Als Vermieter/-innen haben Sie einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung für Ihre Mieter/-innen zu erstellen. Damit diese den gesetzlichen Anforderungen entspricht, sind einige Faktoren zu beachten. Wenn Ihre WEG von Ralph verwaltet wird und Sie die sogenannte Sondereigentumsverwaltung (SEV) mit uns abgeschlossen haben, wird die Nebenkostenabrechnung als Teil des Leistungspaketes pünktlich und gesetzeskonform von uns für Sie erstellt.

Nebenkostenabrechnung erstellen: Was sind Nebenkosten?

In die jährlich zu erstellende Nebenkostenabrechnung gehören alle laufenden Kosten, die zusätzlich zur Miete für eine Wohnung oder ein Haus anfallen und auf die Mieter/-innen umgelegt werden dürfen. Einmalige Kosten gelten in der Regel nicht als Nebenkosten.

Nebenkostenabrechnung selber machen: Welche Nebenkosten gehören in die Nebenkostenabrechnung?

Sie möchten keinen Sondereigentumsverwaltung (SEV), sondern wollen Ihre Nebenkostenabrechnung eigenständig erstellen? Kein Problem. Die Nebenkostenabrechnung wird auf Basis der Betriebskostenverordnung erstellt. Diese legt fest, dass die folgenden Ausgaben in die Nebenkostenabrechnung gehören:

• Gebäudeversicherungen
• Grundsteuer
• Gartenpflege
• Reinigungskosten für Dachrinnen und Lichtschächte
• Kosten für Straßenreinigung und Müllabfuhr
• Innen- und Außenbeleuchtung
• Abwassergebühr
• Kosten für Heizung und Warmwasser
• Kosten für Aufzüge
• Treppenhausreinigung
• Hausmeisterkosten
• Kosten für gemeinschaftliche Antennenanlagen oder Kabel-Fernsehen
• Kosten für gemeinschaftliche Waschräume
• Wartungskosten für Rauchabzugsanlagen, Rauchmeldern, Feuerlöscher, Blitzableiter

Wichtig: Nebenkosten-Vereinbarung in den Mietvertrag aufnehmen

Die Zahlung der Nebenkosten muss ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart werden. Um welche Kosten es sich dabei handelt, muss allerdings nicht im Detail aufgelistet werden. Sollte der Mietvertrag keine ausdrückliche Nebenkosten-Vereinbarung enthalten, handelt es sich bei der Miete um eine Inklusivmiete, mit der alle Nebenkosten abgedeckt sind.

Diese Kosten gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung

Wenn Sie eine Nebenkostenabrechnung erstellen, gibt es Kosten, die nicht umlagefähig sind. Dazu zählen unter anderem:

• Instandhaltungs- und Reparaturkosten
• Grunderwerbsteuer
• Einkommensteuer auf Mieteinnahmen
• Rechtsschutzversicherung
• Hausratversicherung
• Kosten der Hausverwaltung bzw. sonstige Verwaltungskosten

Wann müssen Sie die Nebenkostenabrechnung spätestens erstellen?

Die Nebenkostenabrechnung muss innerhalb eines Jahres nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes erstellt und den Mieter/-innen vorgelegt werden.

Beispiel: Für das Jahr 2025 müssen Sie die Nebenkostenabrechnung spätestens bis zum 31. Dezember 2026 erstellen und Ihren Mieter/-innen übermitteln.

Die Einhaltung der Frist ist wichtig, da die Mieter/-innen bei Nichteinhaltung dieser Frist von der Verpflichtung zur Zahlung von Nebenkosten befreit sind. Die gleiche Frist gilt für die Nebenkostenabrechnung nach Auszug von Mieter/-innen.

Die Nebenkostenabrechnung an die Agentur für Arbeit richten

In den Fällen, in denen die Miete von Mieter/-innen durch die Agentur für Arbeit gezahlt wird, muss die Nebenkostenabrechnung direkt an die Behörde gerichtet werden. Häufig rechnen das Jobcenter die Nebenkosten aber auch über eine Pauschalmiete ab, ohne eine Nebenkostenabrechnung zu verlangen. Welche der beiden Möglichkeiten in Frage kommt, entscheidet der Einzelfall.

Nebenkostenabrechnung erstellen lassen, aber richtig

Leider kommt es bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung häufig zu Fehlern – insbesondere wenn sie von einer Hausverwaltung erstellt wurden, die noch viel manuell arbeitet und fehleranfällige interne Prozesse hat. Dagegen ist eine professionell erstellte Abrechnung der Nebenkosten von einer modernen Hausverwaltung wie Ralph nicht nur übersichtlich und verständlich, sondern sorgt auch für Sie als Vermieter/-innen für eine spürbare Entlastung.

Sie suchen eine neue Hausverwaltung? Kontaktieren Sie uns für ein kostenloses Angebot.

Häufige Fehler bei Nebenkostenabrechnungen

Die Nebenkostenabrechnung sorgt sowohl bei Mieter/-innen als auch bei Vermieter/-innen für Verunsicherung. Oftmals sind die Posten nicht transparent bzw. nachvollziehbar und es stellt sich die Frage: Sind alle Posten wirklich berechtigt? Tatsächlich sind diese und weitere Fehler in Nebenkostenabrechnungen keine Seltenheit.

Wir haben 8 häufige Fehler für Sie zusammengefasst.

1) Frist für die Betriebskostenabrechnung wird nicht eingehalten

Wie bereits erwähnt, müssen Sie die Nebenkostenabrechnung laut § 566 Absatz 3 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Wird diese Frist überschritten, können die Mieter/-innen in der Regel die Zahlung einer Nachforderung verweigern. Auch die Ausnahmen und Besonderheiten sowie Nachzahlungen führen häufig zu Fehlern bei der Betriebskostenabrechnung:

1a) Fehlerqeuelle Ausnahmen und Besonderheiten

• Verspäteter Zugang: Wenn die Nebenkostenabrechnung verspätet bei den Mieter/-innen ankommt, kann sie unter bestimmten Voraussetzungen noch gültig sein. Als Vermieter/-innen müssten Sie jedoch nachweisen können, dass die Verspätung nicht durch eigenes Verschulden verursacht wurde.
• Beendigung des Mietverhältnisses: Selbst wenn Ihre Mieter/-innen bereits ausgezogen sind, bleibt die 12-monatige Frist für die Nebenkostenabrechnungen bestehen.
• Keine Abrechnung: Wenn Sie gar keine Abrechnung erstellen, haben der/die Mieter/-in das Recht, ihre Vorschüsse auf die Betriebskosten einzubehalten.

1b) Fehlerqeuelle Nachzahlungen

Sollte sich nach der Abrechnung der Nebenkosten herausstellen, dass der/die Mieter/-in noch eine Nachzahlung leisten muss, ist auch für diesen Anspruch eine Verjährungsfrist von drei Jahren zu beachten. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

2) Ungenaue Bezeichnung von Nebenkostenpositionen

Wenn Sie als Vermieterinnen und Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen, ist eine klare und detaillierte Auflistung der Kostenpositionen in der Nebenkostenabrechnung unerlässlich, um Fehler zu vermeiden. Hierbei ist entscheidend, dass der/die Mieter/-in anhand der Bezeichnungen und eventueller Erläuterungen die Kosten eindeutig zuordnen kann. Ist dies nicht möglich, entfällt die Zahlungspflicht für diese Posten, und sie müssen aus der Nebenkostenabrechnung entfernt werden.

Beispiel: Vage Formulierungen wie "Wartung technischer Anlagen" sind nicht umlagefähig. Sie definieren weder im Mietvertrag noch in der Betriebskostenabrechnung die betroffenen Anlagen präzise und erfüllen somit nicht das Gebot der Transparenz gegenüber den Mieter/-innen.

Grundsätzlich muss jeder Posten im Mietvertrag verankert sein. Enthält der Vertrag lediglich den allgemeinen Begriff "Betriebskosten", so sind zumindest die in der aktuellen Betriebskostenverordnung aufgeführten Kosten umlegbar. Bei einer spezifischen Aufzählung im Mietvertrag gilt diese als vollständig und bindend. Nur die dort explizit genannten Nebenkosten können den Mieter/-innen in Rechnung gestellt werden.

3) Falscher Abrechnungszeitraum

Ein gängiger Fehler bei Nebenkostenabrechnungen ist ein nicht ordnungsgemäß festgelegter Abrechnungszeitraum. Dieser muss exakt zwölf Monate betragen, wobei der genaue Beginn und das Ende flexibel gehandhabt werden können – Sie müssen nicht zwingend dem Kalenderjahr folgen. Werden jedoch Kosten abgerechnet, die außerhalb dieses Zeitraums angefallen sind, ist die Abrechnung der Nebenkosten unzulässig.

In bestimmten Situationen kann die Abrechnungsperiode ohne Zustimmung des/der Mieter/-in verkürzt werden. Dies ist etwa der Fall, wenn ein Neubau erst während des laufenden Jahres fertiggestellt wird und bezogen werden kann.

4) Abweichung vom Mietvertrag

Ein ebenso häufiger Fehler bei Nebenkostenabrechnungen ist die Abweichung vom Mietvertrag. Der Mietvertrag legt fest, ob und wie Betriebskosten von den Mieter/-innen zu zahlen sind, sei es als Pauschale oder Vorauszahlung. Nur die im Vertrag genannten Betriebskosten dürfen abgerechnet werden.

Manche Verträge listen die umlegbaren Kosten detailliert auf, andere verweisen auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Diese definiert 17 Kostenarten, die Sie auf die Mieter/-innen umlegen dürfen, von Grundsteuer über Hauswartkosten bis hin zu Gartenpflege. Kosten außerhalb dieser Liste sind nicht umlegbar.

5) Einmalkosten werden berechnet

Beim Erstellen der Nebenkostenabrechnung ist es wichtig, zwischen wiederkehrenden Betriebskosten und einmaligen Aufwendungen zu differenzieren. Nur die regelmäßig anfallenden Ausgaben, die mit der laufenden Nutzung des Gebäudes verbunden sind, dürfen auf die Mieter/-innen umgelegt werden. Einmalkosten sind hingegen von der Umlage ausgeschlossen. Dazu gehören beispielsweise:

• Maßnahmen zur Schädlingsbekämpfung
• Instandsetzungs- und Reparaturaufwendungen
• Kosten für die Hausverwaltung
• Versicherungsprämien für Mietausfall oder Rechtsschutz
• Ausgaben für Porto oder Bankdienstleistungen

Diese Posten dürfen Sie Ihren Mieter/-innen nicht in Rechnung stellen.

6) Falsche Abrechnung der Nebenkosten bei Leerstand

Auch bei der Abrechnung der Nebenkosten von Leerständen entstehen häufig Fehler. Hier ist wichtig: Grundsätzlich liegen die fortlaufenden Betriebskosten bei Leerstand in der Verantwortung der Vermieter/-innen und müssen bei der Abrechnung der Nebenkosten entsprechend berücksichtigt werden.

Um eine faire Kostenverteilung zu gewährleisten, werden vakante Wohnungen so veranschlagt, als wären sie noch normal bewohnt. Dieses Vorgehen verhindert eine ungerechte Mehrbelastung der übrigen Mieter/-innen durch die leerstehenden Wohnungen.

Bei der flächenbasierten Kostenverteilung bleibt die Gesamtfläche unverändert, d.h. leerstehende Wohnungen werden weiterhin einbezogen. Erfolgt die Umlage nach Personenzahl, wird für jede unbewohnte Einheit eine fiktive Person in die Gesamtberechnung einbezogen.

Dieses Verfahren stellt sicher, dass die Kosten für Leerstand von Ihnen als Vermieter/-innen getragen werden und nicht auf die verbliebenen Mieter/-innen abgewälzt werden.

7) Falscher Verteilerschlüssel

Der Verteilerschlüssel stellt eine der häufigen Fehlerquellen bei Nebenkostenabrechnungen dar. Obwohl die Wohnfläche oft als Basis für die Kostenverteilung dient, birgt selbst diese scheinbar einfache Methode zahlreiche Fallstricke.

Die Berechnung der Wohnfläche kann je nach zugrunde gelegtem Regelwerk variieren. So unterscheiden sich die Vorgaben der Wohnflächenverordnung von denen der DIN 277 in Bezug auf die Behandlung spezifischer Wohnungsbereiche. Eine präzise Berücksichtigung von Elementen wie Fensternischen, Dachschrägen, Balkonen und Wintergärten ist daher für eine korrekte Flächenermittlung wichtig.

8) Zusätzliche Fehlerquellen bei der Abrechnung von Heizkosten

Bei der Heizkostenabrechnung dürfen Sie neben den Kosten für Brennstoff auch zusätzliche Ausgaben auf die Mieter/-innen umlegen. Dazu gehören die Stromkosten für den Betrieb der Heizungsanlage, die Wartung der Anlage, Gebühren für den Schornsteinfeger, einschließlich Kehr- und Immissionsmesskosten, sowie die Kosten für die Verbrauchserfassung.

Reparaturkosten für die Heizanlage hingegen sind nicht umlagefähig und dürfen nicht in der Abrechnung auftauchen. Unserer Erfahrung nach kommt es jedoch oft vor, dass Vermieter/-innen diese Ausgaben fälschlicherweise als Wartungskosten oder betriebsbedingte Stromkosten deklarieren.

Pünktlich und gesetzeskonform: Nebenkostenabrechnung mit Ralph erstellen lassen

Kümmern Sie sich um die Erstellung der Nebenkostenabrechnung noch selbst? Durch die Beauftragung der Sondereigentumsverwaltung von Ralph wird Ihnen diese Aufgabe abgenommen. Als digitale Hausverwaltung kennen wir die genausten Anforderungen, die Sie als Vermieter/-innen zu erfüllen haben, und bieten umfassende Dienstleistungen an, die Sie entlasten.

Fazit Nebenkostenabrechnung erstellen lassen: Diese Fehler werden Sie vermeiden

Sie sind als Vermieterin oder Vermieter verpflichtet eine Nebenkostenabrechnung korrekt zu erstellen. Aber oft stellt das Abrechnen der Nebenkosten eine Herausforderung dar. Das läuft wie folgt ab: Die Komplexität der Nebenkostenabrechnung führt zu Fehlern oder Fristversäumnissen – und schon ist ein Konflikt zwischen Vermieter/-innen und Mieter/-innen vorprogrammiert.

Wenn Sie aber die Nebenkostenabrechnung von einer professionellen Hausverwaltung wie Ralph erstellen lassen, werden Ihnen die folgenden Fehler nicht passieren:

• Frist versäumt
• Falscher Abrechnungszeitraum
• Nebenkosten-Vereinbarung nicht in den Mietvertrag aufgenommen
• Falsche Abrechnung bei Leerstand
• Nicht umlagefähige Kosten wie Einmalkosten werden abgerechnet
• Eine Kostenposition übersehen
• Pflichtangaben nicht gemacht

Ralph unterstützt Vermieter/-innen beim Erstellen der Nebenkostenabrechnung

Wir bei Ralph setzen auf einen modernen Service und schlanke Prozesse, um die Erstellung der Nebenkostenabrechnung zu vereinfachen. Dank der Verwendung moderner Technologien und effizienter Prozesse gelingt es uns, die Erstellung der Nebenkostenabrechnung erheblich zu erleichtern.

Dies führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit und ermöglicht es, unsere Dienstleistungen als digitale Hausverwaltung kosteneffizient anzubieten. Ralph setzt damit neue Maßstäbe in der Hausverwaltungsbranche und zeigt, wie eine zeitgemäße und effektive Nebenkostenabrechnung aussehen kann.

Nebenkosten korrekt abrechen: So wird’s bei uns gemacht

Wir nutzen ein digitales Abrechnungsprogramm, das die automatische Erfassung und Verknüpfung aller relevanten Daten ermöglicht. Dadurch sparen wir Zeit und minimieren das Risiko von Fehlern. Zudem können Sie jederzeit ihre Abrechnungen online einsehen und überprüfen.

Entdecken Sie jetzt auf unserer Informationsseite Hausverwaltung Kosten, wie Ihre Wohnungseigentümergemeinschaft von Ralph profitieren kann und fordern Sie hier Ihr kostenloses Angebot an. Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.