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Die WEG-Abrechnung einer Wohnungseigentümergemeinschaft, auch als Jahresabrechnung oder Hausgeldabrechnung bekannt, bietet einen umfassenden Überblick über die finanziellen Aktivitäten der WEG. Es handelt sich demnach um eine Einnahmen-Ausgabenrechnung des vergangenen Geschäftsjahres. Zusätzlich können weitere Informationen wie ein Wirtschaftsbericht oder eine Auflistung von offenen Forderungen enthalten sein, um ein umfassenderes Bild der wirtschaftlichen Lage zu vermitteln.
In unserem Artikel zum Thema Hausgeldabrechnung finden Sie weitere Informationen.
Der Zweck der WEG-Abrechnung: Ein transparenter Überblick über die gemeinschaftlichen Finanzen
Die WEG-Abrechnung dient dazu, alle finanziellen Vorgänge eines Jahres transparent darzulegen und eine faire Verteilung der Kosten auf die einzelnen Eigentümer/-innen zu gewährleisten. Zu Beginn eines Jahres wird ein Wirtschaftsplan erstellt, der als Richtlinie für die erwarteten Einnahmen und Ausgaben dient. Am Ende des Geschäftsjahres wird die tatsächliche WEG-Abrechnung vorgelegt, die die realen Kosten und Einnahmen widerspiegelt.
Der Zweck der WEG-Abrechnung lässt sich wie folgt zusammenfassen:
- Grundlage für die zukünftige Planung: Die WEG-Abrechnung bildet die Grundlage für die Erstellung des Wirtschaftsplans des Folgejahres. Durch die Analyse der vergangenen Ausgaben können realistische Budgetprognosen erstellt werden.
- Detaillierte Kostenübersicht: Die WEG-Abrechnung bietet eine umfassende Darstellung aller Einnahmen und Ausgaben der WEG. Dabei wird zwischen einer Gesamtjahresabrechnung, die einen Überblick über die Gesamtkosten gibt, und einer Einzeljahresabrechnung, die die individuellen Kosten der einzelnen Eigentümer/-innen aufschlüsselt, unterschieden.
- Transparenz, Kontrolle und Anpassung der Hausgeldzahlungen: Die Einzeljahresabrechnung ermöglicht einen Vergleich zwischen den tatsächlich angefallenen Kosten und den geleisteten Vorschüssen (Hausgeld).
- Überdeckung: Wenn die Gesamtkosten geringer waren als die eingezahlten Vorschüsse, kann über eine Anpassung des Hausgeldes nach unten entschieden werden.
- Unterdeckung: Bei zu geringen Einnahmen wird eine Nachforderung an die Eigentümer/-innen gestellt, um den entstandenen Fehlbetrag auszugleichen (§ 28 Abs. 2 S. 1 Alt. 1 WEG).
Im Detail: Dies ist in der WEG-Abrechnung enthalten
Die WEG-Abrechnung zeigt auf, welche Einnahmen durch Hausgeldzahlungen oder Mieteinnahmen erzielt wurden und welche Ausgaben für Instandhaltung, Betrieb, Verwaltung und andere Posten angefallen sind. Dabei wird jede Kostenposition nach einem festgelegten Verteilungsschlüssel auf die einzelnen Wohnungseigentümer/-innen umgelegt. So werden beispielsweise die Kosten für die Gemeinschaftsflächen anteilig nach Miteigentumsanteilen aufgeteilt, während Verbrauchskosten wie Heizung oder Wasser nach individuellen Verbräuchen berechnet werden.
Die duale Abrechnungsstruktur und die Aufteilung in Gesamtabrechnung und Einzelabrechnung fördert das Verständnis und die Fairness innerhalb der Eigentümergemeinschaft.
Die Gesamtabrechnung
Die Gesamtabrechnung ist das Haupt-Dokument der Jahresabrechnung. Sie liefert einen transparenten Finanzüberblick für alle Eigentümer/-innen und ermöglicht eine fundierte Beurteilung der wirtschaftlichen Situation der WEG. Im Detail werden darin folgende Informationen aufgeführt:
Die Einnahmen
- Erfasst die finanziellen Zuflüsse der Eigentümergemeinschaft
- Beinhaltet die Hausgeldzahlungen der einzelnen Eigentümer:innen
- Berücksichtigt Erträge aus der Vermietung von Gemeinschaftseigentum
- Schließt Zinserträge ein, die aus der Instandhaltungsrücklage generiert werden
Die Ausgaben
- Listet alle finanziellen Abflüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft auf
- Umfasst Kosten für Instandhaltung und notwendige Reparaturen
- Schlüsselt Betriebskosten für gemeinschaftlich genutzte Bereiche auf (z.B. Beleuchtung, Aufzugswartung)
- Berücksichtigt anfallende Verwaltungskosten
- Inkludiert Versicherungsprämien für das Gemeinschaftseigentum
Die Rücklagenentwicklung
- Gibt Auskunft über die Veränderungen der Instandhaltungsrücklage
- Detailliert die Zuführungen zur Rücklage
- Dokumentiert Entnahmen aus der Rücklage für spezifische Zwecke
Die Einzelabrechnung
Die Einzelabrechnung für jede Eigentümer/-in bietet einen detaillierten Überblick über:
Finanzielle Übersicht
- Geleistete Vorauszahlungen: Eine detaillierte Aufstellung aller im vergangenen Jahr entrichteten Hausgeldzahlungen.
- Individuelle Kostenzuordnung: Transparente Darstellung, wie sich die tatsächlichen Gemeinschaftskosten auf die jeweilige Wohneinheit verteilen.
Finanzieller Ausgleich
- Abrechnung von Differenzbeträgen: Ermittlung eventueller Nachzahlungen oder Gutschriften durch den Vergleich von Vorauszahlungen und effektiven Kosten.
Zukunftsplanung
- Anpassung zukünftiger Zahlungen: Vorschlag zur Modifikation der Vorauszahlungen für das bevorstehende Abrechnungsjahr, basierend auf den Erkenntnissen der aktuellen Jahresabrechnung.
Der Umfang der WEG-Abrechnung
Die WEG-Abrechnung enthält nicht nur eine Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben, sondern auch Informationen zur Berechnungsgrundlage, also wie die Kosten auf die einzelnen Wohnungen verteilt werden. Zusätzlich können Unterlagen wie der Wirtschaftsplan, Protokolle von Eigentümerversammlungen oder Belege beigefügt werden.
Inzwischen werden auch viele dieser Dokumente online bereitgestellt, um den Eigentümer/-innen einen einfachen Zugriff zu ermöglichen. Die WEG-Abrechnung ist für jeden Eigentümer/-innen von wichtiger Bedeutung, da sie unter anderem auch für die Steuererklärung benötigt wird. Bestimmte Kosten, etwa für Sanierungsmaßnahmen, können steuerlich geltend gemacht werden.
Eigentümer/-innen zahlen die Hausgeldabrechnung
Jetzt fragen Sie sich vielleicht, wer die Kosten für die WEG-Abrechnung zahlen muss. Die Eigentümergemeinschaft trägt die Gesamtkosten für die WEG-Abrechnung. Die Kosten für die Erstellung und Prüfung der WEG-Abrechnung sind als Verwaltungskosten gemäß § 28 Abs. 1 WEG umlagefähig. Sie werden daher anteilig auf die Eigentümer/-innen umgelegt.
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Diese zeitlichen Vorgaben gibt es für die Erstellung der WEG-Abrechnung
Obwohl es keine gesetzlich vorgeschriebene Frist für die Jahresabrechnung gibt, sind in vielen Verwalterverträgen oder Teilungserklärungen konkrete Fristen festgelegt. Fehlen solche Regelungen, gilt nach Rechtsprechung des BGH eine angemessene Frist von drei bis sechs Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres als üblich. Für das Jahr 2025 bedeutet dies, dass Ihre Abrechnung spätestens am 30. Juni 2026 vorliegen sollte.
Zuständige Person für die Erstellung der WEG-Jahresabrechnung ist gesetzlich vorgeschrieben
Die Erstellung der Jahresabrechnung für eine Wohnungseigentümergemeinschaft ist gesetzlich Aufgabe des/der Verwalter/-in. Er oder sie ist dazu verpflichtet, einen detaillierten Überblick über die Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft zu erstellen.
Weitere gesetzliche Vorgaben rund um die WEG-Abrechnung
Die folgenden gesetzlichen Vorgaben zur jährlichlichen Pflicht, Erstellung, Prüfung und Nachzahlung sind für Sie als Wohnungseigentümer/-innen wichtig.
Jährliche Pflicht und Sonderfälle
Das Wohnungseigentumsgesetz schreibt vor, dass die Hausgeldabrechnung jährlich erstellt werden muss. Diese sollte den Eigentümer/-innen rechtzeitig im Rahmen zur Einladung der ordentlichen Eigentümerversammlung vorgelegt werden. Kommt es zu außergewöhnlichen Ausgaben, so ist eine zusätzliche Sonderabrechnung erforderlich. Diese ist den Eigentümer/-innen unverzüglich vorzulegen.
Erstellung
Das Wohnungseigentumsgesetz kurz WEG-Gesetz schreibt in § 28 Abs. 2 S. 2 vor, dass der/die Verwalter/-in einer WEG für das Erstellen der Abrechnung verantwortlich ist. Diese klare Zuweisung der Pflicht ist sinnvoll, da der/die Verwalter/-in aufgrund seiner Stellung in der WEG über die besten Voraussetzungen verfügt, um eine korrekte und transparente Abrechnung zu erstellen.
Die Zuständigkeiten umfassen nicht nur die WEG-Abrechnung, sondern auch die Erstellung des Wirtschaftsplans. Dieser gibt einen Überblick über die geplanten Einnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft und bildet somit die Grundlage für die spätere Hausgeldabrechnung. Darüber hinaus ist der/die Verwalter/-in für die Geschäftsabschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft zuständig (§ 9b Abs. 1 S. 1 WEG), was seine/ihre umfassende Rolle in finanziellen Belangen der WEG unterstreicht.
Prüfung und Beschlussfassung
Bevor die Eigentümer/-innen über die WEG-Abrechnung abstimmen, sollte sie nach § 29 Abs. 2 S. 2 WEG seitens der Verwaltungsbeiräte geprüft werden. Diese Prüfung umfasst in der Regel eine Überprüfung der Belege, um die Richtigkeit der Angaben in der Abrechnung sicherzustellen. Eine fehlende oder unzureichende Prüfung durch den Verwaltungsbeirat macht den Beschluss über die Abrechnung allerdings nicht automatisch ungültig.
Die geprüfte Abrechnung dient den Eigentümer/-innen als Grundlage für ihre Entscheidungen über finanzielle Anpassungen, wie beispielsweise die Festsetzung neuer Hausgeldzahlungen.
Nachzahlungen oder Erstattungen
Der Beschluss über Nachzahlungen oder Erstattungen stützt sich auf § 28 Abs. 2 S. 1 WEG. Ist eine Nachzahlung nötig, hat die Wohnungseigentümergemeinschaft einen Anspruch darauf. Wurde zu viel gezahlt, können die einzelnen Eigentümer/-innen die Rückzahlung fordern (§ 812 Abs. 1 S. 2 Alt. 1 BGB).
Die WEG selbst beschließt nicht über die WEG-Abrechnung, sondern überprüft sie nur. Das Erstellen liegt wie bereits erwähnt bei dem/der Verwalter/-in. Anhand der Abrechnung können die Eigentümer/-innen aber natürlich kontrollieren, ob der/die Verwalter/-in seine/ihre Aufgaben ordnungsgemäß erfüllt hat.
Kontrolle und Überprüfung der WEG-Jahresabrechnung
Die jährliche Hausgeldabrechnung wird in der Wohnungseigentümergemeinschaft in erster Linie durch die Verwaltungsbeiräte geprüft. Diese kontrollieren nicht nur, ob alle Zahlen stimmen, sondern auch, ob die Abrechnung vollständig und korrekt erstellt wurde. Dabei sollte beachtet werden, dass:
- Alle wichtigen Informationen enthalten sind: Dazu gehören beispielsweise die Gesamtkosten, die einzelnen Positionen und die Berechnungsgrundlagen.
- Die Abrechnung korrekt berechnet wurde: Der Verwaltungsbeirat prüft, ob die Kosten auf die einzelnen Wohnungseigentümer/-innen korrekt umgelegt wurden.
- Die Abrechnung auf Ihre WEG zutrifft: Es darf selbstverständlich keine Verwechslungen mit anderen Immobilien geben.
Warum ist dies so wichtig? Durch diese sorgfältige Prüfung können Sie sichergestellen, dass alle Wohnungseigentümer/-innen gerecht an den Kosten beteiligt werden. Sollten Sie dennoch Unstimmigkeiten feststellen, können Sie diese in der Eigentümerversammlung ansprechen.
Fehlerhafte WEG-Jahresabrechnung? So schützen Sie sich
Um sich vor den Folgen einer fehlerhaften Jahresabrechnung zu schützen, sollten Sie Ihre Abrechnung gründlich vom Verwaltungsbeirat überprüfen lassen und selbst einen Blick darauf werden. Auch wenn der Verwaltungsbeirat die Hauptprüfung übernimmt, haben Sie als Eigentümer/-in das Recht, die Abrechnung selbst zu überprüfen. So können Sie sich ein eigenes Bild von Ihren Kosten machen und gegebenenfalls Fragen stellen.
Gehen Sie dabei wie folg vor:
- Vorbereitung: Alle Unterlagen (aktuelle und vergangene Abrechnungen, Belege) bereithalten.
- Prüfung der Belege: Einzelne Belege und Rechnungen überprüfen sowie die Kosten auf Plausibilität prüfen.
- Formale Prüfung:Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben prüfen, Berechnungen auf Korrektheit überprüfen und die Angemessenheit der Kostenverteilung prüfen.
- Einnahmen und Ausgaben: Geplante und tatsächliche Werte vergleichen, Abweichungen analysieren und hinterfragen.
- Instandhaltungsrücklage: Zuführungen und Entnahmen prüfen, Angemessenheit der Rücklage bewerten.
- Beschlussfassung: Vorbereitung auf die Eigentümerversammlung und Teilnahme an der Abstimmung.
- Fehlerbehebung: Fehler dokumentieren und ansprechen. Gegebenenfalls Korrektur der Abrechnung verlangen.
- Nachbereitung: Protokoll einholen und offene Punkte klären.
Fehler in der WEG-Abrechnung: Folgen und Handlungsmöglichkeiten
Was tun bei einer fehlerhaften WEG-Jahresabrechnung? Eine fehlerhafte Jahresabrechnung ist für Wohnungseigentümer/-innen ein ärgerliches Problem. Sie kann zu falschen Zahlungen, Unstimmigkeiten und im schlimmsten Fall zu finanziellen Nachteilen der Eigentümergemeinschaft führen.
Welche Rechte haben Wohnungseigentümer/-innen bei Fehlern?
Gemäß Gesetz hat jede/r Wohnungseigentümer/-in einen Anspruch auf eine korrekte und vollständige WEG-Jahresabrechnung. Ist diese fehlerhaft, können Sie als Eigentümer/-in verschiedene Schritte unternehmen:
- Außergerichtliche Aufforderung: Zunächst sollten Sie die WEG-Verwaltung schriftlich auf die Fehler in der Abrechnung hinweisen und diese zur Korrektur auffordern. Setzen Sie dabei eine angemessene Frist.
- Einbeziehung des Verwaltungsbeirats: Informieren Sie den Verwaltungsbeirat über die fehlerhafte Abrechnung. Dieser kann versuchen, den/die Verwalter/-in zur Nachbesserung zu bewegen.
- Rechtsanwalt einschalten: Sollte die Verwaltung nicht auf Ihre Aufforderungen reagieren, können Sie einen Rechtsanwalt konsultieren. Dieser kann Ihnen zur Seite stehen und Sie bei der Durchsetzung Ihrer Rechte unterstützen sowie gegebenenfalls Klage gegen den/die Verwalter/-in erheben.
- Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung: In der Eigentümerversammlung kann ein Beschluss gefasst werden, der die Verwaltung zum Erstellen einer korrekten Abrechnung verpflichtet.
Hausgeldabrechnung wird gar nicht erstellt: Das können Sie tun
Wird die jährliche WEG-Abrechnung durch die Verwaltung erst gar nicht erstellt, sollten Sie ebenfalls aktiv werden, um ihre Rechte zu schützen und finanzielle Nachteile zu vermeiden. Hier sind unsere Tipps:
- Schriftliche Aufforderung: Setzen Sie der Verwaltung eine Frist zur Erstellung der Jahresabrechnung.
- Androhung der Ersatzvornahme: Teilen Sie der Verwaltung mit, dass Sie die Jahresabrechnung anderweitig erstellen lassen und die Kosten ihm in Rechnung stellen werden.
- Dokumentation: Bewahren Sie alle schriftlichen Aufforderungen auf.
Warum ist es wichtig, zügig zu handeln? Eine verspätete Jahresabrechnung kann dazu führen, dass Vermieter/-innen Nachzahlungsansprüche gegenüber ihren Mieter/-innen verlieren. Konsultieren Sie bei anhaltenden Problemen bitte einen Rechtsanwalt oder eine Rechtsanwältin.
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