichtiger Grund für eine Abmahnung oder Abberufung.

Es findet keine Eigentümerversammlung statt

Die Verwaltung muss mindestens einmal im Jahr einladen (§ 24 Abs. 1 WEG). Verlangen mehr als ein Viertel der Eigentümer/-innen eine Versammlung in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen, muss sie einberufen (§ 24 Abs. 2 WEG). Weigert sie sich pflichtwidrig, darf die oder der Beiratsvorsitzende, die Vertretung oder ein per Beschluss ermächtigter Eigentümer selbst einladen (§ 24 Abs. 3 WEG). Wie Sie eine außerordentliche Eigentümerversammlung vorbereiten, lesen Sie in unserem eigenen Beitrag.

Sie erhalten keine Einsicht in die Unterlagen

Jede Eigentümerin und jeder Eigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen, also Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge und Protokolle (§ 18 Abs. 4 WEG). Nennen Sie im Schreiben die Unterlagen, die Sie sehen möchten, und schlagen Sie zwei Termine vor.

Der Eskalationsplan: vom ersten Schreiben bis zur AbberufungLink to this section

Rechnen Sie vom ersten Schreiben bis zum Beschluss über eine Abberufung mit etwa sechs bis acht Wochen. Der längste Posten ist die Ladungsfrist zur Versammlung von in der Regel mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG).

Stufe 1: Dokumentieren und schriftlich auffordern (Woche 0)

Legen Sie eine Liste an: Datum, Kanal, Inhalt und Antwort jeder Anfrage. Dann folgt ein sachliches Schreiben mit einer konkreten Frist. Zwei Wochen sind für normale Anliegen angemessen, bei Schäden kürzer.

Muster: Aufforderung mit Frist

Sehr geehrte Damen und Herren, am [Datum] und am [Datum] habe ich Sie über [Anliegen, z. B. Feuchtigkeit an der Decke im Treppenhaus 2. OG] informiert. Eine Antwort habe ich bisher nicht erhalten. Ich bitte Sie, mir bis zum [Datum, ca. 14 Tage] mitzuteilen, welche Schritte Sie veranlasst haben und bis wann das Anliegen erledigt ist. Eine Kopie dieses Schreibens geht an den Verwaltungsbeirat. Mit freundlichen Grüßen, [Name, Wohnung]

Stufe 2: Den Verwaltungsbeirat einschalten (Woche 2)

Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht die Verwaltung (§ 29 Abs. 2 WEG). Gegenüber der Verwaltung vertritt die oder der Vorsitzende die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 2 WEG). Post vom Beirat hat deshalb mehr Gewicht als ein Brief von Ihnen allein. Bitten Sie den Beirat, die Verwaltung mit einer letzten kurzen Frist aufzufordern und das Thema auf die nächste Tagesordnung zu setzen. Gibt es keinen Beirat, schließen Sie sich mit anderen Eigentümer/-innen zusammen.

Stufe 3: Eine Versammlung verlangen (Woche 3 bis 4)

Sammeln Sie die Unterschriften von mehr als einem Viertel der Eigentümer/-innen. Gezählt wird nach Köpfen, nicht nach Miteigentumsanteilen.

Muster: Verlangen einer Eigentümerversammlung nach § 24 Abs. 2 WEG

Sehr geehrte Damen und Herren, die unterzeichnenden Wohnungseigentümer/-innen der WEG [Adresse] verlangen die Einberufung einer Eigentümerversammlung. Zweck: Beschlussfassung über [z. B. die Durchführung der am (Datum) beschlossenen Dachreparatur, eine Abmahnung der Verwaltung, die Abberufung der Verwaltung und die Bestellung einer neuen Verwaltung]. Gründe: [kurze Darstellung mit Daten der unbeantworteten Anfragen]. Wir bitten um Einladung innerhalb von zwei Wochen. [Namen, Wohnungen, Unterschriften]

Reagiert die Verwaltung auch darauf nicht, lädt der Beirat ein (§ 24 Abs. 3 WEG). Die Fristen erklärt unser Beitrag zur Einberufungsfrist der Eigentümerversammlung.

Stufe 4: Weisung, Abmahnung oder Abberufung beschließen (Woche 6 bis 8)

Die Gemeinschaft hat drei Hebel, je nachdem, wie ernst die Lage ist:

• Weisung mit Termin: zum Beispiel „Die Verwaltung beauftragt die Dachreparatur bis zum 30. November und berichtet dem Beirat schriftlich.“
• Abmahnung: dokumentiert die Pflichtverletzungen und kündigt Konsequenzen an. Sie ist rechtlich nicht Voraussetzung für eine Abberufung, macht eine spätere Entscheidung aber nachvollziehbar.
• Abberufung: Die Gemeinschaft kann die Verwaltung jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen, ein wichtiger Grund ist nicht nötig. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate danach (§ 26 Abs. 3 WEG). Details stehen in unseren Beiträgen zur Abberufung des Verwalters und dazu, wie Sie die Hausverwaltung kündigen.

Muster: Beschlussantrag Abberufung

Die Eigentümer/-innen beschließen die Abberufung der [Name der Verwaltung] als Verwalterin mit Wirkung zum [Datum]. Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats wird ermächtigt, den Verwaltervertrag zu beenden und die Herausgabe aller Unterlagen zu verlangen.

Holen Sie vor dieser Versammlung zwei oder drei Angebote neuer Verwaltungen ein, damit Abberufung und Neubestellung in derselben Sitzung beschlossen werden können. Eine Gemeinschaft ohne Verwaltung wird von allen Eigentümer/-innen gemeinsam vertreten (§ 9b Abs. 1 WEG), was im Alltag kaum praktikabel ist. Was bei der Übergabe wichtig ist, zeigt unser Leitfaden zum Verwalterwechsel in der WEG.

Stufe 5: Rechtliche Schritte

Jede Eigentümerin und jeder Eigentümer kann von der Gemeinschaft eine ordnungsmäßige Verwaltung verlangen (§ 18 Abs. 2 WEG). Lehnt die Versammlung eine notwendige Entscheidung ab, kann das Gericht den Beschluss auf Klage fassen (Beschlussersetzungsklage, § 44 Abs. 1 WEG). Die Klage richtet sich gegen die Gemeinschaft (§ 44 Abs. 2 WEG). Auch die Abberufung kann ein einzelner Eigentümer gerichtlich erzwingen, allerdings nur, wenn das Festhalten an der Verwaltung nicht mehr vertretbar ist (BGH, 25.02.2022, V ZR 65/21). Lassen Sie sich vor einer Klage anwaltlich beraten. Welche weiteren Anlaufstellen es gibt, steht im Beitrag zur Beschwerdestelle gegen Hausverwaltungen.

Gegen wen richten sich Ihre Ansprüche?Link to this section

Gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE), nicht gegen die Verwaltung. Das überrascht viele, folgt aber aus der WEG-Reform von 2020: Die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums obliegt der Gemeinschaft (§ 18 Abs. 1 WEG), und die Verwaltung handelt als deren Organ.

Der Bundesgerichtshof hat das zweimal klargestellt. Die Pflicht, Beschlüsse umzusetzen, trifft die Gemeinschaft (BGH, 16.12.2022, V ZR 263/21). Und der Verwaltervertrag schützt einzelne Eigentümer/-innen nicht mehr unmittelbar: Entsteht Ihnen ein Schaden, weil die Verwaltung ihre Pflichten verletzt, verlangen Sie Ersatz von der Gemeinschaft, die sich das Verhalten der Verwaltung zurechnen lassen muss (BGH, 05.07.2024, V ZR 34/24). Die Gemeinschaft kann anschließend bei der Verwaltung Rückgriff nehmen.

Für Sie bedeutet das: Ansprüche gemeinsam über Beirat und Versammlung durchsetzen und Schäden genau belegen, zum Beispiel einen Feuchteschaden in Ihrer Wohnung, der durch eine verschleppte Dachreparatur entstanden ist.

Macht sich eine Hausverwaltung strafbar, wenn sie nicht reagiert?Link to this section

Nein, Untätigkeit allein ist keine Straftat. Sie ist eine Pflichtverletzung, die zu Schadensersatz, Abmahnung oder Abberufung führen kann. Strafbar wird es, wenn die Verwaltung ihre Befugnis über das Gemeinschaftsvermögen missbraucht oder ihre Vermögensbetreuungspflicht verletzt und der Gemeinschaft dadurch ein Nachteil entsteht, etwa durch Griffe in die Erhaltungsrücklage. Das ist Untreue (§ 266 StGB). Ist die Verwaltung plötzlich gar nicht mehr erreichbar und das Konto leer, lesen Sie unseren Beitrag zur insolventen Hausverwaltung.

Was können Vermieter/-innen und Mieter/-innen tun?Link to this section

Mieter/-innen haben einen Vertrag mit ihrem Vermieter oder ihrer Vermieterin, nicht mit der WEG-Verwaltung. Mängel zeigen sie deshalb dem Vermieter an, und zwar unverzüglich (§ 536c BGB). Der Vermieter muss die Wohnung in vertragsgemäßem Zustand erhalten (§ 535 Abs. 1 BGB). Ist die Tauglichkeit gemindert, mindert sich die Miete kraft Gesetzes (§ 536 BGB). Ist der Vermieter mit der Beseitigung in Verzug, dürfen Mieter/-innen den Mangel selbst beseitigen lassen und die erforderlichen Kosten verlangen (§ 536a Abs. 2 BGB). Lassen Sie sich vor einer Minderung beraten, etwa bei einem Mieterverein.

Vermieter/-innen stehen damit in der Mitte. Liegt der Mangel am Gemeinschaftseigentum, etwa ein undichtes Dach, haften Sie gegenüber Ihren Mieter/-innen, auch wenn die WEG-Verwaltung nicht handelt. Melden Sie den Schaden deshalb sofort schriftlich an die WEG-Verwaltung, setzen Sie eine kurze Frist und gehen Sie die Stufen oben zügig durch. Eine eigene Mietverwaltung übernimmt die Kommunikation mit den Mieter/-innen und den Druck auf die WEG-Verwaltung für Sie.

Häufige Fragen zu einer Hausverwaltung, die nicht reagiertLink to this section

Darf ich selbst einen Handwerker beauftragen?

Nur bei einem unmittelbar drohenden Schaden am Gemeinschaftseigentum und nur für die nötige Notmaßnahme (§ 18 Abs. 3 WEG). Reparaturen, die warten können, beschließt die Gemeinschaft. Wer ohne Not selbst beauftragt, riskiert, auf den Kosten sitzen zu bleiben.

Kann ich als einzelne/r Eigentümer/-in die Verwaltung abberufen?

Nein, die Abberufung beschließt die Gemeinschaft. Sie können sie aber auf die Tagesordnung bringen und, wenn das Festhalten an der Verwaltung objektiv nicht mehr vertretbar ist, gerichtlich durchsetzen (BGH, 25.02.2022, V ZR 65/21).

Muss die Hausverwaltung am Wochenende erreichbar sein?

Ein Gesetz schreibt das nicht vor. Viele Verwalterverträge sehen eine Notfallnummer für Wasserschäden, Heizungsausfall oder Sturmschäden vor. Steht dazu nichts im Vertrag, sollte die Gemeinschaft das bei der nächsten Verlängerung oder beim Wechsel regeln.

Ist eine Verwaltung, die nicht reagiert, ein Grund für die fristlose Kündigung?

Seit 2020 brauchen Sie dafür keinen wichtigen Grund mehr: Die Abberufung ist jederzeit möglich, der Vertrag endet spätestens sechs Monate später (§ 26 Abs. 3 WEG). Ob der Vertrag wegen schwerer Pflichtverletzungen sofort endet, hängt vom Einzelfall ab. Dokumentierte, wiederholte Untätigkeit trotz Frist stärkt Ihre Position.

Wie finde ich eine Verwaltung, die besser erreichbar ist?

Fragen Sie im Angebot konkret nach: Kanäle, Reaktionszeiten, Notfallnummer, Online-Zugang zu Unterlagen und feste Ansprechpartner. Lassen Sie sich Antworten schriftlich geben und in den Vertrag übernehmen. Eine Checkliste finden Sie in unserem Beitrag Hausverwaltung finden, die Kosten im Überblick unter Was kostet eine Hausverwaltung?.

Methodik und QuellenLink to this section

• Wohnungseigentumsgesetz (abgerufen 27.10.2026): § 9b (Vertretung), § 18 (ordnungsmäßige Verwaltung, Notmaßnahmen, Einsicht), § 24 (Einberufung, Fristen), § 26 (Abberufung), § 27 (Aufgaben der Verwaltung), § 28 (Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht), § 29 (Verwaltungsbeirat), § 44 (Beschlussklagen).
• Bürgerliches Gesetzbuch (abgerufen 27.10.2026): §§ 535, 536, 536a, 536c zu Mängeln in der Mietwohnung.
• Strafgesetzbuch, § 266 Untreue (abgerufen 27.10.2026).
• BGH, Urteil vom 16.12.2022, V ZR 263/21: Beschlussdurchführung ist Aufgabe der Gemeinschaft.
• BGH, Urteil vom 05.07.2024, V ZR 34/24: keine Schutzwirkung des Verwaltervertrags für einzelne Eigentümer/-innen, Ansprüche gegen die Gemeinschaft.
• BGH, Urteil vom 25.02.2022, V ZR 65/21: Anspruch eines einzelnen Eigentümers auf Abberufung.
• Der Zeitplan von sechs bis acht Wochen ist eine eigene Schätzung aus den Fristen oben, nicht eine gesetzliche Vorgabe.

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