Zertifizierte/r Verwalter/-innen: neue Anforderungen nach WEG-Gesetz

Seit dem 1. Juni 2024 gilt ein neues Wohnungseigentumsgesetz, mit dem nur noch zertifizierte Verwalter/-innen als Verwalter/-innen für WEGs arbeiten dürfen. Das bedeutet, dass (fast) alle Verwalter/-innen eine Zertifizierung benötigen. Was steckt hinter dem Begriff "zertifizierter Verwalter". Wer muss sich seit der WEG-Reform zertifizieren lassen und wie wirkt sich die Regel auf laufende Verwaltungsverträge aus? Auf diese und weitere Fragen bekommen Sie hier eine Antwort.

Die Ausgangslage: Diese Regelung galten vor der Einführung von zertifizierten Verwalter/-innen

Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) haben die Möglichkeit, eine/n Verwalter/-in zu bestellen. Diese/r kümmert sich ausschließlich um das Gemeinschaftseigentum, während die einzelnen Wohnungen von den jeweiligen Eigentümer/-innen selbst verwaltet werden. Die Rechte und Pflichten der/s WEG-Verwalter/-in sind im WEG-Gesetz detailliert festgelegt und bilden die Basis für eine ordnungsgemäße Verwaltung. Darüber hinaus können im Verwaltervertrag zusätzliche Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung vereinbart werden.

Eine besondere Bedeutung kommt der WEG-Verwaltung als Zustellungsbevollmächtigte zu, unabhängig davon, ob die betreuten Wohnungseigentümer/-innen als Kläger/-innen oder Beklagte in einem Rechtsstreit involviert sind. Bedeutet: In seiner/ihrer Funktion tritt der/die Verwalter/-in als offizielle Vertretung der Eigentümergemeinschaft auf.

Niedrige Einstiegshürden vor neuem Wohnungseigentumsgesetz

Bevor die Prüfung zum zertifizierten Verwalter eingeführt wurde, waren die Einstiegshürden für den Beruf relativ niedrig: erforderlich war nur eine gültige Gewerbeerlaubnis. Diese setzte lediglich gewerberechtliche Zuverlässigkeit und ein einwandfreies Führungszeugnis voraus. Spezifische Kenntnisse oder ein Sachkundenachweis waren nicht notwendig.

Somit konnte sich theoretisch jede/r als Verwalter bezeichnen und die vergleichsweise geringen Anforderungen ermöglichten es prinzipiell jedem/jeder, der/die die grundlegenden Voraussetzungen erfüllte, als WEG-Verwalter/-in tätig zu werden. Mit seinen/ihrer Tätigkeit konnte die Verwalter/-innen also beginnen, sobald oder sie von einer WEG zum Verwalter bestellt wurde.

Neue Anforderungen an Verwalter/-innen: Das Konzept der zertifizierten Verwalter/-innen

Am 1. Dezember 2023 trat eine bedeutende Änderung in Kraft: Wohnungseigentümer/-innen erhalten das Recht, die Bestellung eines zertifizierten Verwalters zu fordern. Diese Neuregelung zielt darauf ab, die Qualität der Immobilienverwaltung zu verbessern und das Vertrauen der Eigentümer/-innen zu stärken. Somit durften folglich nur noch solche Verwalter/-innen für eine WEG tätig sein, die eine entsprechende Zertifizierung abgelegt haben.

Rechtliche Grundlage: Die ZertVerwV

Die Details zur Zertifizierung sind in der "Verordnung über die Prüfung zum zertifizierten Verwalter nach dem Wohnungseigentumsgesetz" (ZertVerwV) festgelegt. Diese Verordnung regelt:

• Den Inhalt der Prüfung
• Den Ablauf des Zertifizierungsverfahrens
• Mögliche Ausnahmeregelungen

Durch diese Maßnahmen soll sichergestellt werden, dass WEG-Verwalter/-innen über die notwendigen Fachkenntnisse verfügen, um ihre Aufgaben kompetent und im Interesse der Eigentümergemeinschaft wahrzunehmen.

Definition von zertifizierte/r Verwalter/-in

Gemäß § 26a WEG-Gesetz darf sich als zertifizierter Verwalter oder zertifizierte Verwalterin bezeichnen, wer die folgenden Voraussetzungen erfüllt:

• Erfolgreiche Absolvierung einer Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer (IHK)
• Nachweis umfassender rechtlicher, kaufmännischer und technischer Kenntnisse
• Bestätigung der fachlichen Kompetenz für die Verwaltung von Wohnungseigentum

Die Prüfung zum/r zertifizierten Verwalter/-in

Die Bezeichnung "zertifizierter Verwalter" erhalten Verwalter/-innen durch das erfolgreiche Ablegen einer Prüfung bei der Industrie- und Handelskammer. Eine Ausnahme besteht für diejenigen, die aufgrund ihrer spezifischen Ausbildung von dieser Prüfungspflicht befreit sind. Diese Regelung stellt sicher, dass Verwalter/-innen über die notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügen, um ihre Aufgaben als Verwalter/-innen kompetent auszuführen.

Die Prüfung zum/r zertifizierten Verwalter/-in umfasst verschiedene Fachgebiete, darunter u. a. rechtliche Grundlagen mit Schwerpunkt auf Wohnungseigentumsrecht (obligatorisch im mündlichen Teil der Prüfung) und Mietrecht.

Ausnahmeregelungen von der Prüfungspflicht

Die Verordnung sieht vor, dass bestimmte Berufsgruppen und Qualifikationen von der Prüfung zum/r zertifizierten Verwalter/-in befreit sind. Die folgenden Berufsgruppen und Qualifikationsinhaber/-innen werden automatisch als zertifizierte Verwalter/-innen anerkannt und benötigen keine zusätzliche Prüfung zum zertifizierten Verwalter.

• Juristische Fachkräfte: Personen mit Befähigung zum Richteramt (z.B. Jurist/-innen, Volljurist/-innen, Rechtsanwält/-innen)
• Immobilienfachleute mit spezifischer Ausbildung: Mit abgeschlossener Berufsausbildung als Immobilienkauffrau/-mann oder abgeschlossener Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft
• Weiterbildungsabschlüsse: Geprüfte/r Immobilienfachwirt/in
• Akademiker/-innen mit Fachspezialisierung: Hochschulabschluss mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt

Fortbildung trotz Zertifizierung

Seit 2018 gilt für Wohnimmobilienverwalter/-innen eine verbindliche Fortbildungspflicht. Diese Regelung wurde eingeführt, um die Qualität der Dienstleistungen im Immobilienmanagement auf einem hohen Niveau zu halten und kontinuierlich zu verbessern.

Die Einführung des Status "zertifizierter Verwalter" ändert nichts an dieser Verpflichtung zur Weiterbildung. Im Gegenteil, sie unterstreicht die Bedeutung des lebenslangen Lernens in diesem dynamischen Berufsfeld als Verwalter/-in.

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Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters: Recht oder Pflicht?

Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) regelt in den §§ 19, 26a Abs 1 und 48 die wesentlichen Aspekte zum/r zertifizierten Verwalter/-in. Diese Vorschriften bilden den rechtlichen Rahmen für die Bestellung von zertifizierten Verwalter/-innen und die Rechte der Wohnungseigentümer/-innen.

Grundsätzlich besteht keine allgemeine Pflicht, eine/n zertifizierten Verwalter/-in zu bestellen. Das Gesetz sieht keine zwingende Vorschrift vor, die Wohnungseigentümergemeinschaften dazu verpflichtet. Dennoch betrachtet das Wohnungseigentumsgesetz die Bestellung von zertifizierten Verwalter/-innen als Teil einer ordnungsgemäßen Verwaltung des Gemeinschaftseigentums.

Dies bedeutet: Wohnungseigentümer/-innen haben grundsätzlich einen Anspruch auf eine/n zertifizierten Verwalter/-in und einzelne Wohnungseigentümer/-innen können die Bestellung eines nicht zertifizierten Verwalters anfechten.

Anfechtungsrecht und Fristen

Wichtige Punkte zum Anfechtungsrecht und der Bestellung eines zertifizierten Verwalters:

• Wohnungseigentümer/-innen können einen Beschluss zur Bestellung von nicht zertifizierten Verwalter/-innen anfechten
• Die Anfechtungsfrist beträgt einen Monat nach der Eigentümerversammlung
• Bei Fristversäumnis wird der Beschluss bestandskräftig
• Ein nicht rechtzeitig angefochtener Beschluss führt dazu, dass auch ein/e nicht zertifizierte/r Verwalter/-in im Amt bleibt

Diese Regelungen schaffen einen Ausgleich zwischen dem Recht auf eine qualifizierte Verwaltung und der Flexibilität der WEG in ihrer Entscheidungsfindung.

Sonderregelung für Kleingemeinschaften in Eigenverwaltung

Für bestimmte kleine WEGs gelten besondere Regeln bezüglich der Bestellung von zertifizierten Verwalter/-innen:

Voraussetzungen für die Ausnahme:

• Weniger als neun Sondereigentumsrechte
• Ein/e Wohnungseigentümer/-in wurde zum/r Verwalter/-in bestellt
• Weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer/-innen fordern eine/n zertifizierten Verwalter/-in

Die Konsequenzen:

• Kein Anspruch einzelner Wohnungseigentümer/-innen auf eine/n zertifizierten Verwalter/-in
• Die Bestellung einer/s zertifizierten Verwalter/-in gehört nicht zur ordnungsgemäßen Verwaltung
• Die bestellte Wohnungseigentümer/-innen-Verwaltung darf ohne Zertifizierung tätig sein

Feststellung der Gemeinschaftsgröße:

• Die Anzahl der Sondereigentumseinheiten ist der Teilungserklärung zu entnehmen

Der Rechtsausschuss des Deutschen Bundestages sieht eine weitere mögliche Ausnahme vor: Verwalter/-innen ohne Zertifizierung, die das Vertrauen der Wohnungseigentümer/-innen genießen, könnten von der Zertifizierungspflicht ausgenommen sein. Die praktische und rechtliche Umsetzung dieser Ausnahme ist jedoch weitestgehend unklar und muss sich in der Praxis bewähren.

Diese Ausnahmeregelungen zielen grundsätzlich darauf ab, Flexibilität für kleinere Gemeinschaften und bewährte Verwaltungsstrukturen zu ermöglichen, ohne den grundsätzlichen Anspruch auf professionelle Verwaltung zu untergraben.

Übergangsfrist für bestehende WEG-Verwalter/-innen

Für Verwalter/-innen, die bereits vor der WEG-Reform am 1. Dezember 2020 tätig waren, gilt eine großzügige Übergangsregelung. Diese Regelung hat einen Bestandsschutz bis zum 1. Juni 2024 vorgesehen.

Bis zum 1. Juni 2024 galten die bestehenden Verwalter/-innen automatisch als zertifiziert. Dies galt für alle Wohnungseigentümergemeinschaften, die sie zum Zeitpunkt der Reform betreut hatten. In dieser Zeit konnten die Verwalter/-innen ihre Aufgaben in der ordnungsgemäßen Verwaltung ohne Einschränkungen weiterführen. Der Bestandsschutz sicherte ihre Position somit vorübergehend.

Nach Ablauf der Übergangsfrist mussten alle Verwalter/-innen, die größere WEGs betreuten, eine Zertifizierung nachweisen. Konkret bedeutet dies, dass sie die Prüfung zum zertifizierten Verwalter/-in vor der Industrie- und Handelskammer (IHK) bestanden haben mussten. Ausnahmen von dieser Zertifizierungspflicht galten nur für diejenigen, die von der Prüfpflicht befreit sind (siehe oben).

Verwalter/-innen, die diese Anforderungen nicht erfüllen, mussten also mit Konsequenzen rechnen. Eine fehlende Zertifizierung stellt ein klares Bestellungshindernis dar und kann als Grund für eine Abberufung der Verwalter/-innen dienen.

Diese Regelung sollte bestehenden Verwalter/-innen ausreichend Zeit geben, sich auf die neuen Anforderungen einzustellen und die notwendigen Qualifikationen zu erwerben. Gleichzeitig soll sie langfristig die Professionalisierung des Berufsstands der Wohnimmobilienverwalter/-in sicherstellen.

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Ablauf und Kosten der Prüfung zum zertifizierten Verwalter/-in

Wie erhalten Verwalter/-innen eine Zertifizierung? Die Prüfung für zertifizierte Verwalter/-innen ist zweigeteilt und besteht aus einem schriftlichen und einem mündlichen Teil. Der schriftliche Teil der Prüfung dauert 90 Minuten und wird am PC durchgeführt. Um diesen Teil zu bestehen, müssen die Teilnehmer/-innen mindestens 50% der erreichbaren Punkte in jedem Themenbereich erzielen. Im Anschluss an den bestandenen schriftlichen Teil folgt die mündliche Prüfung, die 15 Minuten dauert. Diese kann als Gruppenprüfung mit bis zu fünf Personen abgelegt werden.

Auch hier gilt die Grenze von mindestens 50% der erreichbaren Punkte. Die Prüfungssprache ist Deutsch und die Bewertung der Prüfung erfolgt mit "bestanden" oder "nicht bestanden".

Beide Teile der Prüfung müssen bestanden werden, um das Gesamtergebnis "bestanden" zu erhalten. Sollte ein Prüfungsteil nicht bestanden werden, gibt es unbegrenzte Wiederholungsmöglichkeiten für die Teilnehmenden. Nach erfolgreichem Abschluss der Prüfung stellt Ihnen die IHK eine offizielle Zertifizierung aus.

Die Industrie- und Handelskammer (IHK) hat für die Prüfung zur/m zertifizierten Verwalter/-in eine Gebührenstruktur festgelegt. Diese gestaltet sich wie folgt:

Vollprüfung: 330,00 €

• Umfasst sowohl den schriftlichen als auch den mündlichen Prüfungsteil
• Gleicher Preis gilt für eine komplette Wiederholung der Prüfung

Teilwiederholung: 250,00 €

• Nur für die Wiederholung des mündlichen Prüfungsteils

Sonderleistung: 50,00 €

• Für die Ausstellung einer Ersatzbescheinigung

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