Nebenkostenabrechnung erstellen: So geht‘s

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Als Vermieter/-innen haben Sie einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung für Ihre Mieter/-innen zu erstellen. Damit diese den gesetzlichen Anforderungen entspricht, sind einige Faktoren zu beachten. Wenn Ihre WEG von Ralph verwaltet wird und Sie die sogenannte Sondereigentumsverwaltung (SEV) mit uns abgeschlossen haben, wird die Nebenkostenabrechnung als Teil des Leistungspaketes pünktlich und gesetzeskonform von uns für Sie erstellt.

Nebenkostenabrechnung erstellen: Was sind Nebenkosten?

In die jährlich zu erstellende Nebenkostenabrechnung gehören alle laufenden Kosten, die zusätzlich zur Miete für eine Wohnung oder ein Haus anfallen und auf die Mieter/-innen umgelegt werden dürfen. Einmalige Kosten gelten in der Regel nicht als Nebenkosten.

Nebenkostenabrechnung selber machen: Welche Nebenkosten gehören in die Nebenkostenabrechnung?

Sie möchten keinen Sondereigentumsverwaltung (SEV), sondern wollen Ihre Nebenkostenabrechnung eigenständig erstellen? Kein Problem. Die Nebenkostenabrechnung wird auf Basis der Betriebskostenverordnung erstellt. Diese legt fest, dass die folgenden Ausgaben in die Nebenkostenabrechnung gehören:

·  Gebäudeversicherungen

·  Grundsteuer

·  Gartenpflege

·  Reinigungskosten für Dachrinnen und Lichtschächte

·  Kosten für Straßenreinigung und Müllabfuhr

·  Innen- und Außenbeleuchtung

·  Abwassergebühr

·  Kosten für Heizung und Warmwasser

·  Kosten für Aufzüge

·  Treppenhausreinigung

·  Hausmeisterkosten

·  Kosten für gemeinschaftliche Antennenanlagen oder Kabel-Fernsehen

·  Kosten für gemeinschaftliche Waschräume

·  Wartungskosten für Rauchabzugsanlagen, Rauchmeldern, Feuerlöscher, Blitzableiter

Wichtig: Nebenkosten-Vereinbarung in den Mietvertrag aufnehmen

Die Zahlung der Nebenkosten muss ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart werden. Um welche Kosten es sich dabei handelt, muss allerdings nicht im Detail aufgelistet werden. Sollte der Mietvertrag keine ausdrückliche Nebenkosten-Vereinbarung enthalten, handelt es sich bei der Miete um eine Inklusivmiete, mit der alle Nebenkosten abgedeckt sind.

Diese Kosten gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung

Wenn Sie eine Nebenkostenabrechnung erstellen, gibt es Kosten, die nicht umlagefähig sind. Dazu zählen unter anderem:

·  Instandhaltungs- und Reparaturkosten

·  Grunderwerbsteuer

·  Einkommensteuer auf Mieteinnahmen

·  Rechtsschutzversicherung

·  Hausratversicherung

·  Kosten der Hausverwaltung bzw. sonstige Verwaltungskosten

Wann müssen Sie die Nebenkostenabrechnung spätestens erstellen?

Die Nebenkostenabrechnung muss innerhalb eines Jahres nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes erstellt und den Mieter/-innen vorgelegt werden.

Beispiel: Für das Jahr 2022 müssen Sie die Nebenkostenabrechnung spätestens bis zum 31. Dezember 2023 erstellen und Ihren Mieter/-innen übermitteln.

Die Einhaltung der Frist ist wichtig, da die Mieter/-innen bei Nichteinhaltung dieser Frist von der Verpflichtung zur Zahlung von Nebenkosten befreit sind. Die gleiche Frist gilt für die Nebenkostenabrechnung nach Auszug von Mieter/-innen.

Die Nebenkostenabrechnung an die Agentur für Arbeit richten

In den Fällen, in denen die Miete von Mieter/-innen durch die Agentur für Arbeit gezahlt wird, muss die Nebenkostenabrechnung direkt an die Behörde gerichtet werden. Häufig rechnen das Jobcenter die Nebenkosten aber auch über eine Pauschalmiete ab, ohne eine Nebenkostenabrechnung zu verlangen. Welche der beiden Möglichkeiten in Frage kommt, entscheidet der Einzelfall.

Nebenkostenabrechnung erstellen lassen – aber richtig

Für Ihre Mieter/-innen muss die Nebenkostenabrechnung verständlich und rechnerisch nachvollziehbar sein. Leider kommt es bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung häufig zu Fehlern – insbesondere wenn sie von einer Hausverwaltung erstellt wurden, die noch viel manuell arbeitet und fehleranfällige interne Prozesse hat.

Dagegen ist eine professionell erstellte Nebenkostenabrechnung von einer modernen Hausverwaltung wie Ralph nicht nur übersichtlich und verständlich, sondern sorgt auch für Sie als Vermieter/-innen für eine spürbare Entlastung.

Pünktlich und gesetzeskonform: Nebenkostenabrechnung mit Ralph erstellen lassen

Kümmern Sie sich um die Erstellung der Nebenkostenabrechnung noch selbst? Durch die Beauftragung der Sondereigentumsverwaltung von Ralph wird Ihnen diese Aufgabe abgenommen. Als digitale Hausverwaltung kennen wir die genausten Anforderungen, die Sie als Vermieter/-innen zu erfüllen haben, und bieten umfassende Dienstleistungen an, die Sie entlasten.

Nebenkostenabrechnung erstellen lassen: Diese Fehler werden Sie vermeiden

Oft stellt das Erstellen der Nebenkostenabrechnung eine Herausforderung für Vermieter/-innen dar. Das läuft wie folgt ab: Die Komplexität der Abrechnung führt zu Fehlern oder Fristversäumnissen – und schon ist ein Konflikt zwischen Vermieter/-innen und Mieter/-innen vorprogrammiert.

Wenn Sie aber die Nebenkostenabrechnung von einer professionellen Hausverwaltung wie Ralph erstellen lassen, werden Ihnen die folgenden Fehler nicht passieren:

·  Frist versäumt

·  Nebenkosten-Vereinbarung nicht in den Mietvertrag aufgenommen

·  Nicht umlagefähige Kosten abgerechnet

·  Eine Kostenposition übersehen

·  Pflichtangaben nicht gemacht

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Ralph unterstützt Sie beim Erstellen der Nebenkostenabrechnung

Wir bei Ralph setzen auf einen modernen Service und schlanke Prozesse, um die Erstellung der Nebenkostenabrechnung zu vereinfachen. Dank der Verwendung moderner Technologien und effizienter Prozesse gelingt es uns, die Erstellung der Nebenkostenabrechnung erheblich zu erleichtern. Dies führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit und ermöglicht es, unsere Dienstleistungen als digitale Hausverwaltung kosteneffizient anzubieten. Ralph setzt damit neue Maßstäbe in der Hausverwaltungsbranche und zeigt, wie eine zeitgemäße und effektive Nebenkostenabrechnung aussehen kann.

So wird’s bei uns gemacht: Wir nutzen ein digitales Abrechnungsprogramm, das die automatische Erfassung und Verknüpfung aller relevanten Daten ermöglicht. Dadurch sparen wir Zeit und minimieren das Risiko von Fehlern. Zudem können Sie jederzeit ihre Abrechnungen online einsehen und überprüfen.

Entdecken Sie jetzt auf unserer Informationsseite Hausverwaltung Kosten, wie Ihre Wohnungseigentümergemeinschaft von Ralph profitieren kann und fordern Sie hier Ihr kostenloses Angebot an. Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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