WEG-Selbstverwaltung: Die Vorteile, Nachteile und Kosten im Überblick

Bei der Verwaltung von Wohnungseigentum stellt sich für viele Eigentümer/-innen die Frage: Muss es ein/e externe/r WEG-Verwalter/-in sein oder gibt es eine praktikable Alternative? Die Antwort lautet: Ja, die sogenannte WEG-Selbstverwaltung. In diesem Artikel beleuchten wir umfassend, was unter Selbstverwaltung zu verstehen ist, welche Vor- und Nachteile damit einhergehen, welche Kosten entstehen können und für wen dieses Modell überhaupt infrage kommt.

Was bedeutet WEG-Selbstverwaltung?

Unter WEG-Selbstverwaltung versteht man die Organisation und Durchführung der WEG-Verwaltung durch die Eigentümer/-innen selbst – ohne die Beauftragung von externen Verwalter/-innen oder einer professionellen Hausverwaltung. Dennoch müssen alle Aufgaben gemäß Wohnungseigentumsgesetz (WEG) erfüllt werden. In der Praxis bedeutet das: Eine oder mehrere Personen aus der Wohnungseigentümergemeinschaft übernehmen die typischen Aufgaben der Verwaltung, wie sonst ein/e professionelle/r Hausverwalter/-in erledigen würde.

Voraussetzungen für die Selbstverwaltung einer WEG

Nicht alle Eigentümergemeinschaften sind für eine Selbstverwaltung geeignet. Es braucht bestimmte Voraussetzungen, damit die Verwaltung der WEG ohne professionelle Hausverwaltung funktioniert:

• Die WEG-Immobilie sollte eine überschaubare Größe haben, idealerweise zwischen zwei und zehn Wohneinheiten.
• Die Wohnungseigentümer/-innen sollten ein gutes Verhältnis zueinander haben und regelmäßig sowie offen kommunizieren.
• Mindestens eine Person aus der Eigentümergemeinschaft muss bereit sein, als WEG-Verwalter/-in Verantwortung zu übernehmen.
• Grundlegende Kenntnisse im WEG-Recht oder die Bereitschaft, sich diese anzueignen, sind notwendig.
• Eine transparente Organisation und eine gemeinsame Zielsetzung innerhalb der WEG.

Typische Aufgaben bei der WEG-Selbstverwaltung

Auch in der Selbstverwaltung müssen alle gesetzlichen Pflichten erfüllt werden. Der/die Verwalter/-in übernimmt dabei folgende Aufgaben der Verwaltung.

• Die Erstellung des Wirtschaftsplans für das kommende Jahr inklusive der kalkulierten Beiträge der einzelnen Wohnungseigentümer/-innen.
• Die Anfertigung der Jahresabrechnung, um die tatsächlichen Kosten und Einnahmen der WEG transparent darzustellen.
• Die Einberufung und Leitung der Eigentümerversammlung, inklusive Protokollführung und Einladung unter Wahrung gesetzlicher Fristen.
• Die Umsetzung der in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse.
• Die Organisation und Überwachung notwendiger Instandhaltungsmaßnahmen sowie der Abschluss entsprechender Verträge mit Handwerksbetrieben und Dienstleistern.
• Die laufende Kommunikation mit Dienstleister/-innen, Behörden und ggf. Rechtsanwält/-innen.
• Die Pflege aller Verwaltungsdaten und die revisionssichere Ablage aller Unterlagen der WEG-Verwaltung.

Die Vorteile der Selbstverwaltung – Chancen für Eigentümer/-innen

Eine gut organisierte Selbstverwaltung bietet der Wohnungseigentümergemeinschaft zahlreiche Vorteile:

• Deutliche Kostenersparnis gegenüber einer professionellen Verwaltung: Da kein Honorar für ein/e externe/n Verwalter/-in anfällt, reduziert sich die jährliche Belastung für jede Wohnung. Die gesparten Mittel können in die Instandhaltung oder Rücklagen fließen.
• Direkte Kontrolle durch die Eigentümer/-innen: Alle Maßnahmen, Entscheidungen und Ausgaben bleiben vollständig in der Hand der Gemeinschaft. Das erhöht die Transparenz und ermöglicht eine stärkere Identifikation mit dem Objekt.
• Flexible Gestaltung der Verwaltungsprozesse: In der Selbstverwaltung können Abläufe individuell angepasst werden – sei es bei der Beschlussfassung, Dokumentation oder Kommunikation mit Dritten.
• Schnellere Entscheidungen: Ohne externe Verwaltung sind Abstimmungen oft effizienter. Die Gemeinschaft entscheidet direkt in der Eigentümerversammlung, ohne auf Rückmeldungen einer Hausverwaltung warten zu müssen.
• Stärkung des Gemeinschaftsgefühls: Die Zusammenarbeit fördert das Miteinander und schafft ein stärkeres Verantwortungsbewusstsein innerhalb der WEG.

Die Nachteile und Herausforderungen der WEG-Selbstverwaltung

Trotz der genannten Chancen bringt die Selbstverwaltung auch einige nicht zu unterschätzende Herausforderungen mit sich:

• Hoher Verwaltungsaufwand für den/die Verwalter/-in: Die Organisation von Abrechnungen, Versammlungen und Instandhaltung ist zeitintensiv. Ohne klare Zuständigkeiten besteht die Gefahr, dass Aufgaben liegen bleiben.
• Haftungsrisiken bei Fehlern in der Verwaltung: Werden Fristen verpasst, Beschlüsse nicht korrekt umgesetzt oder rechtliche Vorgaben ignoriert, kann das zu Schadenersatzforderungen führen – sowohl gegenüber dem/der Verwalter/-in als auch gegenüber der gesamten Eigentümergemeinschaft.
• Konfliktpotenzial unter Eigentümer/-innen: Ohne neutrale Instanz wie eine externe Hausverwaltung können persönliche Differenzen die Verwaltung erschweren und Entscheidungen blockieren – etwa bei Konflikten mit Querulanten in der Eigentümergemeinschaft
• Fehlendes Fachwissen: Wichtige Kenntnisse im Wohnungseigentumsrecht, Datenschutz oder Baurecht fehlen oft oder sind nur lückenhaft vorhanden. Das kann zu rechtlich problematischen Situationen führen.
• Überforderung einzelner Personen: Besonders in großen oder technisch komplexen Objekten geraten ehrenamtliche Verwalter/-innen schnell an ihre Grenzen.
• Fehlende externe Ansprechpartner/-innen: Dritte wie Banken, Versicherungen oder Handwerker/-innen bevorzugen oft professionelle Verwalter/-innen mit entsprechender Expertise und Verfügbarkeit.

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Die Kosten der Selbstverwaltung für Ihre WEG

Obwohl keine monatlichen Verwaltungsgebühren anfallen, entstehen auch bei der Selbstverwaltung Kosten, etwa für:

• Spezialisierte Softwarelösungen, mit denen Wirtschaftspläne, Abrechnungen und Eigentümerversammlungen effizient verwaltet werden können.
• Beratungskosten, etwa durch Rechtsanwält/-innen oder Steuerberater/-innen, die bei kniffligen Fragen helfen.
• Weiterbildungskosten für den/die Verwalter/-in, um rechtssicher arbeiten zu können.
• Aufwandsentschädigungen, sofern die Gemeinschaft dies beschließt, um die Arbeit des/der Verwalter/-in zu würdigen.

Insgesamt liegen die Kosten der echten WEG-Selbstverwaltung jedoch in der Regel deutlich unterhalb der Gebühren einer professionellen Hausverwaltung.

Wann ist Selbstverwaltung für eine Wohnungseigentümergemeinschaft sinnvoll?

Eine Selbstverwaltung bietet sich vor allem in kleineren Wohnungseigentümergemeinschaften an. Ideal ist das Modell, wenn:

• Das Objekt eine überschaubare Anzahl an Wohnungen hat.
• Es engagierte Eigentümer/-innen mit Zeit und Interesse für Verwaltungsaufgaben gibt.
• Eine vertrauensvolle Kommunikation innerhalb der Gemeinschaft besteht.
• Die Kosten für eine professionelle Hausverwaltung das verfügbare Budget übersteigen.

In größeren oder konfliktreichen Gemeinschaften ist hingegen die Beauftragung eines erfahrenen externen Verwalters/-in empfehlenswert.

Digitale Unterstützung für die Selbstverwaltung

Zahlreiche Plattformen bieten mittlerweile spezialisierte Tools zur Unterstützung bei der Selbstverwaltung an. Diese digitalen Hilfsmittel erleichtern den Alltag erheblich:

• Vorlagen für Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen und Protokolle
• Digitale Abstimmungen und Einladungen zur Eigentümerversammlung
• Zentrale Dokumentenablage für Verträge, Beschlüsse und Verwaltungsdaten
• Erinnerungen an Fristen, Wartungsintervalle und gesetzliche Vorgaben
• Übersichtliche Darstellung von Zahlungseingängen, Rücklagen und offenen Forderungen

Mit der richtigen Plattform können auch weniger erfahrene Eigentümer/-innen eine rechtssichere und strukturierte WEG-Verwaltung organisieren.

Rechtliche Grundlagen für die WEG-Selbstverwaltung

Die WEG-Reform 2020 hat den rechtlichen Rahmen für die Selbstverwaltung gestärkt. Das aktuelle Wohnungseigentumsgesetz erlaubt es ausdrücklich, dass Eigentümer/-innen selbst als Verwalter/-in ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft agieren.

Wichtige rechtliche Aspekte:

• Die Bestellung der internen Verwalter/-innen muss durch Beschluss der Eigentümer/-innen erfolgen.
• Die Aufgaben und Pflichten bleiben gleich wie bei einer externen Verwaltung.
• Verträge und Vereinbarungen sollten unbedingt schriftlich dokumentiert werden.
• Bei Pflichtverletzungen haftet im Zweifel die WEG oder der/die verantwortliche Verwalter/-in persönlich.

Die Risiken der Selbstverwaltung

Wer sich für eine echte Selbstverwaltung entscheidet, sollte sich der Risiken bewusst sein:

• Fristversäumnisse oder Formfehler können rechtliche und finanzielle Folgen nach sich ziehen.
• Die fehlende fachliche Qualifikation kann zu falschen Beschlüssen oder mangelhafter Instandhaltung führen.
• Datenschutzverstöße bei der Verwaltung sensibler Daten sind ein reales Problem.
• Ein häufiger Wechsel der verantwortlichen Personen kann die Kontinuität der Verwaltung gefährden.
• Der Vertrauensverlust in der WEG kann zu Spannungen führen, wenn Aufgaben nicht korrekt erledigt werden.

Für wen eignet sich die WEG-Selbstverwaltung?

Die echte Selbstverwaltung eignet sich für Eigentümer/-innen, die bereit sind, Zeit und Energie in ihre Immobilie zu investieren. Voraussetzungen sind:

• Ein starkes Miteinander in der Eigentümergemeinschaft
• Technisches Verständnis oder Offenheit zur Einarbeitung
• Die Nutzung digitaler Tools zur Optimierung der Verwaltungsaufgaben
• Klare Vereinbarungen über Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen

In professionell geführten Großobjekten oder bei stark frequentierten Anlageimmobilien raten Expertinnen und Experten meist zur klassischen WEG-Verwaltung durch eine erfahrene Hausverwaltung.

Häufig gestellte Fragen zur Selbstverwaltung in der WEG

Was unterscheidet echte Selbstverwaltung von einer internen Verwaltung durch eine/-n Eigentümer/-in?

Die Selbstverwaltung verzichtet vollständig auf einen externen Verwalter oder Verwalterin. Der/die Verwalter/-in wird aus der Mitte der Eigentümer/-innen gewählt, übernimmt alle Aufgaben und haftet gemeinsam mit der WEG.

Ist die Bestellung einer WEG-Verwaltung gesetzlich vorgeschrieben?

Nein. Die Wohnungseigentümergemeinschaft kann sich auch ohne einen externen Verwalter bzw. Verwalterin selbst organisieren, solange die gesetzlichen Pflichten erfüllt werden.

Welche Unterstützung gibt es für selbstverwaltende WEGs?

Viele Plattformen und spezialisierte Dienstleistungen – auch klassische Hausverwaltungen – bieten Unterstützungsangebote wie Abrechnungspakete oder Beratungen an.

Was muss in der WEG-Versammlung bei Selbstverwaltung beachtet werden?

Einladung, Tagesordnung und Beschlussfassung müssen rechtssicher erfolgen. Die Wahl des/der Verwalter/-in sollte in einem eigenen Tagesordnungspunkt stattfinden.

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